Online-Bewerbungsportal: digital, effzient und res­sour­cen­scho­nend

Die Stadtwerke Saarlouis GmbH beschäftigt ca. 97 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, darunter sechs Auszubildende in verschiedenen Bereichen. Mit ihren Partnern aus Wirtschaft und Wissenschaft arbeitet sie an innovativen Lösungen für eine noch sichere und effizientere Energiezukunft. Soziales und kulturelles Engagement wird bei den Stadtwerken Saarlouis GmbH ebenfalls großgeschrieben. Sie unterstützen Vereine und Institutionen aus allen Bereichen des Saarlouiser Spektrums.

Ich habe mit Niklas Bauer und Natalie Huster von den Stadtwerken Saarlouis GmbH über ihr Projekt Online-Bewerberplattform gesprochen.

Online-Bewerbungsportal – eine "freundliche und effiziente" Projektidee

Ursprünglich planten die Stadtwerke Saarlouis GmbH das Projekt Digiscouts® mit zwei Azubis umzusetzen. Doch dann kam alles ganz anders als geplant. Eine unbefristete Stelle wurde frei und einer der beiden Azubis entschied spontan die Ausbildung zu verkürzen und die ihm angebotene freie Stelle anzunehmen. Natalie Huster, die Ausbilderin, stellte sich die Frage: aussteigen oder das Projekt mit einem Azubi umsetzen? – und eigentlich war man ja auch schon irgendwie mittendrin? Wenngleich wir das eine oder andere Ein-Azubi-Projekt erfolgreich begleiten durften, raten wir vom RKW dennoch dazu, mit mindestens zwei Azubis das Projekt umzusetzen. Plötzlich die Verantwortung für ein Projekt und deren erfolgreiche Umsetzung übernehmen – diese Umstellung ist nicht immer leicht, vor allem wenn man auch noch allein ist. Auch die projektbedingte Neuorganisation des bisherigen Ausbildungsalltags gelingt nicht immer gleich auf Anhieb.

Zum Glück meisterte Niklas Bauer, Auszubildender zum Industriekaufmann, gemeinsam mit seiner Ausbilderin, diese Herausforderungen vorbildlich – wenn auch beide am Ende eingestehen mussten, dass es viel aufwendiger und härter war, als zu Beginn gedacht. Auf der anderen Seite hat Niklas heute als Berufseinsteiger seiner Konkurrenz einiges voraus. Er weiß nicht nur, wie sich ein erfolgreiches Projekt anfühlt, sondern was es an Workload, Disziplin und Verantwortung kostet.

Wie bist du an das Projekt Azubis als Digiscouts® herangegangen und wie kam es zur Projektidee?

Niklas Bauer: Im Gespräch mit unseren Abteilungsleitern wurden verschiedene Ideen für eine mögliche digitale Umsetzung gesammelt. So hatten wir zu Projektbeginn recht schnell einige Ideen zusammen. Mein persönlicher Favorit war die Online-Bewerberplattform. Ich erinnerte mich an meine eigenen Erfahrungen: Als ich selbst auf der Suche nach einem Ausbildungsplatz war, hatte ich mich bei vielen Unternehmen beworben. Viele dieser Unternehmen boten damals schon die Möglichkeit an, sich über eine Bewerberplattform einfach und schnell zu bewerben. Meine Erfahrung inspirierte mich, diese Idee auch bei meinem Arbeitgeber umzusetzen.

Was waren die entscheidenden Kriterien für das Projekt "Online-Bewerberplattform"?

Niklas Bauer: Beim täglichen Postgang bemerkte ich, wie viele Bewerbungen tatsächlich bei uns eingehen. Alle diese Bewerbungsunterlagen wurden früher von der Personalabteilung gesichtet und sortiert. Das war ein enormer Zeit- und Arbeitsaufwand, der durch eine Online-Bewerberplattform definitiv verringert werden konnte. Hinzu kam der Umweltaspekt: indem der Bewerbungsprozess digital ablaufen würde, ließe sich auch eine große Menge an Papier reduzieren.

