Projekte richtig planen: Zeitmanagement – ein unterschätzter Faktor

Wer richtig plant, hat quasi schon die halbe Miete beim Projektmanagement. Das können auch die beiden Auszubildenden zur Kauffrau für Büromanagement Karlotta Primke und Luisa Skrzipczyk der temps GmbH bestätigen. Sie haben ganze Arbeit geleistet, auch körperlich, um das Projekt erfolgreich umsetzen. Innerhalb von einem halben Jahr haben die beiden Azubis das Lager des Malereibetriebes fast komplett digitalisiert. Doch was heißt das konkret?
„Wir haben das Lager aufgeräumt – im Teamwork mit anderen Kollegen, einen Scanner angeschafft, das Lager mit WLAN ausstatten lassen, ein System für die Software festgelegt, die Regale beschriftet und mit Scan-Codes versehen, die Materialentnahmezettel mit dem System verknüpft, die Mitarbeiter geschult und eingewiesen und vieles darüber hinaus und –es gibt immer noch was tun“, erzählt Luisa Skrzipczyk.

Projektplanung – mit Meilensteinen und Checkliste vorausgedacht

Bevor das komplette Lager umgekrempelt wurde, stand ganz klar die Planung im Fokus. Bei der Planung geholfen haben vor allem die Meilensteine, die sich die Digiscouts® für den gesamten Projektzeitraum gesetzt haben. Dafür haben die Azubis ein digitales Projektmanagementtool genutzt und unter anderem eine Checkliste mit SMART (spezifisch, messbar, ambitioniert, realistisch und terminiert)-Zielen erstellt. Die Ergebnisziele wie „Den Lagerbestand digital mit Scan-Codes erfassen“ und die Vorgehensziele, also wie das Ergebnis erreicht werden kann, haben die beiden schriftlich festgehalten. „Diese Vorgehensweise hat uns die gesamte Projektphase über geholfen, den Überblick über die vielen einzelnen Aufgaben zu bewahren“, erklärt Karlotta Primke.

Digitalisierung des Lagers: „Was brauchen wir?“

Fragen wie: „Wie erleichtern wir den Mitarbeitern durch die Digitalisierung die Arbeit?“ und „Was genau müssen wir alles bei der Umsetzung berücksichtigen?“ mussten vorher mit allen Beteiligten wie den Malermeistern oder Lagermitarbeitern geklärt werden.
Klar war zunächst: Es sollte ein Mindestbestand von Materialien von beispielsweise Farbeimern und Werkzeugen eingeführt werden, auch der Warenein- und -ausgang sollte elektronisch erfassbar sein. „Keiner der Kollegen wusste, ob und wie viel Farbe überhaupt im Lager war. So konnte es durchaus sein, dass bestimmte Artikel im Lager nicht vorrätig waren und es somit auf einigen Baustellen zu zeitlichen Verzögerungen kam, da eben diese Artikel zum Arbeiten benötigt wurden“, sagt Primke. Außerdem war es den beiden Azubis wichtig, dass die Materialbestellungen digital durchgeführt werden können.

Den wirtschaftlichen Nutzen immer im Blick

Wozu eigentlich das Lager digitalisieren? Das fragten sich die Kollegen im Lager. Schließlich laufe doch mit den Listen auf Papier alles sehr schnell und routiniert ab. „Die Arbeitserleichterung für die Buchhaltung ist nur ein Vorteil, die die Kollegen im Lager nicht immer im Blick haben“, erzählt Skrzipczyk. „Wir sparen durch die gesamte Umstrukturierung auch Zeit im Lager, beispielsweise bei der Ausgabe von Materialien, bevor es auf die Baustelle geht. Alles ist jetzt in Regalen geordnet, ordentlich beschriftet und mit Scan-Codes versehen.“ Zudem hat jeder Mitarbeiter so einen genauen Überblick über den aktuellen Warenbestand und es sind Statistiken zum Lagerbestand verfügbar. Und nicht ganz unerheblich: die Kosteneinsparung! „Wenn wir beispielsweise eine Wasserwaage an einen Mitarbeiter für die Baustelle ausgeben, wird der Artikel gescannt und im System der Baustelle zugeordnet. Bleibt das Werkzeug auf der Baustelle liegen, so entstehen Kosten, die jetzt für den Meister sichtbar werden. Dieser kann auf seine Kollegen einwirken und einen kostensparenden Umgang mit den Werkzeugen erzielen. Schätzungsweise können so mehr als 30.000 Euro pro Jahr eingespart werden“, erklärt Peter Brock, kaufmännischer Leiter bei der temps GmbH.

Die Digitalisierung des Lagers war erst der Anfang: ein Ausblick

„Ende diesen Jahres steht die Inventur an, da wird sich zeigen, wie viel Zeit wir durch die neue Ordnung im Lager einsparen können. Inventur von Hand? Gibt es dann zum Glück nicht mehr, weil der aktuelle Lagerbestand mit Hilfe des Scanners erfasst werden kann“, erklärt Primke.
Momentan ist es noch nicht möglich, dass die Mitarbeiter eine automatische Mitteilung vom System erhalten, sollte der Materialvorrat zur Neige gehen. „Bis zum nächsten Jahr sollten wir aber die Aufgabe mit dem Mindestbestand umgesetzt haben“, so Skrzipczyk. Und ein weiteres Ziel haben sich die Azubis gesetzt: Auch das Lager für die Maschinen soll digitalisiert werden. „Wenn das alles geschafft ist, dann würden wir gerne die Ressourcenplanung auf den Baustellen angehen“, sagt Skrzipczyk. Und bei all den Stunden, die die beiden in das Digiscouts®-Projekt investiert haben, sollte eines nicht vergessen werden: „Wir sind stolz auf uns, was wir in dieser kurzen Zeit geleistet haben!“, ergänzt die 24-Jährige.