Eine Verbandsgemeinde wird digital: mehr Bürgernähe mittels App

Bürgerinnen und Bürgern den Weg in die Verwaltung noch bürgerfreundlicher zu gestalten – dieser Vorsatz wurden zum Leitgedanken des Digiscouts-Teams der Verbandsgemeinde Wittlich-Land. Im Rahmen des Projektes – App "Mein.Wittlich-Land" setzten Jasmin Brandt, Anna-Lena Foegen, Bastian Schmitz, Adrian Gräf und Felix Bros als Auszubildende ihre Idee einer digitalen Verbandgemeinde um und bewiesen, dass Bürgernähe und Digitalisierung sehr wohl zusammengedacht werden können.

Die folgende Projekte-Geschichte aus der Perspektive der Azubis erlaubt einen Blick hinter die Kulissen und verrät, wie maßgeblich das individuelle Engagement, das fachliche Know-how und die akribische Organisation der Azubis zum Erfolg des Digiscouts®-Projektes beitrugen.

Once upon a time...

Start unseres Projektes war die Auftaktveranstaltung Anfang Mai 2019 bei der Industrie- und Handelskammer in Koblenz. Mit viel Freude und hohen Erwartungen machten wir uns auf den Weg nach Koblenz, um einen ersten Überblick und die ersten Informationen zum Projekt zu erfahren. Nach einem spannenden Tag fand im Anschluss unser erster „Kick-Off-Termin“ in unserer Verwaltung in Wittlich statt. Hier besuchte uns der Projektleiter Bruno Pusch vom RKW Kompetenzzentrum und stellte das Analyse-Tool für Digitalisierungspotenzial "Discover" sowie das Projektmanagement-Tool vor, mit welchem wir Azubis die Möglichkeit hatten, gemeinsam an unserem Projekt zu arbeiten und uns untereinander auszutauschen.

Doch welche Vorgänge und Abläufe kann man überhaupt in einer Verwaltung digitalisieren? Mit dieser Fragestellung machten wir es uns zur Aufgabe, unsere Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen zu möglichem Digitalisierungspotential zu interviewen und Ideen festzuhalten. Letztlich konnten wir zahlreiche Ideen herausarbeiten und grenzten diese auf eine engere Auswahl ein. Nach mehreren Treffen über die Projektideen, in denen wir miteinander diskutierten, kamen wir auf drei Projektideen, die wir unserem Coach Thomas Fabich ,RKW Hessen, und unserem Chef, Bürgermeister Dennis Junk, vorstellten.

Unsere Favoriten waren:

-           Digitale Unterschriften

-           Digitale Zustellung des Mitteilungsblattes 

-           App "Mein.Wittlich-Land"

Im Erstgespräch mit unserem Coach stellte sich heraus, dass die Idee der Entwicklung einer App eine spannende, aber auch eine sehr schwierige sei – vor allem diese im Zeitraum von sechs Monaten zu entwickeln und vorzustellen. Doch für uns war dies kein Grund gleich aufzugeben. Im Gegensatz, es gab uns einen persönlichen Ansporn, unser Traumprojekt, die App "Mein.Wittlich-Land", zu verwirklichen. Kurze Zeit später hatten wir unsere Projektidee konkretisieren können. Die Begleitung von Thomas Fabich war sehr hilfreich, da er uns Gedankenanstöße und Hinweise lieferte, die uns selbst – zu diesem Zeitpunkt – noch nicht bewusst waren. Bevor wir mit unserem Traumprojekt so richtig durchstarten konnten, galt es letztlich noch eine entscheidende Hürde zu überwinden, nämlich den Termin mit unserer Behördenleitung zu meistern. Bei diesem Treffen präsentierten wir dem Bürgermeister Dennis Junk unsere drei Projektideen sowie ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Nach kurzer Überlegungs- und Beratungszeit war die Entscheidung getroffen. Bürgermeister Junk war von allen drei Möglichkeiten überzeugt. Sie entsprachen genau seiner Vorstellung einer "digitalen Verwaltung". Sieger unserer Ideenpräsentationen war die App "Mein.Wittlich-Land", was uns natürlich sehr gefreut hat.

