Arbeit demografiefest gestalten

Aussagekräftige Fehlzeitenanalysen setzen klare und einheitliche Kriterien voraus. Dies gilt mit Blick auf den eigenen Betrieb und besonders, wenn Sie überbetriebliche Vergleiche (zum Beispiel Branchenwerte) anstellen möchten.

Es gibt keine verbindliche Definition von Fehlzeiten sowie keine Vorgaben für deren Ermittlung und Auswertung. Unter Fehlzeiten können zum Beispiel auch Abwesenheiten durch Mutterschutz oder Urlaubsund Weiterbildungszeiten verbucht werden. Zielführend ist es, vor allem die krankheitsbedingten Fehlzeiten in den Fokus zu nehmen. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass Beschäftigte, die aufgrund ihrer Krankheitsdauer aus der Lohnfortzahlung gefallen sind, bei der Berechnung dennoch berücksichtigt werden.

Um verlässliche Daten zu erhalten, sollten Sie die Fehlzeiten über einen längeren Zeitraum und einen daraus gewonnenen Durchschnittswert ermitteln. Stichtagserhebungen bergen demgegenüber ein zu hohes Risiko zufälliger Ausreißer (zum Beispiel eine Grippewelle).

Beginnen Sie die Analyse mit einer Prüfung der Verteilung der Fehlzeiten auf die Abteilungen im Unternehmen. Ihre Führungskräfte erhalten damit Informationen über die Gesundheitssituation in ihrem Zuständigkeitsbereich im Vergleich zu anderen Abteilungen. Ihre Analysen sollten überdies das Erkrankungsgeschehen nach Beschäftigtengruppen (Alter, Geschlecht) erfassen und damit der „Vielfalt“ in der Belegschaft Rechnung tragen. Sie beantworten damit folgende Fragen:

• Wie verteilen sich die Fehlzeiten auf die einzelnen Bereiche der Organisation? Das heißt: Gibt es Arbeitsbereiche und Abteilungen mit unteroder überdurchschnittlich hohen Fehlzeiten? Was könnten Gründe dafür sein?
• Wie verteilt sich die Fehlzeitenquote nach Geschlecht, Status, Altersgruppen und Berufskategorien, gibt es bestimmte Beschäftigtengruppen mit besonders niedrigen oder hohen Fehlzeiten? Kommen bestimmte Belastungen als Ursachen in Frage?

Ermitteln Sie auch die Verteilung der Zahlen auf kurzzeitige (1 bis 3 Tage), mittelfristige (4 Tage bis 6 Wochen) und langfristige (mehr als 6 Wochen) Abwesenheiten. Damit erhalten Sie Anhaltspunkte über das Auftreten schwerer Erkrankungen, die beispielspielweise für betriebliche Eingliederungsmaßnahmen zu beachten sind. Auch sind Daten zur Krankheitsdauer für die Personaleinsatzplanung von Bedeutung. Besonders relevant sind dabei folgende Fragen:

• Wie hoch ist der Anteil der Kurzbzw. Langzeitabwesenheiten an den Arbeitsunfähigkeitstagen insgesamt, durch welche Abwesenheiten entsteht die höhere Zahl an Arbeitsunfähigkeitstagen?
• Wie viele Arbeitsunfähigkeitstage entstehen durch Erkrankte, die aus der Lohnfortzahlung herausgefallen sind?
• Wie verteilen sich die Fehlzeiten auf die einzelnen Kalendertage und Monate im Jahr, gibt es saisonale Schwankungen?