Bessere Kommunikation im Handwerk: eine App macht es möglich

Zu Beginn des Projekts haben wir euch unter anderem gefragt, warum ihr bei den Digiscouts® mitmacht. Eure Antwort lautete:  die Gelegenheit wahrzunehmen, auch mal eigenständig ein Azubi-Projekt umzusetzen. Wie seid ihr im Projekt gestartet?

Wir können es doch einfach mal ausprobieren! – mit diesem Satz fing das Digiscouts®-Projekt bei uns  – der Bauunternehmung Schneider GmbH – an und überzeugte später auch die letzten Skeptiker gegenüber Apps im Haus. Als Erstes haben wir Probleme und Verbesserungspotenziale gesammelt und aufgeschrieben. Dazu haben wir natürlich mit einigen Kolleginnen und Kollegen gesprochen – wir sind jetzt auch nicht so groß, ca. 45 Mitarbeitende, da ging das gut zwischendurch. Dem Großteil der Kollegschaft ging es darum, die Kommunikation untereinander zu verbessern und irgendwie die Zettelwirtschaft abzuschaffen. Wir sind ja ein Bauunternehmen, das heißt, wir machen alles rund ums Bauen, sprich Ausbau, Umbau, Fliesen oder auch Industriebau. Im Arbeitsalltag müssen wir uns nicht nur untereinander, sondern auch mit Vorarbeitern, Architekten, Ingenieuren usw. abstimmen. Das ist oftmals nicht so leicht, weil sich immer wieder Planänderungen ergeben. Als wir dann das Gefühl hatten, wir haben genug Informationen gesammelt, sind wir zu unserem Chef und Ausbilder, Michael Schneider, und haben ihm erzählt, was wir erfahren haben und was ein gutes Digiscouts®-Projekt sein könnte. Unsere Idee: eine App fürs Handwerk, die einen Austausch ermöglicht. 
– Yannik Schmitt, Auszubildender zum Maurer im ersten Lehrjahr

Eine App sagt ihr – klingt zunächst nach einer schnellen und einfachen Lösung?

Nein, ganz und gar nicht. Eine App an sich ist ja eigentlich nur Mittel zum Zweck. Die Lösung ergibt sich durch die richtige Nutzung. Wenn keiner weiß, wie und was genau er zu machen hat, dann bringt auch die „beste App der Welt“ nichts. Es war erstmal nur eine Idee. Wir waren zu diesem Zeitpunkt noch weit davon entfernt, genau zu sagen, was für eine App das sein sollte, was das kosten könnte und wie wir unsere Idee „App für das Handwerk“ umsetzen wollten. Das kam erst später. 
– Niklas Braun, Auszubildender zum Maurer im zweiten Lehrjahr

Wie sahen eurer nächsten Schritte aus?

Nach dem Gespräch mit Herrn Schneider sind wir im Internet auf die Suche nach Apps gegangen, die speziell im Handwerk genutzt werden. Zum Glück sind wir hier sehr schnell fündig geworden – unser Favorit war CRAFTNOTE. Das ist eine kostenlose App fürs Handwerk. Das Beste für uns zwei Azubis war, dass es „so einfach wie WhatsApp“, aber datenschutzkonform ist. Diese App schlugen wir dann unserem Ausbilder, Herrn Schneider, vor und überlegten, ob das nicht auch was für uns sein könnte. Herr Schneider war uns hier eine große Hilfe. Um sicher zu gehen, dass diese App wirklich zur Verbesserung der Kommunikation beiträgt, hat er kurzerhand unsere engsten Partner – also Architekten, Ingenieure und andere Handwerker – angerufen und gefragt, ob die App bekannt sei und ob sie sich vorstellen können, künftig damit zu arbeiten. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Sogar diejenigen, die es noch nicht kannten, hätten kein Problem damit, es auszuprobieren. Das war schon ziemlich cool, als wir immer mehr merkten, wie gut unsere Idee ankam und wie daraus allmählich ein richtiges Projekt wurde. 
– Yannik Schmitt

Ihr habt die App vorhin als ein Werkzeug beschrieben, das nur hilfreich ist, wenn man weiß, wie es zu bedienen ist. Erzählt doch bitte, wie ihr das „Werkzeug“ CRAFTNOTE euren Kolleginnen und Kollegen erklärt habt?

Als Erstes haben wir darüber nachgedacht, ob wir allen Kolleginnen und Kollegen die App vorstellen, oder diese erst im kleinen Kreise testen. Wir haben uns dann für Letzteres entschieden. Herr Schneider fand diesen Vorschlag ebenfalls gut und holte ein paar weitere Mitglieder des Kollegiums dazu, die mit uns dreien die App testeten. In der App gibt es zu jeder Funktion einen Button. Wenn mal also bspw. geänderte Baupläne weiterleiten möchte, kann man ihn wie bei WhatsApp in den Chat hochladen oder auch in die Dateiablage in den entsprechenden Ordner. Alle Personen, die für dieses Bauprojekt freigeschaltet sind, erhalten dann eine Mitteilung über den Chat und haben dann auf den Plan Zugriff. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, externe Personen wie Bauherren oder Architekten mit einzubeziehen. 
– Niklas Braun

Für das zukünftige Arbeiten mit der App haben wir schon überlegt, einen kleinen Workshop für die Kolleginnen und Kollegen zu machen. Hier würden wir alles genau erklären und alle Vorteile der App aufzeigen. Wie bspw. die flexible und bessere Kommunikation, die Weiterleitung von wichtigen Dokumenten, die Zeitersparnis – sprich kein Hinterherfahren mehr. 

Nun sind sechs Monate nach eurem Projektstart vergangen. Was würdet ihr sagen, wo steht ihr jetzt?

Wir nutzten ja die App bereits im kleinen Kreis. Ein Beispiel: Ich habe gestern Abend Pläne vom Architekten erhalten und der Kollege hat sie heute Morgen dann mitgenommen. Kaum war er weg, hatte ich eine E-Mail wegen Änderungen und neuer Pläne im Anhang. Die konnte ich dann direkt über die App an das Team auf der Baustelle weiterleiten, denn es gibt auch eine Web-Version für den PC. Früher hätte ich hinterherfahren müssen, was mich sehr viel Zeit gekostet hätte. Natürlich gibt es auch immer Mitarbeitende, denen das etwas schwerer fällt mit der Digitalisierung. Wir haben zwei Gesellen, die sind schon etwas älter und die haben auch kein Smartphone. Die können mit dieser App nichts anfangen. Das ist halt so und das wird sich auch nicht ändern. Aber das ist auch okay – das wissen alle und das ist für alle in Ordnung. Die beiden bekommen die Informationen dann über uns. Auf der anderen Seite haben wir auch einige, die sind sehr fix gewesen und haben schnell verstanden, wie das mit der App funktioniert. Wir sind mit dem Entwickler der App in Kontakt und erfahren so über ständige Neuerungen. Aktuell nutzen wir vor allem die Chat-Funktion sowie die Dateiablage. Die anderen Funktionen wollen wir aber in Zukunft auch stärker in das Alltagsgeschäft mit einbinden.  
– Michael Schneider, Geschäftsführer und Ausbildender