Durch unser Azubi-Projekt spart unser Ausbildungsunternehmen eine Menge Papier und Zeit. Zudem haben wir wesentlich kürzere Informations- und Kommunikationswege und insgesamt eine bessere Übersicht der Ausbildungsberichte – Schließlich sind wir mit einer digitalen Lösung auch ortsunabhängig geworden. Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht, vor allem der gegenseitige Austausch im Team und das gemeinsame erarbeiten unserer Ziele, so das Azubi-Team HiPP.
Im Rahmen des Projekt Digiscouts® haben sich fünf Azubis – aus den Lehrberufen der Industriekaufleute, der Fachinformatik und Elektronik für Betriebstechnik – nicht nur Gedanken über Digitalisierungspotential in ihrem Ausbildungsunternehmen, dem Babynahrungshersteller HiPP gemacht, sondern auch welches gefunden. Aus verschiedenen (digitalen) Ideen haben sich die Azubis letztlich für die Digitalisierung des Berichtshefts entschieden. Wie es zu der Entscheidung für das digitale Berichtsheft kam, mit welchen Hindernissen und Herausforderungen das interdisziplinäre Azubi-Team zu „kämpfen“ hatte und was sie aus den sechs Monaten Projektmanagement und -umsetzung gelernt haben, haben sie in einem Erfahrungsbericht Revue passieren lassen.
Ein Rückblick der HiPP-Azubis auf Digiscouts®
Im Herbst 2020 hatten wir uns dazu entschlossen, beim Projekt „Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ mitzuwirken. Gerade in Zeiten von Corona kam das Projekt zum richtigen Zeitpunkt – insbesondere für die kaufmännischen Azubis, die aus dem „Azubi-Homeoffice“ arbeiteten. Dank dieser (neuen) Sicht, also aus der „Azubi-Homeoffice-Perspektive“, auf unseren Ausbildungsalltag gelang es uns, sehr schnell mögliches Digitalisierungspotenzial zu erkennen.
Viele Ideen für mögliches Digitalisierungspotenzial – die Entscheidung
Mithilfe des RKW-Coaches haben wir in einem Videocall unsere verschiedenen Digitalisierungsideen besprochen und uns dabei schlussendlich für die Umsetzung eines digitalen Berichtsheftes im kaufmännischen Bereich entschieden. Ausschlaggebend war hier aufgrund von Corona die Notwendigkeit einer digitalen Lösung für die Einsichtnahme unserer Ausbildungsnachweise. Früher hatte jeder Auszubildende seine wöchentlichen Tätigkeiten als auch die in der Berufsschule behandelten Themen händisch in seinem Berichtsheft eingetragen. Das (ausgedruckte) Berichtsheft wurde dann per Hauspost an unsere Ausbilderinnen und Ausbilder gesendet. Nachdem die Nachweise unterzeichnet waren, schickten die Ausbilderinnen und Ausbilder die Hefte an die Azubis wieder per Hauspost zurück. So hatten unsere Ausbilder und Ausbilderinnen sowie Lehrer und Lehrerinnen in regelmäßigen Abständen eine Einsicht in unser Berichtsheft.
Die Projektumsetzung „digitales Berichtsheft“
Unsere Arbeit startete mit der Suche nach verschiedenen Anbietern, wobei sich für uns ziemlich schnell zwei Favoriten herausstellten, die wir uns dann im Detail genauer anschauten. Dazu haben wir bspw. für beide Anbieter Testzugänge für unser Testteam, bestehend aus Azubis und Ausbildenden, beantragt. Sobald wir diese eingerichtet hatten, konnten wir mit dem Testen nach unseren zuvor festgelegten Kriterien beginnen. Hierfür hatten wir einen Kriterienkatalog angelegt, den alle Testpersonen ausfüllen mussten. Dabei sind wir auch auf neue oder weiterführende Fragen gestoßen, welche wir in internen wie auch externen Meetings mit den verantwortlichen Personen klären mussten. Nachdem auch diese Fragen beantwortet waren und uns alle Infos vorlagen, erfolgte die Nutzwertanalyse. Nach der Testphase haben wir, das Azubiteam, anhand der zuvor definierten Kriterien, die beiden Favoriten verglichen und bewertet. Für uns ergab sich aus dem Vergleich ein klarer Gewinner, den auch unsere Ausbilderinnen und Ausbilder favorisierten. Daraufhin haben wir uns ein verbindliches Angebot eingeholt.
Die letzten Schritte im Projekt – die Implementierung und der zukünftige Mehrwert
Als letzter Schritt erfolgt nun die finale Umstellung auf das digitale Berichtsheft. Hier müssen wir noch die Zugänge für die Azubis und Ausbildenden einrichten und diese schulen. Dank des digitalen Berichtshefts können zukünftig die kaufmännischen Azubis ihre Berichte am Laptop ausfüllen und digital an die Ausbilderin oder den Ausbilder versenden, die diese dann genehmigen oder gegebenenfalls Verbesserungen anmerken können.
Digiscouts®-Autoren:
Sandra, Marcel, Simon, Anna-Lena, Patricia
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