Prozesse optimieren: Leergutretoure ab sofort digital!

Das Digiscouts®-Projekt des Azubi-Trios der familiengeführten Rinklin Naturkost GmbH wurde größer als erwartet. Beim Gang durch die einzelnen Unternehmensbereiche und beim anschließenden Brainstorming stellten die Azubis fest, dass  die Mitarbeitenden viel Zeit am Nachmittag benötigen, um die ausgefüllten Leergutbögen in das Computersystem zu übertragen. Aus diesem Grund entschieden sich die Drei, diesen Prozess zu digitalisieren. So sparen die Mitarbeitenden und auch die Kundschaft viel Zeit. 

Bislang wurde das Leergut von der Kundschaft in einen Leergutblock eingetragen und von den LKW-Fahrenden in den Biogroßhandel gebracht. Im nächsten Schritt wurde der Block an die Reklamationsabteilung weitergegeben und anschließend in den Verkauf gebracht. Die Mitarbeitenden des Verkaufs übertrugen den Inhalt des Blocks in am Nachmittag in das System. Pro Tag umfassten der Block ca. 200 ausgefüllte Bögen, die händisch übertragen werden mussten. 

Heute kann die Kundschaft das Leergut direkt über eine App eintragen (Smartphone/Tablet). Das entsprechende Produkt können sie mittels Scan oder über die Suchfunktion ermittelt und dem Warenkorb hinzugefügen. Durch die sichtbare Bestellhistorie, kann die Kundschaft Favoriten abspeichern und somit den Vorgang beschleunigen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erhält der LKW-Fahrende die Leergutbelege direkt auf sein Smartphone und kann die Leergutrückgabe umgehend kontrollieren.

Worauf wir besonders stolz sind, ist, dass wir nicht nur ein Projekt für unseren Betrieb geschaffen haben, sondern für fünf weitere Großhändler, die auch von unserem Projekt profitieren. Auch sie nutzen künftig unsere App!“, erzählt Kira Loosen, Auszubildende zur Kauffrau im Groß- und Außenhandel

Das Leergut muss nun nur noch über zwei anstatt drei Stellen laufen (LKW-Fahrende und Verkauf), wodurch die Mitarbeitenden Zeit einsparen. Der größte Vorteil durch das Projekt ist, dass Übertragungsfehler auf ein Minimum reduziert wurden und das Leergut besser kontrolliert werden kann. Vorher waren aus Zeitgründen nur Stichproben möglich. Gleichzeitig laufen die Leergutretouren kontrollierter und fehlerfreier ab, sodass die Leergutschicht sich künftig auch anderen Tätigkeiten widmen kann. In diesem Zuge wurde auch der Webshop überarbeitet und neu gestaltet.
Neben den positiven wirtschaftlichen Aspekten, wird zudem auch die Nachhaltigkeit im Betrieb gesteigert. Durch das umgesetzte Digiscouts®-Projekt spart der Biogroßhändler wöchentlich mehrere 1.000 Blatt Papier ein.

Während des Projekts haben wir die verschiedenen Abteilungen und die Aufgaben in diesen kennengelernt und dadurch eine bessere Einsicht in die Unternehmensstruktur erhalten. Das ist ein sehr großer Vorteil für unsere Ausbildung! Wir haben den Betrieb und dessen Strukturen viel besser kennengelernt“, berichtet Dilan Palta, Auszubildende zur Verkäuferin.

Wir sind stolz darauf, dass wir so viel Vertrauen und Wertschätzung von unserer Geschäftsführung erhalten haben und das Projekt eigenständig, frei und kreativ umsetzen durften“, so Helena Ilk, Auszubildende zur Kauffrau im Groß- und Außenhandel.