Hauptentscheidungsgrund für die App „Mein.Wittlich-Land“ war nicht nur ihr interner Nutzen für die Verwaltung und die Mitarbeitenden, sondern auch, dass Bürgerinnen und Bürger Hauptprofiteure dieser App sind und somit in unserer Region in Sachen Digitalisierung ein Fortschritt in den einzelnen Ortsgemeinden gewonnen werden kann.
– Felix Bros

Hey Ho, Let's Go!

Mit der Unterschrift unseres Bürgermeisters startete die Realisierungsphase. Als erstes holten wir uns von verschiedenen Firmen in unserer Region Angebote ein, die uns bei unserer Entwicklung unterstützen könnten. Wir entwickelten einen genauen Ablaufplan mit allen Funktionen, die unsere App beinhalten sollte. Unser Augenmerk lag dabei in der Einrichtung einer Online-Terminvereinbarung, Mietoption für öffentliche Räume und einem Online-Fundbüro. Alle Bürgerinnen und Bürger sollten zukünftig auch von zuhause aus einen direkten Termin bei der jeweiligen Abteilung vereinbaren können, um langen Wartezeiten vor Ort zu entgehen. Über die App sollte es auch möglich sein, Schutzhütten, Bürgerhäuser oder sonstige öffentliche Gebäude der Ortsgemeinden in der Verbandgemeinde Wittlich-Land zu reservieren und anmieten zu können. Für jede dieser öffentlichen Einrichtungen wurde ein digitaler Belegungsplan hinterlegt, um terminliche Überschneidungen oder versehentliche Doppelbelegungen zukünftig zu vermeiden. Im Online-Fundbüro würden Bürgerinnen und Bürger Verlorenes suchen oder Fundsachen melden. Über eine Fotofunktion könnten zusätzlich Bilder von Fundsachen hochgeladen und nach der Freigabe durch Mitarbeitende der Verbandsgemeinde – in einer automatisch-erzeugten standardisierten – Anzeige veröffentlicht werden. Last, but not least sollte unsere App auch über eine News Rubrik verfügen.

Um eine optimale und vor allem im Handling einfache Realisierung der App zu gewährleisten, hieß es für uns zu aller erst Informationen zu den einzelnen Abläufen zu sammeln. Als nächstes formulierten wir unsere Arbeitsschritte im Detail aus. Am Ende hatten wir eine Arbeitsmappe, welche alle relevanten Informationen zu den Arbeitsabläufen unserer Verwaltung beinhaltete sowie eine Meilensteinplanung. Mithilfe dieser Arbeitsmappe erarbeitete unsere Projektleiterin Jasmin Brandt das Konzept der App mit dem Programmierer aus. Nachdem der Prototyp fertig war, testeten wir die App auf Fehler oder Logikbrüche. Auf einer Sitzung der Ortsbürgermeisterinnen und Ortsbürgermeister präsentierten wir schließlich unsere App "Mein.Wittlich-Land". Die Funktion, öffentliche Räume online zu reservieren oder zu mieten stieß besonders auf Begeisterung. Die ersten Einverständniserklärungen einiger Ortsgemeinden kamen schneller als gedacht. Mit dem Neujahr 2020 startete so auch unser großartiges Digioscuts®-Projekt App "Mein.Wittlich-Land" als regionales Pilotprojekt durch. Unsere Ziele im Projekt Digiscouts^® haben wir erreicht, dennoch ist die App noch lange nicht fertig. Sie soll weiterwachsen, um Bürgerinnen und Bürgern den Weg in die Verwaltung noch bürgerfreundlicher zu gestalten.

P.S.: An Ideen mangelt es auch nicht. Aktuell planen wir die Integration eines Katastrophenschutzplans.

Digiscouts®-Autoren:

Jasmin Brandt, Felix Bros, Anna-Lena Foegen, Adrian Gräf, Bastian Schmitz