Excel war gestern – mit den Digiscouts digital Projekte managen

Die beiden Digiscouts Ronja Fischer (Auszubildende zur Kauffrau für Marketingkommunikation) und David Schiffelholz (Auszubildender zum Mediengestalter Digital und Print) machten sich bei ihrem Ausbildungsbetrieb agromindderAgentur für ganzheitliches Agrarmarketing– einem Kleinstunternehmen mit sechs festen Angestellten und einigen freien Mitarbeitenden – auf die Suche nach Digitalisierungspotenzial. Unter dem Motto: „Wir verbinden Menschen Märkte und Medien“ ist die Agentur ein Full-Service-Dienstleister für regionale Märkte entlang der Wertschöpfungskette. Marion Hofmeier, Gründerin und Inhaberin der Agentur, begleitete ihre beiden Azubis bei der Umsetzung der Projektidee, einem Projektmanagement-System.

Ich habe mit den beiden Azubis Ronja und David und der Inhaberin Marion Hofmeier im Interview über die Projektidee gesprochen. 

Das "Projektmanagement-System" - über die Idee, Nutzen und Ziele

Wie entstand die Projektidee?

Ronja: In einer Azubi-Brainstorming-Session sammelten und erarbeiteten wir im Team mögliche Projektideen, die umsetzbar erschienen. Außerdem befragten wir die Kollegschaft von welchen Ideen sie am meisten profitieren würden. So stellten wir fest, dass eine einheitliche Projektübersicht, die den Mitwirkenden ermöglichte, den aktuellen Stand von Kundenprojekten einzusehen bzw. zu dokumentieren, noch fehlte. Häufige Absprachen zwischen den Mitarbeitenden über den Projektstand waren meist unumgänglich und zugleich zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags – was wiederrum sehr zeitintensiv war. So kamen wir schließlich auf das Projekt zur Einführung von einem „Projektmanagement-System“. Unsere Idee: ein Projektstatusprogramm zu entwickeln, das den jeweiligen Stand aller Projekte übersichtlich darstellt.

Welche Ziele und welcher Nutzen waren für euch mit der Projektidee verbunden?

David: Im „Projektmanagement-System“ sollten die Projektstände sowie die anfallenden und erledigten Aufgaben angezeigt werden. Außerdem sollten die Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuteilbar sein.

Wir erhofften uns:

- Ein Digiscouts^®-Projekt, das wir als Auszubildende umsetzen konnten
- Keine stagnierenden Projekte
- Die Notwendigkeit von Absprachen zu verringern
- Zeitersparnisse zu generieren
- Personalkosten (weniger Zeit für Absprachen) zu verringern
- Allen Mitarbeitenden eine einheitliche Projektübersicht zu geben

Was waren die entscheidenden Auswahlkriterien für das Projekt „Projektmanagement-System“?

Ronja: Im Grunde boten alle unsere Projektideen viele Vorteile. Doch hatte die Idee eines „Projektmanagement-System“ den größten Praxismehrwert für die Firma. Wir erhofften uns durch dieses die größte Zeit- und Kostenersparnis.

Was ist besonders gut gelaufen und welche Hindernisse habt ihr gemeistert?

David: Die Ideensammlung und unsere Brainstorming-Sessions – die Zusammenarbeit lief hierbei sehr gut. Nach der Ideenfindung wurden die einzelnen Ideen konzeptionell ausgearbeitet und anschließend besprochen. Aber auch die spätere Projektumsetzung verlief erfolgreich. Gab es mal Probleme, arbeiteten wir stets zusammen an einer Lösung für das Problem. Seitens der Kollegen gab es keine Widerstände. Alle waren froh, eine Übersicht über die Status-Updates der einzelnen Kundenprojekte zu bekommen. Die Mitarbeitenden waren allesamt sehr aufgeschlossen gegenüber der Veränderung. Die Handhabung des CRM-Programms, mittels dem das „Projektmanagement-System“ realisiert wurde, bürgte zu Anfang sehr viele Hürden. Das für uns neue Programm war oftmals unverständlich und in der Bedienung nicht sehr intuitiv. Hierbei halfen uns Erklärtexte und YouTube-Tutorials zur Anwendung des Programms, die sich in die Praxis direkt übertragen ließen. Zudem stand uns unsere Projektbetreuerin Frau Hofmeier immer zur Seite. Bei Fragen konnten wir stets auf ihre Unterstützung zählen und während der Projektumsetzung wurde uns viel Spielraum für die eigene Organisation und Herangehensweise gegeben.

Fazit

Was hat euch am meisten Spaß und Freude während des Projekts bereitet?

Ronja: Am meisten Spaß hatten wir, wenn einzelne Projektschritte, wie von uns im Voraus geplant, umgesetzt werden konnten und in der Projektumsetzung keine Probleme auftraten.

Was habt ihr durch das Projekt Digiscouts® am meisten gelernt?

David: Wir haben gelernt, uns an gesetzte Fristen zu halten und die zu erledigende Arbeiten termingerecht fertig zu stellen. Zudem lernten wir, uns im Team zu organisieren und Aufgaben fair untereinander zu verteilen.

Inwiefern seid ihr durch euer Projekt zu Expertinnen und Experten für euer Projektthema geworden?

Ronja: Dadurch, dass wir uns mit dem Programm Suite-CRM sehr viel beschäftigt hatten, können wir nun auf dieses Fachwissen zurückgreifen. Falls andere Mitarbeiter nun Fragen zum Programm haben, können wir in Teilbereichen als Expertinnen und Experten dienen.

„Ich war von Anfang an von der Projektidee „Projektmanagement-System“ begeistert. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es immer sinnvoll jene Unternehmensprozesse zu optimieren, die eine Kosten- und Zeitersparnis, aber auch einen Mehrwert für die komplette Kollegschaft mit sich bringen. Die beiden Azubis haben sich eifrig mit ihrem Projektthema auseinandergesetzt und können aufgrund guter Zusammenarbeit ein anschauliches Ergebnis vorzeigen. Fest steht, dass die beiden auch in weiterer Zukunft gut zusammen arbeiten werden können“, resümiert Marion Hofmeier, Gründerin und Inhaberin von agromind.