Digitale Schulungsplattform - eine Erfolgsgeschichte!

Die Laserline GmbH widmet sich der Entwicklung und Produktion von Hochleistungsdiodenlasersystemen. Diese werden hauptsächlich in der industriellen Fertigung zum Schweißen, Beschichten oder Härten genutzt. Vor rund 20 Jahren, 1997, wurde Laserline als kleines Tech-Startup von Volker Krause und Dr. Christoph Ullmann gegründet. Noch heute ist Laserline inhabergeführt und beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an weltweit acht Standorten. 

Im Interview mit den Digiscouts Cain, Lea U. und Lea R. der Laserline GmbH

Ideensuche und Entscheidungsfindung

Wie seid ihr als Team an das Projekt „Auszubildende als Digitalsierungsscouts“ herangegangen?

Der erste große Teil lag in der Recherche: Was ist der IST-Stand im Unternehmen? Welche Projekte rund um Digitalisierung sind schon in Planung? Nachdem unser Projekt feststand, arbeiteten wir in mehreren Konsolidierungstreffen grob notwendige Zwischenziele und einen Zeitplan aus. Hierbei waren die Unterlagen des RKWs eine große Hilfe. Danach verteilten wir die Aufgabengebiete untereinander und vereinbarten wöchentliche Besprechungen und Arbeitstreffen. 

Wie kamt ihr auf die Projektidee?

Wir selbst nahmen zu Beginn unserer Ausbildung an den internen Laserline-Schulungen teil. Zudem wissen wir aus unserem Einsatz in der Abteilung Schulung & Inbetriebnahme, dass auch dort Anwenderschulungen für Kunden noch vor Ort durchgeführt werden. Nach näherer Betrachtung wurde uns schnell klar, wie viele Ressourcen diese Präsenzschulungen beanspruchen. Unser Interesse war geweckt und wir sahen auf diesem Gebiet viel Verbesserungspotenzial. Durch weitere Gespräche mit unseren Projektbetreuern, Sven Rollmann und Alexander Arndt, und anderen zuständigen Personen kristallisierte sich unsere Projektidee, eine digitale Schulungsplattform ins Leben zu rufen, schnell heraus.

Was war entscheidend für euer Projekt?

Im Vergleich zu unserer anderen Idee, einer digitalen Personalakte, erschien uns die digitale Schulungsplattform wesentlich spannender. Die Plattform war etwas ganz Neues und forderte Kreativität. Dieses Projekt bot uns die Möglichkeit einen eigenen Prozess zu erarbeiten und vieles über die Abläufe im Unternehmen zu lernen und zu hinterfragen. Uns war wichtig, im vorgegebenen Zeitraum etwas umsetzen zu können. Dafür erschien uns die Plattform mit einer ersten Schulung als ideal. Zusätzlich verstehen wir die Bereitstellung einer ersten Schulung als Inspiration und Motivation für Schulungsgeber. Mit dem Ziel, dass diese aus eigenen Stücken Schulungen über unsere Plattform durchführen möchten.

Das Projekt – Ziel und Nutzen

Wie können sich Leserinnen und Leser, die euren Ausbildungsbetrieb nicht kennen, euer Projekt einer digitalen Schulungsplattform konkret vorstellen?

Unser Ziel war es eine zeit- und ortsflexible, einfache, stetig anpassbare und nachvollziehbare Durchführung von internen Schulungen anzubieten. Im bisherigen Verfahren mussten Schulungen aufwendig vorbereitet werden: einen Termin finden an dem alle Teilnehmer Zeit hatten, Raum reservieren, Raum umbauen lassen, Personen einzeln per E-Mail einladen, Tracking der Teilnahme durch Unterschriften-Listen, Abgleich mit Soll, Erinnerungs-E-Mails bei Nichtteilnahme aufsetzen. Mit unserer Schulungsplattform „Training 4.0“ haben wir eine sinnvolle und effiziente Alternative geschaffen! Über unser Intranet ist die Plattform allen Mitarbeitenden über die Windows-Anmeldedaten sicher zugänglich. Die Schulungsgebenden erstellen eine Schulung und laden diese zeitunabhängig hoch. Die Schulungen können nun interaktiver gestaltet werden, ein Quiz am Ende festigt und prüft das Wissen. Die Teilnehmenden werden bequem durch eine vom System generierte E-Mail für die Schulung eingeladen. Sie können die Schulung an ihrem Arbeitsplatz zu einer beliebigen Zeit absolvieren. Aus der Plattform können Teilnehmerlisten heruntergeladen werden, sodass eine einfache Auswertung seitens der Personalabteilung oder Schulungsgeber gegeben ist. Alle Beteiligten profitieren von unserer Lösung und darüber hinaus hat unser Projekt durch die Nutzung eines Open Source Systems nichts gekostet! Wir sehen unsere Plattform als Grundstein für die Digitalisierung vieler weiterer Schulungen, auch an unseren internationalen Standorten. Das Potenzial ist groß und die Resonanz im Kollegium durchweg positiv!

