Firmentransparenz durch internes Wiki

Was für ein Digiscouts-Projekt habt ihr umgesetzt?

Wir haben unsere Mitarbeiter vorgestellt mithilfe eines digitalen Wikis. Hier konnten wir jeden Mitarbeiter zusammen mit arbeitsrelevanten Daten abbilden und präsentieren. Zu diesen Daten gehören beispielsweise die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, die Raumnummer des Büros oder die Aufgaben.
Nun kann sich jede/r, der die richtige Abteilung sucht, in unser Programm einloggen und ein Schlagwort eingeben. Beispielsweise wird er/sie bei dem Schlagwort „Lohnabrechnung“ die Abteilung „Personal“ finden und kann sich mit den angegebenen Daten direkt an die Ansprechperson(en) in der Abteilung wenden.

Wie seid ihr an euer Projekt herangegangen?

Zuerst haben wir viel überlegt und uns immer als Leitfrage gestellt: „Welche Idee hilft wirklich jedem im Unternehmen?“ Uns war wichtig, dass wir etwas umsetzen, bei dem den Kolleginnen und Kollegen nachhaltig geholfen wird und auch alle im Arbeitsalltag nutzen können.

Als unser Projekt feststand, haben wir uns zusätzlich an Mitarbeitende gewandt, die mit dem bestehenden Programm bereits arbeiten. So konnten wir sicherstellen, dass wir alles aus dem Programm raus holen und das Potenzial voll ausschöpfen.

Zudem haben wir sehr früh und vor allem sehr oft die Geschäftsführung eingebunden. So konnten wir vermeiden, dass wir Arbeitsschritte umsetzen, die am Ende gar nicht erwünscht sind. Zu guter Letzt muss die Geschäftsführung sowieso die Zustimmung geben und so konnten wir uns sicher sein, dass das Projekt sich nicht in eine Richtung ändert, die gar nicht gewünscht ist.

Wie muss man sich die Projektarbeit mit der Plattform DS2 vorstellen?

Der Hauptnutzen ist die Aufgabenverwaltung. Es gibt vorgegebene Aufgaben vom RKW und darüber hinaus konnten wir unsere eigenen Aufgaben und Meilensteine, die anstanden, einpflegen. So gelangten sie nicht in Vergessenheit und wir konnten immer überblicken, bis wann diese fertig sein mussten und wer für die Bearbeitung verantwortlich ist.
Das Aufgabenboard ist für jede/n einsehbar und kann jederzeit und unabhängig voneinander bearbeitet werden. Das hat den klasse Nebeneffekt, dass jeder Projektteilnehmende zu jedem Zeitpunkt den Status des Projekts einsehen und nachvollziehen kann.

Inwiefern hat euch DS2 bei eurer Projektarbeit weitergeholfen?

Wir konnten so ganz leicht den Zeitrahmen überblicken und in diesem Rahmen auch ganz einfach die Aufgaben zuteilen.
Außerdem konnten wir so ganz einfach den Kontakt mit Ernst Grund und Birte Zeltmann vom RKW halten und offene Fragen und Probleme schnell und unkompliziert klären

Wie hat die Zusammenarbeit im Team geklappt?

Wir waren zu zweit und somit ein kleines Team. Daraus ergaben sich Vor- und Nachteile. Ein Vorteil ist natürlich, dass wir uns einfach absprechen konnten und wenig verschiedene Meinungen aufeinander abstimmen mussten. Durch die Covid-19-Pandemie und andere Umstände mussten wir allerdings stellenweise alleine das Projekt vorantreiben, wodurch sich die Projektumsetzung bis zur Deadline recht schwer gestaltete. Im Nachhinein würden wir empfehlen, dass Urlaub beispielsweise schon frühzeitig aufeinander abgestimmt wird und so möglichst wenige Überraschungen auf das Projektteam zukommen.

Worauf seid ihr besonders stolz?

Leon: „Ich bin besonders stolz darauf, dass wir ein Projekt umgesetzt haben, dass zukünftig von allen Mitarbeitenden genutzt und fest zum Arbeitsalltag gehören wird. So haben wir eine wichtige Stütze im Unternehmen geschaffen, die tatsächlich positive Effekte hat.“

Nadine: „Ich bin stolz darauf, dass wir ein Projekt selbstständig umgesetzt haben und das die Teamarbeit unkompliziert funktioniert hat. Auch bin ich stolz darauf, dass es in Zukunft den Arbeitsalltag für alle Mitarbeitenden nachhaltig erleichtern wird.“

Habt ihr noch einen Tipp für die nächsten Digiscouts?

Es sollte darauf geachtet werden, dass die Meilensteine schon von Beginn an gewissenhaft gesetzt werden, damit die Einhaltung dieser auch umsetzbar ist. Nach Festlegung sollte auch auf die Einhaltung geachtet werden. Der Rahmen des Projekts kann schnell gesprengt werden, wenn die Übersicht verloren geht.
Zudem ein weiterer Tipp von uns: Nutzt das Tool DS2, das euch bereitgestellt wird. Hier könnt ihr einfach den Überblick behalten und schnell nachvollziehen, welche Aufgaben anstehen. Ein weiterer Vorteil ist aber auch die Zahl der bereits erledigten Aufgaben. Das motiviert das gesamte Team sehr, da man jederzeit sehen kann, was schon alles erledigt wurde.

Vielen Dank!