Die drei Azubis Felicia, Adrian und Martin der ComputerWorks GmbH, ein Distributor von Vectorworks, sowie Enscape, SketchUp, Bluebeam und MultiCal, haben im Rahmen des Digiscouts-Projektes eine Hardwaredatenbank umgesetzt.
Wie seid ihr auf die Idee mit der Hardwaredatenbank gekommen?
Im Endeffekt hat uns unser IT-Leiter auf die Idee gebracht, da so ein ähnliches Projekt angefangen, aber nicht beendet wurde. Es handelt sich um eine Hardwaredatenbank, in der alle Tastaturen, Rechner, Laptops, etc. erfasst werden. Uns gefällt die Idee besonders gut, weil das Projekt stark eingegrenzt und ausgeweitet werden kann.
Wie habt ihr dieses Projekt umgesetzt?
Wir haben zuerst alle Rechner erfasst und die wichtigsten Funktionen, wie Defekte, beim Gerät hinterlegt. Demnächst wollen wir für alle Mitarbeitenden eigene Accounts anlegen, damit diese ihre Daten und zugeordnetes Equipment selbst einsehen können. Danach wollen wir alle sonstigen Geräte integrieren und alle Messegegenstände erfassen. Es soll ebenso eine Budgetierung hinterlegt werden, die die Werte und Ausgaben der Gegenstände anzeigt. Danach wollen wir das kleine Lager auch in der App managen.
Somit entstehen mit der Zeit folgende drei Rubriken: Hardware, Messe und Lager. Beim Lager haben wir vor, Check-in und Check-outs mit Labels anzulegen, so dass immer der Bestand angezeigt wird und Mitarbeitende wissen, wann sie etwas bestellen müssen. So können schnell und einfach mit einem Tablet z. B. 20 Kugelschreiber ausgetragen werden, lästige Excel-Listen oder Sonstiges zum Dokumentieren des Bestandes gibt es nicht mehr.
Das klingt nach vielen Aufgaben, gemessen an der offiziellen Projektlaufzeit von ca. sechs Monaten. Was denkt ihr, wie lange ihr für die Umsetzung brauchen werdet?
Wir rechnen mit einem Jahr, bis alle gewünschten Rubriken integriert sind. Es wird auf jeden Fall ein laufendes Projekt sein, das immer wieder verbessert und erweitert wird.
Wie habt ihr euch bei all den Aufgaben organisiert?
Wir haben regelmäßig Meetings angesetzt und die Aufgaben verteilt. Die beiden IT-Azubis haben Beispiele des Programms designtechnisch entworfen, um es der Geschäftsleitung besser zu veranschaulichen. Dann haben sie sich zu zweit beraten und alle technischen Details, wie die Programmiersprache festgelegt. Die beiden haben angefangen zu programmieren und ich (Felicia) habe alle Bestände, die bis jetzt erfasst wurden, gesichtet. Wenn die 1.0 Version fertig ist, werden wir alle IMacs und Macbooks einpflegen. Anschließend folgt die erste Testphase bzw. der erste Gebrauch. Dann werden die beiden Verbesserungen vornehmen und anfangen, die Datenbank zu erweitern und Stück für Stück mehr einzupflegen.
Welche Vorteile hat das Projekt für euch bzw. euren Betrieb?
Durch dieses Projekt entstehen einige betriebswirtschaftliche Vorteile. Durch die Budgetierung sind die Ausgaben für die jeweiligen Bereiche erfasst und man kann ein jährliches Budget festlegen. Ebenfalls wird das interne Umlaufvermögen erfasst, also wie viel Kosten intern an die Hardware gebunden sind.
Die Transparenz für die Mitarbeitenden bringt Zeiteinsparung mit sich. Dadurch müssen die Mitarbeitenden nicht zur IT und nach ihren Geräten fragen und können über ihren Account auch selbst Anfragen an die IT stellen und alles einsehen.
Beispielsweise verschwinden auch keine Kabel mehr, da alles im System hinterlegt und zugeordnet ist.
Wir werden bei den Kabeln und anderen kleinen Gegenständen wie Kugelschreibern, die Schublade mit Labels versehen.
Wir arbeiten sowieso hauptsächlich mit Computern und alles ist ordentlich auf Servern abgelegt und doppelt gespeichert. Dieses Projekt bringt noch mehr Struktur in unseren Betrieb. Somit werden Kleinigkeiten, die nur grob festgehalten sind, schnell und einfach dokumentiert und organisiert.
Wie haben eure Kolleginnen und Kollegen auf das Projekt reagiert?
Die Reaktionen auf das Projekt waren nur positiv. Alle finden, dass es ein großartiges Projekt ist und es das Unternehmen ergänzen würde. Das Marketing bzw. die Teamleiterin hat sich gefreut und ist sehr begeistert von der Idee, da sie dann alle Messegegenstände erfasst haben und das kleine Lager nicht mit Listen immer wieder kontrolliert werden muss. Die Reaktion der Geschäftsleitung war auch positiv und überzeugt, da es den Workflow im Unternehmen um einiges verbessert.
Auch wenn ihr euer Projekt noch nicht final abgeschlossen habt, könnt ihr schon ein Fazit zu den Digiscouts ziehen?
Unser Fazit ist, dass wir durch das Projekt viel gelernt haben und gerne daran arbeiten. Es ist eine wertvolle Ergänzung zu unserer Ausbildung. Der Ausblick unserer Ausbilder ist auch positiv, da sie uns auch unterstützt und beraten haben. Sie haben uns vollkommen vertraut und waren überzeugt von unserem Erfolg.
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