Digiscouts®-Team realisiert drei Projekte

Acht Auszubildende aus den Lehrberufen Industriekaufleute, Verfahrensmechaniker und Fachinformatiker bildeten das Digiscouts®-Team bei der Röchling Sustaplast SE & Co. KG am Standort Lahnstein. Die Röchling Gruppe ist ein international vertretenes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Mannheim und bietet eine große Auswahl an Kunststoff Erzeugnissen in den drei Unternehmenssektoren Industrie, Automobil und Medizin an. Der Standort Lahnstein gehört zum Industriesektor und produziert thermoplastische Kunststoffe und Hochleistungskunststoffe, welche im Rundstab-, Hohlstab-, und Plattenformat angeboten werden. Das Unternehmen agiert nach dem Leitbild Qualität, Kompetenz und Innovation. Diese Werte werden nicht nur nach Außen getragen, sondern beflügeln die Gruppe auch von Innen. Bei ihrer Suche nach Digitalisierungspotenzialen und Verbesserungsmöglichkeiten sprachen die Azubis mit Kollegeninnen und Kollegen über konkrete Wünsche und Ideen, was verändert werden sollte. Dabei kamen sie auf die Projektideen digitale Essenbestellung, bargeldloses Zahlungssystem und digitale Reservierung von Poolfahrzeugen. Für das Digiscouts®-Team war schnell klar, dass sie in ihrem Projekt weniger die Optimierung operativer Arbeitsprozessen oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit fokussieren, sondern das Wohl der Mitarbeitenden im Mittelpunkt des gesamten Digiscouts®-Projekts stehen würde. 

Wir sind durch die verschiedenen Abteilungen gelaufen und haben nachgefragt, was die Mitarbeiter sich als Veränderung wünschen würden. Nachdem alle Azubis aus dem Digiscouts®-Projekt mehrere Ideen gesammelt hatten, haben wir uns als Gruppe zusammengesetzt und geschaut, welche Projekte realisierbar wären. Wir haben uns für drei Projektideen entschieden und diese der Geschäftsführung vorgetragen, welche letztlich alle drei Projekte genehmigte. Dann hieß es für uns, Azubis, ran an die Projekte bzw. ran an die Arbeit. 
– Jennifer Frank

Die Ideen hinter den Projekten

Die Bestellung warmer Speisen fand früher in Papierform statt und war somit sehr zeitaufwändig. Um diese aufzugeben, mussten die Mitarbeiterinnern und Mitarbeiter während ihrer Frühstückspause in die Kantine gehen und vor Ort das Mittagessen vorbestellen. Ein weiterer Nachteil war, dass lange Warteschlangen an der Kantinenkasse in Kauf genommen werden mussten, denn das Mittagessen musste ja schließlich auch bezahlt werden. Des Weiteren haben wir durch unser Projekt die Bezahlvorgänge vereinfacht, indem wir im auf das bargeldlose Zahlungssystem mittels Entgeltabrechnung umgestiegen sind. So können zukünftig alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ohne Bargeld ihr Essen in den Pausen genießen. 

 Im Digiscouts®-Projekt haben wir uns dafür eingesetzt, dass alle Mitarbeitenden ihre Essensbestellung auch digital vom Arbeitsplatz aufgeben können und Warteschlangen an der Kasse gehören endlich der Vergangenheit an. 
– Alexandra Marfitschew

Um ein Poolfahrzeug zu reservieren, mussten früher die Mitarbeiter in die Zentrale gehen. Hier hat dann die zuständige Mitarbeiterin die Verfügbarkeit der Autos geprüft und reserviert. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, haben wir ein Tool eingeführt, dass den Mitarbeitenden sowohl die Einsicht in Verfügbarkeit als auch die direkte Reservierung von Fahrzeugen ermöglicht. Durch das Digiscouts®-Projekt können heute alle Mitarbeitenden selbstständig und flexibel ein Auto reservieren und darüber hinaus sogar Fahrgemeinschaften bilden.

Über Organisation, Erfolge und Herausforderungen – im Interview mit den Projektleiterinnen Alexandra und Jennifer

Wie seid ihr bei der Verteilung der Rollen und den einzelnen Aufgaben untereinander vorgegangen und was ist besonders gut gelaufen? 

Unser Digiscouts®-Team bestand aus acht Auszubildenden. Wir beide wurden als Projektleiterinnen gewählt und übernahmen die administrativen Angelegenheiten sowie die Projektkoordination. Was auch bedeutete, dass wir ein Teil der Aufgaben im Team verteilt haben, die von den anderen Teammitgliedern erledigt mussten. Die Kommunikation untereinander hat aus unserer Sicht dabei am besten funktioniert.

Mit welchen Hindernissen bzw. Hürden hatte ihr zu kämpfen?

Zum einen war die Terminvereinbarungen mit der Geschäftsführung teils schwierig, weil diese einfach sehr selten anzutreffen ist. Zum anderen haben die Freigaben der Personalabteilung der einzelnen Projektschritte oftmals lange gedauert.

Wie hat die Geschäftsführung auf die Projektideen reagiert?

Sie waren begeistert! Nicht nur von den Ideen, sondern auch weil alle drei Projekte nicht ausschließlich für den Standort in Lahnstein funktional sind. Die Projektlaufzeit bei den Digiscouts® war so gesehen unsere Pilotphase. Nun können die Projekte auf diejenigen Standorte übertragen werden, welche unserem gleich sind – und das sind nicht wenige.

Wie hat das Kollegium auf eure Projekte reagiert?

Sie haben sich über die Veränderung im Unternehmen gefreut und waren von Anfang an auf die Umsetzung der Projekte gespannt.

Welche Rolle nahm euer Ausbilder bzw. Betreuer im Projekt ein?

Unser Betreuer, Irenaeus Jost, stand uns bei allen Fragen immer hilfsbereit zur Seite und hat uns auch einige Tipps mitgegeben. Wir sind sehr dankbar ihn als Ausbilder zu haben.

Was hat euch während des Projektes „Auszubildende als Digitalisierungsscouts“am meisten Freude bereitet und was habt ihr als Team gelernt?

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sehr schnell von unseren Projekten erfahren und bereits während der Projektumsetzungen ein positives Feedback mitgeteilt, was uns sehr erfreut und motiviert hat. Eine große Gruppe bedeutet nicht gleich Arbeitsentlastung. Jedoch haben wir auch viel an Selbstständigkeit dazu gewonnen und gelernt, dass man viele Dinge umsetzen kann, auch wenn sie anfangs erstmal als unmöglich erscheinen. Man muss mit Ruhe und Disziplin an die Dinge herangehen.

Das Fazit

Wir sind stolz darauf, dass wir all unsere Projekte umsetzen konnten. Ein Projekt kann nur umgesetzt werden, wenn die notwendige Bereitschaft gegeben ist. Die Führung und das Team sind ausschlaggebend für das Ziel. Wir sind dankbar und stolz, die Projekte umgesetzt zu haben, welche im Unternehmen noch viele Jahre gebraucht werden können. 
– Digiscouts®-Team und Irenaeus Jost, Betreuer im Digiscouts®-Projekt und Personalreferent