Wir, das sind Elena, Franz und Nicola – sind Auszubildende im Bereich Marketing der Dialog-Agentur gkk DialogGroup GmbH in München. Zu Beginn unseres Digiscouts®-Projektes kamen drei Digitalisierungsideen in unsere engere Auswahl. Wir haben sie grob ausgearbeitet und mögliche Hürden der Umsetzung dokumentiert. Der Aufwand und die zeitliche Vorgabe von sechs Monaten waren weitere Einflussfaktoren für die finale Entscheidung: Wir wollen uns mit dem Thema Parkplatzbuchung auseinandersetzen.
Ein Tool zum Parkplatzbuchen?
Die Begehrlichkeit der Firmenparkplätze ist hoch, deren Anzahl aber nicht ausreichend. Und die wenigen Stellplätzen werden wegen Remotearbeit unregelmäßig genutzt. Wäre es nicht super, ein Tool zu haben, in dem man sehen kann, welche Plätze an welchen Tagen nicht genutzt werden und in dem man sich eben einen solchen Platz buchen kann? Sozusagen Parkplatz-Sharing — ein wahrer Mehrwert für alle gkk Kolleginnen und Kollegen.
Doch wie das Ganze umsetzen? Nach einer kurzen Recherche war klar, dass wir für unsere Zwecke ein Tool benötigen, welches einfach zu bedienen und selbsterklärend ist. Dieses musste nur ausgewählt, aufgesetzt und für unsere Bedürfnisse eingestellt werden.
Natürlich konnten wir Azubis das Projekt nicht ohne Zustimmung unserer Geschäftsführung durchführen. Die haben wir frühzeitig in unsere Idee eingebunden. Außerdem wurden wir unterstützt von vielen Kolleginnen und Kollegen, die uns z.B. bestehende Buchungssysteme gezeigt und erklärt haben. Und wir konnten jederzeit unsere Ausbildenden nach Hilfe fragen.
Zusammenarbeit und Austausch sind das A und O
Für eine gute Zusammenarbeit ist auch in kleinen Teams ein stetiger Austausch wichtig. Wir haben uns mit einem wöchentlichen Jour Fixe mit klarer Aufgabenverteilung und Timings organisiert. Die wechselnde Anwesenheit wegen Schule, Urlaub oder Krankheit war eine Herausforderung. Das haben wir gelöst, indem wir die Zwischenergebnisse strikt und sauber dokumentiert haben. So waren alle im Team immer auf dem neuesten Stand und unsere Zusammenarbeit im Team verlief von Tag zu Tag besser und reibungsloser.
Herausforderungen, Rückschläge und Learnings
Die größte Herausforderung am Digiscouts®-Projekt war für uns Azubis der Projektumfang und das ständige Informieren über den aktuellen Projektstand. Insbesondere in diesem Punkt haben wir uns als Team und als Einzelpersonen super weiterentwickeln können. Wir sind jetzt besser und solider für zukünftige Projekte aufgestellt. Projektmanagement-Skills, Know-How in der Projektführung und -durchführung sowie das selbstständige Arbeiten — all das haben wir durch dieses Projekt intensiv erfahren dürfen. Bei Rückschlägen mussten wir nach Motivation suchen und Durchhaltevermögen zeigen, aber jeder erreichte Meilenstein gab uns das so dringend gebrauchte Erfolgserlebnis und den Ansporn, dranzubleiben.
Digiscouts? Mitmachen!
Das Digiscouts®-Projekt empfehlen wir Azubis, die Lust auf Herausforderung haben und sich persönlich weiterentwickeln wollen. Wer will das nicht? Vorkenntnisse im Projektmanagement sind kein Muss, aber von Vorteil und natürlich darf ein guter Teamspirit nicht fehlen. Wir sind nach dieser Erfahrung ein super eingespieltes Team und definitiv bereit für weitere Projekte.
Ab Herbst 2023 starten bundesweit wieder neue Digiscouts®-Regionen. Bei Interesse oder Teilnahmewunsch können Betriebe sich gerne über unsere Webseite informieren und anmelden.
Digiscouts®-Autorinnen: Elena, Franz, Nicola
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