Der Inhaber einer Bäckerei mit 20 Filialen, 145 Mitarbeiter und ein Jahresumsatz von 5 Mio. EUR hatte ein Problem. Die Ursachen der Rückläufe des Umsatzes konnten nicht adressiert werden und die Liquiditätslage der Bäckerei war angespannt. Finanzcontrolling und eine mittelfristige Finanzplanung waren nicht vorhanden. Die begleitenden Banken sahen die weitere Finanzierung des Unternehmens kritisch. Mutig entschied sich die Bäckerei in der Krise in Digitalisierung zu investieren. Sie beschaffte eine hochautomatisierte Software, mit der auch mittelständische Unternehmen ihre Finanzplanung und -kontrolle effizient durchführen können.

Die Analyse und Aufbereitung aller relevanten Daten für die aktive Steuerung der Liquidität läuft mit der neuen Software „i:control“* nahezu wie von selbst, denn dahinter steckt ein komplexes Finanz-Modell, das die Zusammenhänge in Buchhaltungsdaten, Verträgen, Personaldaten und Planungsannahmen über einen Algorithmus erfasst, abbildet und intelligent in die Zukunft fortschreibt. Den Großteil der Daten hierzu liefert das Buchhaltungsprogramm über eine Schnittstelle. Es müssen also kaum Daten händisch eingegeben werden.

Und das war das Bild der Bäckerei in der Krise: Die Ampeln im Modul Dashboard (siehe Abbildung 1) zeigten trotz eines positiven Ergebnisses (diese Ampel steht auf Gelb), dass die aktuelle Finanzlage stark vom Plan abweicht (rote Ampel „Plan“). Außerdem ist die Liquiditätsampel Rot, d.h. es liegt ein zukünftiges Liquiditätsproblem vor, das bei der Betrachtung weiterer Fenster im Dashboard noch bedenklicher erscheint. In der „Liquiditätsentwicklung“ ist zu sehen, dass die maximale Kontokorrentlinie 190.000 EUR beträgt und zu knapp zwei Dritteln auch beansprucht wird. Dies führt zu einer massiven Zins- und dadurch zu einer weiteren Liquiditätsbelastung.

Wenn man die Kennzahlen auf der rechten Seite des Dashboards betrachtet, waren die Wareneinsatzquote und die Personalaufwandsquote trotz rückläufigen Umsatzes höher als im Vorjahr, ein erster Hinweis auf mögliche Ursachen der Krise.

Um die Ursache bzw. Kostentreiber zu finden, warf die Bäckerei einen Blick auf die Analyse „Kostenstellen“ (siehe Abbildung 2). Dort sind die einzelnen Filialen mit den jeweiligen Deckungsbeiträgen aufgelistet. Am Beispiel der Kostenstelle 15 lässt sich erkennen, dass diese Filiale Verluste verursacht. Das gleiche Muster findet sich bei den Kostenstellen 17, 18, 19, 23 und 24. Die höchsten Kostentreiber sind jeweils Personal und Material.

Diese Analyse war die Grundlage für die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Hierzu gehörten Maßnahmen zur Umsatzsteigerung, insbesondere die Erhöhung der Preise auf marktübliches Niveau. Darüber hinaus wurden die Filialen restrukturiert, um Personaldopplung zu vermeiden und Personalkosten durch frühere Schließung der Filialen zu senken. Es fand eine monatliche Personaleffizienzüberprüfung von Filialen mit negativem Deckungsbeitrag statt und der Materialaufwand wurde an den Umsatz der Filiale angepasst. Die Profitabilität aller Standorte wurde von nun an monatlich geprüft und Möglichkeiten zur Erweiterung des Filialnetzes um profitable Standorte sollten geprüft und genutzt werden. Mit den begleitenden Banken wurden Gespräche geführt, um die aktuell kurzfristige Finanzierung über Kontokorrent-Darlehen in mittelfristige Darlehen zu überführen.

Dank dieser Maßnahmen hat die Bäckerei rechtzeitig den Turnaround geschafft. Sie schreibt nun wieder schwarze Zahlen und plant sogar, neue Filialen zu eröffnen!

Weitere Informationen finden Sie unter: 
Turnaround einer Bäckerei - YouTube
i:control für Unternehmer: Steuern Sie Ihr Unternehmen effizient (kue-consulting.de)

Die Autoren:
Ute Juschkus ist Referentin im FB Digitalisierung und Innovation im RKW Kompetenzzentrum,
Dr. Andreas Klug  ist Gesellschafter der K&E Consulting GmbH.

 

*Die Software„i:control“ von K&E Consulting GmbH ist ein Beispiel für eine digitale Finanz- und Unternehmenssteuerung, die kleine und mittlere Unternehmen nutzen können. Die Darstellung dieser Software im vorliegenden Praxisbeispiel dient ausschließlich illustrativen Zwecken und stellt keine Empfehlung des RKW Kompetenzzentrum dar.

Wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg. Rufen Sie uns an!

Ute Juschkus Digitalisierung & Innovation / Referentin

06196 495-3505
Ute Juschkus

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Mit unseren RKW Alerts bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Wir informieren Sie automatisch und kostenlos, sobald es etwas Neues zum Projekt "Krisen als Innovations- und Digitalisierungstreiber nutzen" auf unserer Website gibt. Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine E-Mail-Adresse und 10 Sekunden Zeit.