Neue Tablets sorgen für weniger Arbeitsaufwand bei Wohnungsübergaben

Das Immobilienunternehmen Wullkopf & Eckelmann GmbH & Co.KG aus Hamburg, vermietet, verkauft und verwaltet Immobilien. Für die zwei Azubis war es etwas schwierig ein Projekt zu finden, da schon sehr viel digital abläuft. Was den beiden aber sofort aufgefallen ist: Bei Wohnungsbesichtigungen sind sie immer noch mit Zetteln unterwegs. Also haben sie sich überlegt, was sie da machen können.

„Unsere Lösung sieht nun so aus, dass alles vom Tablet von unterwegs aus abrufbar sein soll. Um unsere Möglichkeiten abzuklären, haben wir erstmal Gespräche mit der IT-Abteilung geführt “, erzählt Katja Helbig, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im zweiten Lehrjahr.

Vom Papier zur digitalen Wohnungsabnahme

Der zuständige Mitarbeiter hat das Mietobjekt, den Namen des Mieters und das Übergabedatum in das Wohnungsübergabeprotokoll noch im Büro eingetragen. Zum Termin ging es dann mit dem ausgedruckten Protokoll auf dem Klemmbrett und einem Kugelschreiber. Das Protokoll ist vor Ort handschriftlich ausgefüllt und unterschrieben worden. Zurück im Büro hat der Zuständige das Protokoll dann kopiert und eingescannt. Die eingescannte Version wurde intern im System und die Kopie im Ordner abgelegt und per Post an den Mieter verschickt. Das Original ging in die Mieterakte.

„Unsere Gespräche mit der Geschäftsführung, den Mitarbeitern und der IT liefen zielführend und wir sind schnell vorangekommen. Mit unserem neuen Programm sollen die Wohnungsabnahmen jetzt komplett digital ablaufen. Wir haben nach passenden Systemen gesucht und haben seit Dezember ein Programm getestet. Damit wurde dann die erste Wohnungsabnahme komplett online gemacht“, berichtet Nadine Berka, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im dritten Lehrjahr.

Ab sofort wird das Wohnungsübergabeprotokoll im Büro vorbereitet. Zum Termin wird nun aber nur noch das Tablet mitgenommen. Vor Ort kann dann direkt auf das Dokument zugegriffen und die PDF-Datei bearbeitet und unterschrieben werden. Der Mieter erhält es im Anschluss per E-Mail. Im Büro wird die Datei dann nur noch im System abgespeichert. Bis jetzt sind fünf Tablets im Einsatz, aber es soll noch auf acht oder neun aufgestockt werden.

„Jeder Mitarbeiter profitiert von unserem Projekt. Wir konnten unsere Prozesse optimieren und das Tagesgeschäft somit erleichtern und vor allem Papier und Zeit sparen. Außerdem ist das neue Arbeiten nachhaltiger. Wir sind stolz darauf, dass das Projekt doch schneller umgesetzt werden konnte, als wir es erwartet haben. Insbesondere durch die Unterstützung unserer Geschäftsinhaber, die uns voll vertraut haben, war die Umsetzung schnell möglich. Wir sind jetzt auch die Anzusprechenden für die Kollegschaft und haben ihnen alles erklärt“, sagt Katja Helbig.