Ein vielschichtiges Projekt: über Teamgeist und Zusammenhalt

Wir von WSW Software GmbH können sagen, dass unsere Auszubildenden durch das Projekt Digiscouts^® einen „großen Sprung“ gemacht haben. Sie sind mit Begeisterung in das Projekt gestartet, mit Fleiß und Ausdauer wurden die jeweiligen Meilensteine bearbeitet. Die Organisation und die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams gelangen reibungslos. Eigenständig sind sie auf die notwendigen Ansprechpersonen zugegangen und konnten sich so die notwendigen Informationen einholen und sich dabei auch zusätzliches Wissen aneignen. Die schwierigen Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie wurden von den Auszubildenden gemeistert. Wir freuen uns, wenn die „digitale Essensbestellung“ und das „digitale Whiteboard“ fester Bestandteil im Alltag der WSW werden, so Elisabeth Anthofer im Namen aller Betreuenden.

Die WSW Software GmbH – wie der Name schon sagt, ist ein Dienstleister für Softwarelösungen – mit 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptkundschaft sind vor allem Zulieferer in der Automobilbranche, jedoch zunehmend auch andere Branchen. Der Hauptsitz befindet sich in Gauting. Zudem gibt es noch Vetriebsbüros in Leonberg und Dortmund, sowie ein Supportbüro in Würzburg.

Das Projekt „digitales Whiteboard“ ist ursprünglich mit fünf Azubis gestartet. Doch dann kam CoVid19 sowie unvorhersehbare Ereignisse und aus fünf wurden drei Azubis. Ich habe mit Simon, Shawn und Stefan im Interview über ihr Projekt „digitales Whiteboard“ gesprochen.

Wie seid ihr als Team an das Projekt „Azubis als Digiscouts®“ herangegangen?

Simon (Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Anwendungsentwicklung): Wir wurden von unserer Personalchefin auf die Möglichkeit angesprochen, am Projekt Azubis als Digiscouts^® teilzunehmen. Die Chance ein eigenständiges Digitalisierungsprojekt selbst aufzubauen und von Anfang bis zum Ende zu begleiten klang für uns Azubis sehr spannend.

Wie kamt ihr auf die Projektidee?

Shawn (Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Systemintegration): Im Brainstorming mit allen beteiligten Auszubildenden haben wir eine Ideensammlung erarbeitet. Diese haben wir mit unserem Geschäftsführer besprochen und uns auf die beiden für uns vielversprechendsten Projektideen „digitales Whiteboard“ und „Essensbestellung“ geeignet. Unter Berücksichtigung unserer persönlichen Erfahrungen, Interessen und Skills haben wir zwei Projektteams gebildet.

Was waren für euch zentrale Auswahl- bzw. Entscheidungskriterien für das Projekt „digitales Whiteboard“?

Stefan (Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Anwendungsentwicklung): Zunächst einmal ein erkennbarer Mehrwert für unser ohnehin schon sehr digital aufgestelltes Softwareunternehmen – sprich eine spürbare Erleichterung in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden zu bringen, Kreativität zu fördern und technischer Vorreiter zu werden bzw. zu sein haben uns bei der Entscheidung stark beeinflusst.

Die Möglichkeit für uns Azubis, viele Bereiche des Unternehmens durch das Projekt näher kennenlernen zu können spielte ebenfalls eine wichtige Rolle. So durften wir unter anderem an genereller Projektplanung, Budgetabstimmung und Angebotsvergleichen, aber auch an technischen Themen wie Lizensierung und Einrichtung arbeiten.

Wie können sich Außenstehende euer Projekt vorstellen?

Simon: Kernthema unseres Projekts war der interne Ablauf von Meeting- und Brainstormingsessions. Diese waren früher überwiegend „halb-analog“, das heißt Ideen wurden auf Flipcharts geschrieben, Softwarekonzepte auf Whiteboards entworfen. Die hier entstandenen Notizen wurden dann, meist mit einem Smartphone, abfotografiert und per Mail an die Meetingteilnehmerinnen und -teilnehmer versendet.

