Produktiv durch den Tag – wie orts- und zeitflexibles Arbeiten funktioniert

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat am 3. April zum virtuellen Roundtable zum Thema „FlexWork“ eingeladen. Genutzt wurde der unternehmensinterne Experimentierraum „FlexWork“ von derDeutschen Kreditbank AG. An dem Gespräch nahmen Christian Liedtke, HR-Manager des Geldinstituts und Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, Leiterin der Abteilung „Zusammenarbeit und Führung“, teil. Unter den Zuhörerenden war auch die Autorin.

Was versteht man unter „FlexWork“?
Unter dem Experimentierraum „FlexWork“ wird verstanden, orts- und zeitflexibles Arbeiten systematisch und ganzheitlich anzugehen. Die Arbeit findet somit überwiegend in virtuell arbeitenden Teams statt. Die Bank entschied sich für den Versuch dieser neuen Arbeitsweisem Unterstützung bei der Umsetzung erhält sie vom Frauenhofer-Institut.

Zusammenfassung des Experiments:
Schon zuvor waren regelmäßige Tage im Homeoffice und flexible Teilzeitvereinbarungen  fester Bestandteil der Arbeitskultur in der Deutschen Kreditbank AG. Ziel war es, den Mitarbeitenden die bestmöglichsten Arbeitsbedingungen und -möglichkeiten zu bieten. Zudem möchte die Bank Digitalisierung in allen Bereichen (Arbeitsprozess, -inhalt und -organisation) voranbringen. Aus diesem Grund entschieden sie sich für eine Teilnahme an dem Experiment. Zuerst wurden alle Mitarbeitenden über das Vorhaben informiert und in die Vorgehensweise miteingebunden.

Es ist sehr wichtig, diese Thematik transparent für alle Kolleginnen und Kollegen zu behandeln und zu kommunizieren, damit die Mitarbeitenden von Anfang an miteingebunden sind, wissen was passiert und nichts über ihren Kopf hinweg entschieden wird", sagt Dr. Josephine Hofmann.

So ist die Bereitschaft etwas Neues auszuprobieren und zu lernen viel größer und motivierender. Das Ziel (bestmöglichste Arbeitsbedingungen und -möglichkeiten) war vorher festgelegt und benannt, nur der Prozess dorthin blieb offen. Das Wichtigste für ein erfolgreiches „FlexWork" ist schlichtweg Mut. Mut, sich auf Neues einzulassen und einfach mal zu schauen, wie sich Dinge entwickeln.
Für die beiden Pilotierungsphasen haben sich interessierte Mitarbeitende gemeldet, die Lust hatten daran teilzunehmen und diese Art der Arbeitsform ausprobieren wollten. Zuerst wurde gemeinsam herausgefunden, welche Voraussetzungen organisatorisch, personell und technologisch benötigt werden (1. An was arbeitest du, wenn du ortsflexibel bist? 2. Was benötigst du dafür?). Im Laufe der Zeit hat sich diese Art der Zusammenarbeit in der Bank etabliert. Jeder Mitarbeitende darf selbst entscheiden, wie er arbeiten möchte, wenn es die Tätigkeit erlaubt.

Der Erkenntnisgewinn aus dem Round Table

Dem Gespräch der beiden Interviewten zu lauschen war sehr interessant, informativ und ermutigend. Christian Liedtke ist sehr begeistert von dieser Arbeitsweise und strahlt diese auch nach außen aus.

Im Folgenden sind die Hauptthemenpunkte der Gesprächsrunde aufgeführt. Zu jedem Punkt gibt es eine kurze Antwort aus dem Gespräch.

• Gründe, das Experiment auszuprobieren: Digitalisierung sollte nicht nur in einem Bereich stattfinden, sondern in allen. Nur durch das Einlassen auf etwas Neues, kann etwas Neues erreicht werden. Digitalisierung lässt sich nicht vermeiden, jetzt kann der Prozess noch frei mitgestalten werden.
• Teamkarte: Alle wichtigen Themen im Team zusammen besprechen, um somit für jeden die beste Arbeitsweise zu erreichen.
• Herausforderungen: Jeder hat eine individuelle Vorstellung (z. B. Vereinbarkeitsthematik) und Arbeitsweise. Aus diesem Grund ist der Austausch im Team (Teamkarte) sehr wichtig, um für jeden die bestmöglichste Arbeitsform zu erreichen.
• Führungskräfte: Bedenken der Führungskräfte minimiert die Teamkarte. Wie zuvor genannt, sollen individuelle Arbeitsweisen im Team besprochen werden. Dies führt zu einer Entlastung der Geschäftsleitung.
• Auswirkungen: Nachweisen kann das Geldinstitut, dass die Vereinbarkeit und die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden gestiegen sind. Viele stellten fest, dass sie produktiver arbeiten können. Auch die Onlineablagen sind gepflegter. Je digitaler gearbeitet wird, umso mehr Flexibilisierung ist möglich. Dadurch ist auch standortübergreifendes Arbeiten einfacher. Zudem besteht im nächsten Schritt, wenn die Kommunikation im Team auf virtuelle Weise funktioniert, die Möglichkeit, mit der Kundschaft digital in Kontakt zu treten.
• Art der Kommunikation: Von großer Bedeutung ist die Kommunikation. Welche Art im Team genutzt wird, E-Mail, Telefon- oder Videokonferenz, ist dem Team überlassen. Regelmäßiger Kontakt ist unverzichtbar, informell und formell, um einerseits das Teamgefühl zu erhalten und andererseits sich gegenseitig auf dem aktuellen Stand zu halten. Dadurch bekommt der persönliche Austausch einen viel höheren Stellenwert!
• Führen aus der Entfernung: Dabei hilft ein Workshop, bei dem der eigene Führungsstil reflektiert und im nächsten Schritt mit anderen Führungskräften und dem Coach besprochen wird. Ein Führungskräftetagebuch kann dabei unterstützend sein. Wichtig ist es, seinen Mitarbeitenden einen Vertrauensvorschuss zu geben und in regemäßigem Kontakt mit diesen zu stehen.
• Skeptiker Überzeugen: Es gibt einen Rahmen, indem Individualität zugelassen wird.
• Work-Life-Balance/ Entgrenzung: Die individuelle Work-Life-Balance muss für jeden geklärt sein. Die Erwartungshaltung sollte hierfür auf beiden Seiten von Anfang an besprochen werden.

Durch die jetzige Situation kann jeder in diesem Bereich viel lernen und erproben. Das ist alles Wissen, dass nicht in der Schule erlernt wird und jeder jetzt reinwachsen muss.

Jeder soll seinen Tag so für sich planen, wie es am besten für ihn ist und er dadurch produktiver sein kann“, sagt Christian Liedtke.

Diesen Satz fand ich total toll. Unter diesem Motto sollte jeder seine aktuelle Zeit im Homeoffice nutzen und gestalten!
In dem Gespräch wurde mir auch noch einmal deutlich, wie wichtig der Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen ist. Auch der Flurfunk spielt eine große Rolle in der Arbeitskultur. Diese soll erhalten bleiben. Bleiben Sie also in Kontakt mit Ihren Kolleginnen und Kollegen!

Wenn Sie Lust haben mehr dazu zu erfahren, empfehle ich Ihnen in den Podcast auf der Homepage des BMAS reinzuhören. (Aktuell noch nicht online.)