Die Mercateo AG betreibt einen Online-Marktplatz für Geschäfts- und Fachbedarf. Dabei übernimmt der Portalbetreiber den Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden – angesichts der stetig wachsenden Zahl an Rechnungen eine echte Herausforderung.
Deshalb setzt Mercateo auf eine möglichst automatisierte Rechnungsbearbeitung und nutzt hierfür teilweise ein externes Server- und Softwareangebot, das mit dem eigenen ERP-System verbunden ist. Ausgehende Rechnungen werden archiviert und per E-Mail versandt. Bevor sie in das ERP-System zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden können, werden eingehende elektronische Rechnungen zunächst archiviert. Papierrechnungen werden mit einem OCR-Scanner zunächst digitalisiert, bevor sie archiviert und ins System eingespeist werden.
Damit konnte das Unternehmen die Bearbeitung von Rechnungen zu über 98 Prozent digitalisieren, wobei beim Digitalisierungsgrad ein Unterschied zwischen Ein- und Ausgangsrechnungen besteht. Die Erfassung von eingehenden Rechnungen ist durch OCR-Verfahren und XML-Rechnungen zu 98 Prozent digitalisiert, die Verarbeitung von Ausgangsrechnungen ist bereits zu 99 Prozent digitalisiert. Selbst elektronische Rechnungen im PDF-Format werden strukturiert ausgelesen, um sie automatisch ins System für die Buchhaltung zu übertragen.
Bei der Gestaltung dieses Digitalisierungsprozesses wurden die Mitarbeiter mitgenommen, indem die beteiligten Kollegen aus den Fachabteilungen in die Prozessgestaltung mit einbezogen wurden. Bei der Standardisierung des Verfahrens setzte Mercateo konsequent auf das Know-How der erfahrenen Kollegen. Dadurch wurde eine Lösung entwickelt, die sich dem Arbeitsalltag im Unternehmen ideal anpasst und den Bedürfnissen optimal gerecht wird.
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