Wir wollten, durch den (integrierten) Einsatz von Microsoft Office 365 mit entsprechender Hardware digitaler Flipcharts bzw. Whiteboards, diesen Prozess digitalisieren, kreativer gestalten und hinsichtlich Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien noch besser und sicherer gestalten. Jetzt können mehrere Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was insbesondere denjenigen in den Außenstellen in Leonberg, Dortmund und Würzburg sowie Teams im Homeoffice zugutekommt. Durch die visuellere Arbeitsweise können zudem Impulse aller Beteiligten schneller erklärt und besser berücksichtigt werden.

Mit unserem Projekt haben wir zusätzlich einen Beitrag in Richtung zu noch mehr Datensicherheit geleistet. Davon profitiert nicht nur unser Ausbildungsunternehmen, sondern auch unsere Kundschaft.

Ein weiterer Vorteil liegt in den neuen, vielfältigen Präsentationsmöglichkeiten, die wir heute unserer Kundschaft zur Verfügung stellen könnten. Zudem vermittelt es ein modernes Bild unseres Ausbildungsunternehmens – sprich, dass wir auf dem „neuesten Stand der Möglichkeiten“ arbeiten.

Was ist besonders gut gelaufen im Projekt?

Stefan: Nach der Rollenverteilung hat die Arbeit im Team sehr gut funktioniert. Aufgrund regelmäßiger Absprachen waren wir in der Lage auf Herausforderungen zu reagieren und die Umsetzung erfolgsversprechend voranzutreiben. Durch klare Abgrenzung der Zuständigkeiten und Teilaufgaben konnten wir die Fertigkeiten aller am Projekt beteiligten maximal ausnutzen. Unsere Erfahrungen, welche wir in Projektplanung und -ablauf machten, haben uns einerseits strukturiert und andererseits als „flexibles Team“ zusammengeschweißt.

Was war für euch die größte Herausforderung im Projekt?

Shawn: Die größten Herausforderungen waren zeitlicher und kapazitätsbedingter Natur, beispielsweise musste unser ursprünglicher Projektleiter Justin, aufgrund des verschobenen Zeitplans infolge von CoVid19 kürzertreten, um seine Abschlussprüfung erfolgreich zu bewältigen. Simon wurde zum neuen Projektleiter gewählt, da im ersten Ausbildungsjahr noch keine Prüfungstermine anstehen. Gleichzeitig haben wir im Team darauf geachtet, dass Projektarbeit sowie Aufgaben des Arbeitsalltags und der Berufsschule im Gleichgewicht standen.
Eine weitere Schwierigkeit präsentierte sich in Form der Kontaktbeschränkungen aufgrund von CoVid19. Die damit einhergehende Kurzarbeit und verlängerten Lieferzeiten unserer Partner haben uns gezwungen den zeitlichen Ablauf deutlich nach hinten zu verschieben.
Ein Hindernis war auch, dass während der Projektumsetzung zwei der fünf Teammitglieder das Unternehmen verlassen haben – zugleich aber noch offene Aufgaben ausstanden, die es dann galt für den weiteren Projektverlauf neu zu verteilen. Dank Teamgeist, Zusammenarbeit und Engagement gelang es uns auch diesen Verlust erfolgreich zu bewältigen.

Wenn ich euch um ein Fazit bitten würde, wie würde das lauten?

„Die interdisziplinäre Zusammenarbeit und der Teamgeist haben uns sehr viel Spaß gemacht, aber auch die Möglichkeit Verantwortung zu übernehmen war eine sehr positive Erfahrung. Neben fachlichen Themen zu Office 365 und der Microsoft Surface Hardware Familie haben wir insbesondere aus der Teamarbeit und Teamdynamik sehr viel lernen können. Auch aus vielen großen und kleinen Lektionen zur Projektplanung und -durchführung und zur interdisziplinären Zusammenarbeit nehmen wir Azubis einiges an neuen Erkenntnissen für die Zukunft mit“, so Stefan.
„Da wir von Anfang an mit Expertinnen und Experten aus den einzelnen Fachgebieten zusammengearbeitet haben, gewannen wir so auch ein besseres Verständnis für die einzelnen „Bausteine im Projekt“. Fachlich haben wir einiges von firmeninternen und externen Expertinnen und Experten mitnehmen können und damit ein sehr gutes, eigenes Verständnis für Entscheidungsprozesse sowie für die soft- und hardwareseitige Integration neuer Technologien gewonnen“, ergänzt Simon.