Azubis meistern erfolgreich das Projektmanagement in Krisenzeiten

Einige Wochen mussten die beiden Azubis Jessica Wnendt und Mustafa Alsalloum auf die Unterschrift der Geschäftsführung der AWO Landesverband Sachsen-Anhalt e.V. mit Sitz in Magdeburg warten, damit sie ihre Projektidee „Digitale Abwesenheit“ umsetzen konnten. Bedingt durch die Corona-Krise bewiesen die beiden, dass sich Geduld auszahlt und Projekte einiges an Flexibilität abverlangen.

Das ABC des Projektmanagements

„Um zu verstehen und zu wissen, wie man ein Projekt aufbaut und bewältigt, haben wir uns auf der E-Learning-Plattform Moodle Kurse zum Projektmanagement angeschaut und danach die Rollen verteilt“, erzählt Jessica Wnendt. Die Auszubildende übernahm die Projektleitung. Sie teilte die Aufgaben im Team auf und passte diese zeitlich an. „Zudem bezogen wir einzelne Mitarbeitende mit ein. Ohne ihre Hilfe hätten wir manche Aufgaben nicht bewältigen können. Diese Aufgaben arbeiteten wir nach vorgegebenen Terminen ab und hielten anschließend im Team Rücksprachen dazu“, erläutert die angehende Kauffrau für Büromanagement.

Ideensuche: Perspektive der Azubis gefragt

Um eine passende Projektidee zu finden, befragten die Azubis einige Kolleginnen und Kollegen, was noch optimiert und digitalisiert werden könnte. „Außerdem betrachteten wir den Arbeitsalltag aus unserer Sicht als Auszubildende und hielten unsere Ideen schriftlich fest“, erklärt die Auszubildende. „Schlussendlich hatten wir zwei Ideen entwickelt und hielten Rücksprache mit unseren Ausbildern und unserem Projektcoach, welches der beiden Vorschläge auch realisiert werden könnte.“

Digitale Abwesenheit

„Dadurch, dass wir im Unternehmen eine elektronische Personalakte führen, die noch in Ausarbeitung ist, war es sinnvoll und kostengünstig, die Projektidee „Digitale Abwesenheit“ an diesen Prozess anzubinden. Darüber hinaus sollte das Projekt in kurzer Zeit zu realisieren sein“, sagt Wnendt. Mit Abwesenheiten sind viele unterschiedliche Arten gemeint: zum Beispiel die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Kur, Reha, Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeiten und vieles mehr. Diese wurden vor dem Digiscouts-Projekt in Papierform auf dem Postweg zum Unternehmen geschickt. Ab sofort können die diversen Abwesenheitsdokumente vom jeweiligen Mitarbeitenden selbst digital via E-Mail direkt an den Vorgesetzten bzw. Verantwortlichen versendet werden: entweder in Form eines Scans oder eines Fotos. „Die Mitarbeitenden in der Verwaltung erhalten automatisch eine Information über das System der elektronischen Personalakte, dass eine Abwesenheit eingegangen ist. Diese kann der oder die Zuständige nun schnell bearbeiten und anschließende Vorgänge erledigen, ohne auf dem Schreibtisch noch schriftliche Unterlagen zu haben“, erklärt Wnendt.

Digiscouts-Projekt ist umweltfreundlich, spart Zeit sowie Kosten ein

Die Azubis haben mit ihrem Digiscouts-Projekt dafür gesorgt, dass in Zukunft der Umwelt zu Liebe weniger Papier anfällt, Postwege wegfallen sowie Zeit und Kosten für Personal einspart werden. Darüber hinaus haben die Azubis gelernt, wie ein Projekt umgesetzt wird und ein gutes Zeitgefühl für die Bearbeitung einzelner Aufgaben entwickelt und das trotz Verzögerungen durch die Corona-Krise und Einbindung eines externen IT-Dienstleisters. „Besonders gefreut haben wir uns, wenn eine Aufgabe und ein Meilenstein erfolgreich und vollständig abgeschlossen war und dass unsere Kolleginnen und Kollegen unser Projekt unterstützten. Auch die Präsentation vor der Geschäftsführung und dem Vorstand war ein tolles Erlebnis“, resümiert Wnendt.