Das Projekt – Organisation, Herausforderungen und Erfolge

Wie seid ihr bei der Verteilung der Rollen und den einzelnen Aufgaben untereinander vorgegangen?

Zu Beginn des Projekts war bereits klar, dass Cain (Azubi zum Fachinformatiker) die technische Umsetzung des Projektes übernimmt. Die beiden Leas' (angehende Industriekauffrauen) haben die Gestaltung und Bedienung der Plattform, sowie das Erstellen und Einpflegen von Inhalten übernommen. Diese Aufteilung hat uns das selbstständige Arbeiten sehr erleichtert, da so jeder auch außerhalb unserer regelmäßigen Treffen an seinem Arbeitsplatz an dem Projekt weiterarbeiten konnte.

Was ist besonders gut gelaufen?

Sowohl die Zusammenarbeit im Projektteam als auch die Koordination mit den Stakeholdern lief gut. Die Kolleginnen und Kollegen, die vorab über unser Projekt informiert wurden und die einen Teil zur Projektrealisierung beigetragen haben, waren offen für unsere Fragen und haben uns bei Hindernissen ausgeholfen.

Stichwort "Hindernisse", mit welchen hattet ihr in eurem Digiscouts®-Projekt zu kämpfen?

Besonders die Terminfindung für regelmäßige Treffen als Projektteam wurde uns durch unsere abweichenden Berufsschultage und die Urlaubszeit in den Sommerferien erschwert. Um dies zu lösen, wurden zusätzliche Treffen vereinbart bzw. bereits vorhandene Termine umgelegt oder es wurde sich im verkleinerten Projektteam getroffen.

Die Anderen – Geschäftsführung, Kollegium und Ausbildende

Wie hat die Geschäftsführung auf eure Projektidee reagiert?

Die Reaktion der Geschäftsführung auf unsere Projektidee war äußerst positiv und so wurde unsere Idee auch sofort genehmigt.

Wie hat das Kollegium auf euer Projekt reagiert?

Das Feedback zum Projekt ist positiv ausgefallen. Alle waren sehr interessiert und viele haben bereits die eingeführte Schulung zum Thema Arbeitssicherheit bearbeitet. Besonders die nun zeit- und ortsunabhängige Durchführung der Schulung wird vom gesamten Kollegium als positiv bewertet. Widerstände sind uns zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt.

Welche Rolle nahmen eure Betreuer im Projekt ein?

Unsere beiden Betreuer, Sven Rollmann und Alexander Arndt, waren wegweisende Impulsgeber und Richtungsweiser im Projekt. Dadurch, dass sie bereits viel Erfahrung in Arbeit mit Projekten haben, konnten sie die richtigen Ideen und Impulse geben, damit wir weitestgehend eigenständig und erfolgreich arbeiten konnten.

Was hat euch am meisten Spaß und Freude während des Projekts bereitet und was habt ihr gelernt?

Am meisten Spaß und Freude hat uns das selbständige Arbeiten am Projekt gemacht. Außerdem ist es ein gutes Gefühl ein Projekt zu erarbeiten, dass einen Mehrwert für das Unternehmen bringt und tatsächlich eingesetzt wird. Am meisten gelernt haben wir in den Bereichen Selbstorganisation, eigenständiges Arbeiten und Problemlösefähigkeit. Letztlich haben wir abteilungsübergreifend gearbeitet, Probleme selbstständig gelöst und somit einiges dazulernen.

Das Projekt ist erfolgreich abgelaufen. Es war anspruchsvoll und gab uns die Möglichkeit einen Einblick in neue Bereiche, wie zum Beispiel Marketing und Qualitätsmanagement, zu erhalten. Des Weiteren verlief die Zusammenarbeit im Projektteam und mit den Stakeholdern gut. Außerdem hat das Projekt Spaß gemacht und es ist schön zu sehen, dass die fertige Schulungsplattform bereits produktiv im Unternehmen verwendet wird. Wir sind gespannt, wie sich die Schulungsplattform in Zukunft im Unternehmen entwickelt.