Die fünf Digiscouts der htp GmbH, ein Dienstleister der Telekommunikations- und Informationstechnologie, stellten sich zu Beginn ihres Digiscouts-Projekts eine Frage: Wie können wir die Nachhaltigkeit mithilfe der Digitalisierung in unserem Betrieb vorantreiben? Wir haben mit den Azubis Pia Teresa, Chiara-Chantal, Felix, Eiliko und Philipp über ihr Projekt „digitale Unterschrift für Rechnungen und Bestellungen“ gesprochen.

1. Welches Digiscouts®-Projekt habt ihr umgesetzt und aus welchem Grund habt ihr euch für dieses entschieden?

Wir sind gerade in der Umsetzung des Projektes zur Digitalisierung von Rechnungen und Bestellungen. Für dieses Projekt haben wir uns entschieden, um den Rechnungs- und Bestellprozess in unserem Unternehmen zu digitalisieren und zu optimieren. Derzeit sind die Prozessabläufe noch recht aufwändig gestaltet und benötigen einiges an Zeit sowie Personal- und Materialressourcen. Im Rahmen von dem Digiscouts-Projekt möchten wir die genannten Prozesse in unserem Unternehmen effizienter und nachhaltiger gestalten.

Durch unser Projekt tragen wir ein Stück zur Nachhaltigkeit unseres Unternehmens bei, was nicht nur wir als sehr wichtig empfinden, sondern heutzutage auch sehr wichtig für die Umwelt ist!

2. Diese Digiscouts®-Region hatte den Fokus auf das Thema Nachhaltigkeit. Inwiefern ist euer Projekt nachhaltig? Erzählt mal.

Durch unser Projekt treiben wir Azubis die Nachhaltigkeit in allen drei Säulen in unserem Ausbildungsbetrieb voran.

Ökologische Nachhaltigkeit: Durch die Digitalisierung der Rechnungen und Bestellungen sparen wir hauptsächlich sehr viel Papier und es kommt gleichzeitig zu weniger Fahrtwegen. Mitarbeitende müssen für eine Unterschrift nicht in den Betrieb kommen und der Versand von Briefen wird verringert. Darüber hinaus sparen wir Tinte und wir haben weniger Papierabfall.

Ökonomische Nachhaltigkeit: Neben dem Einsparen des Papiers, der Tinte und den Briefmarken, sparen wir zudem mit der Einführung einer Software Lagerkosten und -bedarf ein, da Rechnungen zukünftig digital archiviert werden.

Soziale Nachhaltigkeit: Mit der Software und der digitalen Unterschrift können wir den Arbeitsaufwand verringern und einen besseren Workflow (gerade im Homeoffice) erzielen. Die Mitarbeitenden fühlen sich wohler mit ihrer Arbeit, da sie noch schneller und einfacher von Statten geht.

3. Habt ihr bei eurem Projekt auch die CO2 Einsparung ausgerechnet?

Ja, das haben wir. Mit der Digitalisierung von Rechnungen und der digitalen Unterschrift sparen wir ca. eine Tonne CO² (im Jahr) ein. Eine Buche bindet ca. 12,5 kg CO² pro Jahr. Um eine Tonne CO² zu kompensieren benötigt man demnach 80 Buchen.

4. Konntet ihr weitere Nachhaltigkeitsprojekte in eurem Unternehmen anstoßen bzw. die Mitarbeitenden für das Thema sensibilisieren?

Mit unserem Projekt haben wir unsere Mitarbeitenden für das Thema Nachhaltigkeit und Effizienz sensibilisiert. Daher haben wir unser Projekt auch erweitert. Mit dem Einsatz der digitalen Unterschrift können über die Bestellungen und Rechnungen hinaus auch noch andere Bereiche im Unternehmen einen Nutzen ziehen. So können künftig auch Verträge, Vereinbarungen etc. digital unterschrieben werden und müssen nicht unbedingt ausgedruckt werden. Viele Mitarbeitende unterstützen uns bei diesem Projekt und stehen vollkommen dahinter.

5. Was hat euch am meisten Spaß gemacht und welchen Tipp gebt ihr künftigen Digiscouts mit auf den Weg?

Wir haben während der Projektlaufzeit viel dazu gelernt! Unsere Skills im Projektmanagement konnten wir beweisen und vertiefen. Die Arbeit im Team hat uns viel Spaß gemacht und wir konnten uns untereinander besser kennenlernen, was sich in der Anfangszeit aufgrund der Pandemie als sehr schwierig gestaltete. Darüber hinaus hatten wir mit dem Digiscouts-Projekt die Chance, ein eigenes Projekt im Unternehmen durchzusetzen und damit auch aktiv etwas zu verändern.

Den neuen Digiscouts geben wir diese zwei Tipps mit auf den Weg:
Kommuniziert regelmäßig und offen im Team, damit es nicht zu Kommunikations- und Planungsschwierigkeiten kommt. Nehmt euch außerdem genügend Zeit für das Projekt, damit ihr aktiv im Unternehmen was verändern könnt!

6. Wie hat eure Kommunikation im Projekt funktioniert?

Unsere Kommunikation war super! Mit dem DS2-Portal, welches uns von dem RKW Kompetenzzentrum zur Verfügung gestellt wurde, hatte man eine tolle Übersicht über alle Aufgaben und Termine. Wir haben neue Aufgaben regelmäßig eingestellt und über das Portal mit der Kommentarfunktion kommuniziert. So konnten wir uns auch mit den Ansprechpartnerinnen und -partnern vom RKW verständigen und Nachfragen klären. Außerdem fanden regelmäßig Meetings statt, indem wir den Stand der Dinge und das weitere Vorgehen besprochen haben.

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Mit unseren RKW Alerts bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Wir informieren Sie automatisch und kostenlos, sobald es etwas Neues zum Projekt "Auszubildende als Digitalisierungsscouts" auf unserer Website gibt. Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine E-Mail-Adresse und 10 Sekunden Zeit.