Heute profitieren zwei Seiten von der Online–Bewerberplattform. Zum einen die Bewerbenden, zum anderen die Abteilung Personalbetreuung der Stadtwerke Saarlouis. Die Bewerbenden müssen zukünftig keine Bewerbungsmappen mehr erstellen und an uns senden. Sie gehen ganz einfach auf unsere Internetseite und finden offene Stellenangebote. Ohne Probleme können sie sich mit Hilfe des Online-Formulars bei den Stadtwerken Saarlouis bewerben. Über dieses Formular werden gleichzeitig Angaben, die für unseren Prozess der Bewerberauswahl wichtig sind, erfasst. Für die Abteilung Personalbetreuung vereinfacht sich dadurch die Sichtung der eingereichten Unterlagen. Die Kommunikation zwischen uns und den Bewerbenden wird ebenfalls einfacher und die Bewerbungsunterlagen sind für eine zügige Informationsbeschaffung schnell aufrufbar – und selbstverständlich DSGVO-Konform.

– Natalie Huster.

Über Aufgaben und Herausforderungen im Projekt

Wie lief bei euch die Verteilung der Rollen und den einzelnen Aufgaben untereinander ab?

Niklas Bauer: Anfangs war die Verteilung der einzelnen Aufgaben nicht ganz einfach. Mit der Zeit wurde aber deutlich, wer alles noch an diesem Projekt beteiligt und hinzugezogen werden müsse. Zu den wichtigsten Projektmitgliedern wurden: meine Ausbilderin, Natalie Huster, die Abteilung Marketing, die Abteilung Personalbetreuung, unsere Datenschutzbeauftragte und externe Grafiker und Programmierer. Die anstehenden Aufgaben erledigten wir immer nach gemeinsamer Absprache.

Was ist besonders gut gelaufen und wo gab es Hürden?  

Niklas Bauer: Es sind viele Dinge im Zusammenhang mit dem Projekt gut gelaufen. Die Ideenfindung bzw. die Kommunikation mit allen beteiligten Abteilungsleitern, die ersten Ideenumsetzungen, die Abarbeitung verschiedener Aufgaben, dass man neu Gelerntes direkt anwenden konnte, die allgemeine Sicht hinter solch ein Projekt und die Übernahme von Verantwortung. Allein die Verantwortung, für Umsetzung einzelner Arbeitsschritte, war eine große Herausforderung. Eine Hürde war bspw. das fachliche Verständnis einzelner Prozesse/Abläufe meinerseits. Hier mussten die Kolleginnen und Kollegen aus dem Marketing viel erklären und mir Hilfestellungen gegeben. Etwa, indem wir besprochen haben, wie das Ergebnis des jeweiligen Arbeitsschrittes sein soll und wie ich das Ziel erreichen kann. Es war aber auch schwierig gleichzeitig an dem Projekt zu arbeiten und die täglichen Azubi-Aufgaben zu erledigen, auch wenn ich von meinen Kolleginnen und Kollegen sehr gut unterstützt worden bin.

Wie haben Geschäftsführung und der Kollegenkreis auf dein Projekt reagiert?

Natalie Huster: Die Geschäftsführung stand von Anbeginn den Digiscouts® und der grundlegenden Idee, dass Auszubildende auch mal die Projektleitung übernehmen, positiv gegenüber. Die Projektidee, die Umsetzung sowie das Ergebnis fand die Geschäftsführung sehr gut. Viele Kolleginnen und Kollegen fanden die Idee, dass ein Azubi ein Projekt leiten darf, sehr gut und waren begeistert. Sie zeigten Interesse und fragten regelmäßig danach, wie es denn mit dem Projekt vorangehe.

Was hat im Projekt Digiscouts® am meisten Spaß und Freude gemacht und was würdest du, Niklas, sagen, hast du am meisten gelernt?

Niklas Bauer: Am meisten Spaß und Freude hat uns beiden die Teamarbeit, die Ideensammlung im gesamten Unternehmen, den Fortschritt im Projekt zu erleben (von der Planung über die Umsetzung, bis zum Abschluss) und natürlich unser tolles Ergebnis gemacht!  Gelernt habe ich vor allem eigenverantwortlich in einem Projekt zu Handeln und zu Entscheiden aber auch den Umfang an Arbeit besser abzuschätzen und sich richtig im Team abzustimmen.