Die Lohe Gebäudedienste GmbH ist ein inhabergeführter Meisterbetrieb und auf dem Gebiet der infrastrukturellen Dienstleistungen im Raum Baden-Württemberg tätig. Folgende Dienstleistungen werden u.a. angeboten: das Reinigen von öffentlichen Gebäuden und Gewerbeobjekten, Straßen- und Parkanlagen, Bussen sowie die Papierkorbleerung in Innenstädten.
Das Azubi-Team – bestehend aus Mirado und Tatiana – hat es sich im Rahmen des Digiscouts®-Projekts zur Aufgabe gemacht, den Prozess der Arbeitszeiterfassung von Reinigungskräften zu digitalisieren.
Arbeitszeiterfassung schwer gemacht – mit Stift und Papier
Bei dem Gebäudedienstleister wurde noch bis vor kurzem die Zeiterfassung händisch mit Stift und Papier von den beschäftigten Reinigungskräften erledigt. Zum Anfang jeden Monats wurden die ausgefüllten Stundenzettel in der Geschäftsstelle abgegeben und für die Lohnabrechnung ausgewertet. Im Idealfall wurden die täglich vereinbarten Stunden aufgeschrieben und bei Bedarf mit Notizen versehen.
Jeden Monat aufs Neue: Stundenzettel-Chaos
In der Realität wurden jedoch von den Reinigungskräften häufig Stunden aufgeschrieben, die nicht vereinbart oder nachvollziehbar waren. Stundenzettel wurden verlegt, zu spät eingereicht, oder unleserlich ausgefüllt. Folglich war die Arbeitszeiterfassung für alle Beteiligten oft mühsam, zog viele klärende Telefonate nach sich und hat mehrere Tage in Anspruch genommen – und das jeden Monat!
Für die Azubis und auch die Geschäftsführerin war also schnell klar, dass sich hier das größte Potenzial für ein Digitalisierungsprojekt im Rahmen von Digiscouts® verbirgt.
Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung
Nach einem kurzen Brainstorming wurde deutlich, dass ein digitaler Prozess zur Zeiterfassung schneller funktionieren und zu mehr Transparenz führen würde. Zudem würde die Lohnabrechnung deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen, wodurch Arbeitszeit und Kosten reduziert werden könnten.
Nur wie das Ganze umsetzen? Und mit welcher Methode?
Die Recherche im Internet ergab, dass es zwei Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt: Chip-Karte oder QR-Code. Aus Kostengründen entschieden sich die Azubis für die Erweiterung einer schon im Unternehmen bestehenden Personalmanagemet-Software (Zvoove). Die Zeiterfassungs-Erweiterung arbeitet mit QR-Codes und setzt beim Ein- und Ausloggen mit dem Smartphone neben dem Zeitstempel auch eine GPS-Marke zur Standorterkennung. So können die Arbeitszeiten zusammen mit dem Standort automatisch erfasst und kontrolliert werden.
Digitale Arbeitszeiterfassung = Smartphone + App + QR-Code
Nach der Freischaltung der Erweiterung wurden in ausgewählten Gebäuden QR-Codes in der Putzkammer für das Ein- und Ausloggen hinterlegt. Danach wurden die Reinigungskräfte im Bedienen der App mithilfe eines selbsterstellten Tutorials in fünf Sprachen eingewiesen. Und schon konnte es losgehen!
Die Lohnabrechnung im folgenden Monat war dann ein voller Erfolg: die Zeiterfassung der Beschäftigten lief quasi von alleine ab, war übersichtlich und stressfrei für alle Beteiligten – sogar für den Steuerberater.
Das Projekt war eine große Herausforderung und ich konnte viele neue Erfahrungen sammeln.
Mirado, Kaufmann für Büromanagement
Wir haben jetzt exakte Daten und können Abweichungen digital erkennen, wodurch viel Zeit und Geld gespart wird. Das bedeutet, wir können uns jetzt noch stärker auf die wesentlichen Themen fokussieren.
Silvia Lohe, Gechäftsführerin
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