„Zu Beginn des Projektes haben wir uns überlegt, wo wir im Arbeitsalltag am meisten Papier benötigen und wie wir das digital lösen könnten. Danach haben wir auch die Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen mit ins Boot geholt und sie gefragt, für welche Vorgänge sie das meiste Papier verbrauchen“, erzählt Jessica Strobel, Auszubildende zur Immobilienkauffrau.
Das Ergebnis des vierköpfigen Azubi-Teams war eindeutig: vor allem für die Übergabe und Abnahme von Wohnungen und Häusern an die Mieterinnen und Mieter fiel sehr viel Papier an. „Die Abnahme und Übergabe von Objekten wird aktuell sehr umständlich bearbeitet. Die unterschiedlichen Verträge können wir auch ganz einfach digital erstellen und abspeichern“, weiß Melina Schramm, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement.
Tablet statt Papier: mit dem „GO“ der Geschäftsführung
Die Idee, die ganzen Vorgänge papierlos auf einem Tablet abzubilden, präsentierte das Azubi-Team der Geschäftsführung. Die Reaktion nach der Projektvorstellung war durchweg positiv. „Zwar mussten wir unsere Kostenkalkulation im Nachgang etwas anpassen, die vollste Unterstützung bei der Durchführung hatten wir aber sicher“, erzählt Julia Flotta, angehende Kauffrau für Büromanagement.
Bis zu 20 Seiten Papier für die Mieterin oder den Mieter
Bisher erfolgten die Wohnungsabnahmen und -übergaben bei der Metzger GmbH + Co. KG komplett in Papierform. „Wenn beispielweise einem neuen Mieter eine Wohnung übergeben wurde, nahmen wir zu den Terminen die komplette Mieterakte und das Übergabeprotokoll in Papierform mit“, erklärt der angehende Immobilienkaufmann, Ayzenna Arndt. „Das Protokoll ist ein Durchschlagpapier, das vor Ort ausgefüllt und unterschrieben wird. Anschließend bekommt der Mieter den Durschlag mit. In Summe erhält der Mieter so ca. zehn bis 20 Seiten Papier.“ Hinzu kam, dass kurzfristige Änderungen oder Anpassungen von Daten oder einem Ort nicht möglich waren.
Digitale Wohnungsübergabe und -übernahme: so funktioniert´s
Anstatt die Mieterakte in Papierform mitzunehmen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Unterlagen auf dem Tablet in einem entsprechenden Programm gespeichert und können diese auch von unterwegs bearbeiten. Es muss nichts mehr manuell abgespeichert bzw. abgelegt werden und Bestandsaufnahmen wie Fotos und Zählerstände können direkt vor Ort auf dem Tablet aufgenommen werden. Das Übergabeprotokoll kann bei geeigneter Internetverbindung vor Ort oder nachträglich im Büro als PDF-Datei per Mail versendet werden.
Digitale Mietverwaltung: Vorteile für den Betrieb und die Kundschaft
„Von dieser Digitalisierung profitieren zum einen die Kundinnen und Kunden, da sie deutlich weniger Papier verwalten müssen. Sie können Ihre Unterlagen gesammelt digital ablegen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren davon, weil sie weniger Zeit benötigen, da sie die entsprechenden Unterlagen nicht manuell ausfüllen und ausdrucken müssen, nur um die unterschriebene Version im Nachgang wieder einzuscannen“, fasst Strobel zusammen.
Durch die Digitalisierung konnten so Zeit, Kosten und Ressourcen gespart sowie Fehlerquellen reduziert werden. „Das Projekt, insbesondere die Anschaffung von Tablets und der zusätzliche mobile Zugriff auf die firmeninternen Server, wird zudem ein wichtiger Grundbaustein sein, um weitere Vorgänge digitalisieren zu können und generell mobiles Arbeiten zu ermöglichen“, ergänzt die Ausbilderin, Sabine Dolderer.
Nach dem Azubiprojekt ist vor dem Azubiprojekt
„Wir wurden seitens der Geschäftsführung aufgefordert und motiviert, auch über das Digiscouts-Projekt hinaus Ideen und Vorschläge miteinzubringen, die im besten Fall in neue, kleinere Projekte münden können. Diese könnten dann auch durch ein kleines Team aus Azubis durchgeführt werden“, sagt Schramm. „Die Offenheit und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Arbeitsmethoden, die wir in dem Gespräch erfahren haben, hat uns zusätzlich motiviert, weiter an dem Projekt zu arbeiten.“
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