Azubis digitalisieren Prozess mit Garantieteilen

Stellt doch bitte mal kurz euer Digiscouts-Team und euer Unternehmen vor...

Wir  –  Louis, Moritz, Dimitri  –  sind das Digiscouts-Team der Truck Center Ducke GmbH & Co. KG und haben den Prozess mit Garantieteilen digitalisiert. Das Truck Center Ducke ist bereits seit 45 Jahren für die Reparatur von Nutzfahrzeugen und Reisemobilen zuständig.

Wie sah bei euch der Ablauf mit den Garantieteilen vor dem Digiscouts-Projekt aus?

Wir hatten vorher immer einen komplizierten Ablauf für die Garantieteile, dadurch haben wir öfters einen enormen Verlust gemacht, weil wir bestimmte Teile nicht auffinden konnten. Aus diesem Grund konnten somit auch die Teile nicht zurückgeschickt werden, was wiederum dazu führte, dass der Auftrag nicht bezahlt wurde.
Und so sah der Ablauf in etwa aus: Ein Auftrag für die Reparatur eines Kundenfahrzeuges wurde vom Meister geschrieben. Dabei musste er berücksichtigen, ob das Fahrzeug in der Garantie ist oder nicht. Der Meister übergab den Auftrag an den jeweiligen Mechatroniker, der das defekte Teil ausbaute und durch ein neues ersetzte, falls dies nötig war. Der Mechatroniker legt das defekte Teil bei uns in das Garantieregal, dabei schrieb er auf ein Formular die Teilenummer, Bezeichnung und Auftragsnummer auf, damit wir wussten, um was für ein Teil es sich handelte bzw. zu welchem Kunden es gehörte. Das Teil wurde von uns dann überprüft, ob es das richtige Teil ist. Anschließend brachten wir es in den Garantiecontainer, wo es eingelagert wurde. Den Lagerplatz trugen wir dann in eine externe Excel-Tabelle ein.

Was hat sich bei euch durch die Digitalisierung der Garantieteile im Alltag verändert und verbessert?

Wir nutzen künftig ein Lagerwirtschaftssystem: Wir haben keine Formulare mehr, die wir ausfüllen müssen und keine separate Excel-Tabelle, in der wir den Lagerplatz des Garantieteiles hinterlegt haben. Der digitale Vorgang wird für uns in naher Zeit natürlich effizienter und schneller, somit verbringen wir keine lange Zeit mehr an der Bearbeitung eines Garantieteiles. In Zukunft können wir dann von jedem PC auf das Online-Formular zugreifen, falls wir Daten benötigen. Das ist bislang noch nicht möglich, wir müssen aktuell die Formulare noch in Papierform raussuchen.

Wie haben eure Kolleginnen und Kollegen auf die Neuerung reagiert?

Das Kolleginnen und Kollegen haben positiv auf das Projekt reagiert, insbesondere die Lagermitarbeitenden, die tagtäglich mit den Garantieteilen arbeiten.

Wie lautet denn euer Fazit zu den Digiscouts?

Wir haben gelernt, dass der Zusammenhalt unter Auszubildenden wichtig ist, damit am Ende des Tages ein erkennbarer Fortschritt zustande kommt. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten in Bezug auf Organisation, Zeitmanagement und Themenfindung konnte das gewählte Projekt am Ende realisiert werden. Wir sehen einer reibungslosen Umsetzung entgegen und denken, dass die Umstellung auf jeden Fall wirtschaftliche Vorteile mit sich bringen wird.