Die vier Auszubildenden Anna L., Kjell, Niklas und Anna M. hatten das Ziel durch ihr Digitalisierungsprojekt einen Prozess mit begleitenden Informationen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Produktion zu vereinfachen, zu verbessern und nachhaltiger zu gestalten. Dabei entschieden sich die Azubis der Bohlsener Mühle GmbH & Co. KG für das Projekt „Digitalisierung der Produktionsdokumente der Anlage Fawema“. Mit dieser Anlage werden die selbst hergestellten Produkte der Mühle verpackt.
Im Folgenden stellen die vier Digiscouts ihr Projekt vor und berichten von ihren Erfahrungen.

Die Ausgangssituation? - Leider ein zu hoher Papierverbrauch!

Bislang haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für jede Produktion eine bestimmte Menge an Papier bedrucken müssen, um die Produktion sachgemäß zu dokumentieren. Dafür haben sie die folgenden Dokumente benötigt:

- Produktionsbericht, inklusive Artikelpass (zwei Seiten)

- Störprotokoll

- Wiegeformular

- Metallcheckformular

- Reinigungs- und Kontrollplan

- etc.

Aktuelle Situation! – Papier und Zeit wird eingespart!

Mittels einer Access-Datenbank werden diese Informationen nun digital auf einem Tablet erfasst. Anschließend erstellt die Access-Abfrage ein fertiges Produktionsdokument. Als Datengrundlage dient eine Tabelle, die die notwendigen Daten immer kleiner definiert und miteinander verbindet. Das bedeutet, dass Verbindungen, die es zwischen einzelnen Parametern gibt, immer kleiner werden, sodass nur noch eindeutige Parameter zugeordnet werden können. Es sollen bestimmte Werte nur noch direkt zuordenbare Zellen haben – bei Artikelnummern ist dies einfach: Ein Artikel hat eine Artikelnummer, jedoch werden aber beispielsweise Verpackungskartons für verschiedene Artikel verwendet. An dieser Stelle muss man die Werte also so getrennt bekommen, dass nur noch Werte einmalig vorhanden sind. Heißt also: Aus einer großen Excel-Tabelle werden ganz viele kleine Tabellen in Access.

Ein Mitarbeiter programmierte eine Abfrage und arbeitete diese in ein Abfrageformular ein, sodass beim Einpflegen bestimmter Parameter (z.B. einer Artikelnummer) andere Felder automatisch gefüllt werden (z.B. die Artikelbezeichnung, Stück- und Verpackungs-EAN, usw.). Außerdem sollen künftig neben dem Produktionsbericht, auf dem die Rohwaren-Informationen dokumentiert werden, auch andere, bislang einzelne Berichte mit eingepflegt werden. Dazu gehören unter anderem das benannte Stör-, Reinigungs-, Wiege- sowie das Metallcheck-Protokoll.

Es gibt gute Gründe für die Digitalisierung

Insgesamt sorgt das Projekt für eine Verbesserung in mehreren Bereichen:
Dank der Digitalisierung des Prozesses ist die Fehleranfälligkeit beim Ausfüllen der Dokumente deutlich minimiert worden. Des Weiteren hat das umgesetzte Projekt die Mitarbeitendenzufriedenheit erhöht, da die Kolleginnen und Kollegen jetzt nur noch einen geringen Schreibaufwand haben. Auch die anderen Abteilungen, die diese Dokumente auswerten, ablegen oder zur weiteren Bearbeitung benötigen, profitieren von dem stark reduzierten Zeitaufwand. Zudem sind die Produktionsdokumente schnell verfügbar, da diese nicht mehr mit Hauspost kommen.

Und wie geht’s nun weiter?

Wir testen dieses Projekt vorübergehend an der oben genannten Anlage. Anschließend werden wir es weiterentwickeln und in Absprache mit unseren Maschinen- und Anlagenführerinnen und -führern die Benutzeroberfläche bei Bedarf überarbeiten und anpassen. Dann kann die digitale Dokumentation auch auf andere produzierenden Abteilungen übertragen werden. So werden auch Bäckerei, Mühle und vor allem die anderen Kleinverpackungsanlagen und Backstraßen von unserem Pilotprojekt profitieren.

In Zukunft ist geplant, dieses Projekt weiterzuentwickeln, sodass das manuelle Ausfüllen der Felder auf ein Minimum reduziert werden kann. Erweiterungen wie Scan-Geräte oder andere Schnittstellen zu unserem Warenwirtschaftssystem würden dafür sorgen, dass sich verschiedene Chargen oder Codes automatisch einlesen lassen.

Digiscouts®-Autoren:

Anna Lehmann, Auszubildende zur Industriekauffrau, 3. Lehrjahr

Kjell Sander, Auszubildender zum Industriekaufmann, 2. Lehrjahr

Niklas Boehnke, Fachkraft für Lebensmitteltechnik, 3. Lehrjahr

Anna Münster, Auszubildende zur Industriekauffrau, 3. Lehrjahr

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