Digitale Transparenz für die Buchung von Besprechungs- und Arbeitsräumen

Was oder besser gesagt, welche Prozesse lassen sich digitalisieren, wenn das eigene Ausbildungsunternehmen ein innovatives Software-Unternehmen ist, das mit dem Slogan „Your Partner for digital Transformation“ wirbt? Auf den ersten Blick scheinen schon viele interne Prozesse digitalisiert zu sein, auf den zweiten Blick gibt es auch bei der Software Factory noch Optimierungspotenzial. Das stellten auch die beiden Azubis Jozefina Grgic und Niklas Stegmiller fest, als sie sich auf die Ideensuche für ein Digitalisierungsprojekt begaben. Ausgebildet werden die beiden Azubis bei der Software Factory GmbH, die maßgeschneiderte, anforderungsgerechte und leistungsfähige Softwarelösungen und Produkte für Großunternehmen und den Mittelstand entwickelt. Jozefina befindet sich im dritten Ausbildungsjahr zur Kauffrau für Büromanagement und Niklas im zweiten Lehrjahr zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung.

Über Menschen, die suchend durch die Gänge irren und akrobatisch am Sichtschutz vorbei in den Raum blicken

Eine Mitarbeiterbefragung lieferte interessante Ansatzpunkte. Dabei kristallisierte sich heraus, dass die Buchung der gemeinsam genutzten Besprechungsräume immer wieder zu Problemen führt.

Über die gesamte Fläche des Großraumbüros verteilt, verfügt das Unternehmen über zwei große und neun kleine Besprechungsräume – mit schicken Glastüren und -wänden. Da im modernen Open Space Büro überwiegend agil und auch remote gearbeitet wird, dienen diese Räume als Rückzugsmöglichkeit für stilles Arbeiten, Team-Meetings, Besprechungen oder auch um Kunden und Gäste zu empfangen. Vor dem Projekt Digiscouts^® wurden die Räume teilweise über den E-Mail-Kalender, meist jedoch ad hoc reserviert. Bisher fehlte dem Unternehmen eine vollständige Übersicht über die Belegung der Besprechungsräume, um die freien Kapazitäten auf einen Blick zu erkennen. Die einzige Lösung auf der Suche nach einem freien Raum war oftmals, mit einer akrobatischen Übung am Sichtschutz vorbei verbunden, um die Belegung der Räume zu prüfen.

Nicht selten kam es auch zu Doppelbelegungen und die bereits laufenden Meetings mussten unterbrochen und gegebenenfalls auch vertagt werden, sobald die Reservierung von anderen Kollegen eingefordert wurde. Ein Prozedere, das immer wieder zur Verwirrung und Verlust wertvoller Arbeitszeit führte.

Digitale Transparenz für die Buchung von Besprechungs- und Arbeitsräumen

Das Azubi-Team nahm sich dieses Alltagsproblem an und schlugen der Geschäftsführung die Digitalisierung des Raumbelegungsprozesses als Projekt Digiscouts^® vor.

Jozefina Grgic: „Unser Ziel war es, einen transparenten Raumbelegungsprozess zu schaffen. Die Kolleginnen und Kollegen sollen sich nicht mehr untereinander absprechen, wer wann einen Raum benötigt. Zudem soll die lange Suche, nach einem vermeintlichen freien Raum oder dem gesuchten Mitarbeitenden wegfallen. Mögliche Doppelbelegungen eines Raumes sollen vermieden werden und es soll eine Übersicht geschaffen werden, auf der man alle Räume und die sich darin befindlichen Personen auf einen Blick klar sehen kann.“

Niklas Stegmiller: „Dafür haben wir zunächst die Möglichkeit der Raumbuchung über unseren E-Mail-Kalender beibehalten. Die Kolleginnen und Kollegen können bei der Raumreservierung wie bisher den gewünschten Besprechungsraum und seine Verfügbarkeit einsehen und auswählen. Zudem entwickelten wir mithilfe der IoT Plattform ThingWorx eine Software und verbanden diese mit den E-Mail-Kalendern. Über ein Tablet, das in unseren Räumlichkeiten zentral angebracht wurde, erhalten zukünftig alle Kolleginnen und Kollegen Einsicht auf die Raumbelegung. Die Verfügbarkeiten freier Räume können sie so direkt am Morgen – auf dem Weg in die Küche, für den ersten Kaffee – checken.“

Jozefina Grgic: „Da wir eine Softwareentwicklungsfirma sind, hatten wir den Ehrgeiz dazu, unser eigenes Tool zu entwickeln, welches eine Übersicht über die verschiedenen Räume am entsprechenden Tag gibt. Technisches Highlight ist, dass jeder Raum digital in seiner aktuellen Verfügbarkeit und Auslastung eingesehen werden kann. D.h. man erkennt, wann der gewählte Raum belegt ist, wer sich zu den gebuchten Terminen in dem Raum aufhält und wann dieser wieder frei wird.“

Niklas Stegmiller: „Außerdem haben wir noch Ideen, unser Tool zu erweitern, beispielsweise mit der Möglichkeit, direkt am Tablet kurzfristig einen Raum zu buchen, wenn man schnell eine Besprechung abhalten oder auch für einen kurzen Zeitraum in Ruhe arbeiten möchte. Die Sensibilisierung der Kolleginnen und Kollegen die Raumreservierung hauptsächlich über ihren E-Mail-Kalender durchzuführen, stellte neben der Projektumsetzung einen weiteren wichtigen Bestandteil unseres Digiscouts-Projekts einer digitalen Raumbuchung dar. Denn nur wenn sich in der Praxis alle an die Raumbuchung halten, kann unser Projekt ein Erfolg für unser Unternehmen werden.“