Das Intranet 2.0 – so die Idee – sollte den internen Austausch verbessern, die Zusammenarbeit fördern und Wissensvermittlung auf einer neuen Ebene ermöglichen. Das bestehende Intranet bot zwar eine solide Grundlage – mehr aber auch nicht. Sowohl inhaltlich als auch im Design diente es lediglich der Informationsvermittlung. Kurz gesagt: Es war weder benutzerfreundlich in der Bedienung, noch interessant. Und genau das wollte das vierköpfige Digiscouts®-Team der Horn & Bauer GmbH & Co. KG ändern.
Analysieren – Konzipieren – Programmieren: Erfolgsgeschichte Intranet 2.0
Bevor die Azubis mit ihrem Digiscouts®-Projekt so richtig durchstarten konnten, waren drei wichtige Dinge zu klären:
(A) Teilen die Mitarbeiter die Idee und den Wunsch nach einem neuen Intranet?
(B) Wie steht die Geschäftsführung zu dieser Idee?
(C) Was würde die Umsetzung kosten?
Eine Mitarbeiterumfrage sorgte schnell für Klarheit – alle waren begeistert. Als Nächstes musste die Geschäftsführung vom Nutzen, aber auch von der Bereitstellung finanzieller Mittel überzeugt werden. Gemeinsam mit dem RKW-Coach bereitete das Azubi-Team – aus dem ersten und zweiten Lehrjahr – seine Präsentation vor. Dabei profitierten sie sowohl von den Ratschlägen des Experten, als auch von den unterschiedlichen Perspektiven, die sie mit den verschiedenen Ausbildungsberufen mit einbrachten. Und zwar: zwei Industriekaufleute, ein Fachinformatiker und ein Elektroniker. Dieses Know-how erlaubte es den vieren, einen detaillierten Umsetzungsplan sowie einen ersten Kostenvoranschlag vorzustellen. Ein paar Tage später kam die erfreuliche Nachricht: Das Digiscouts®-Projekt ist genehmigt. Nun ging es für die Azubis richtig los: Damit alle am Projekt mitwirken konnten, absolvierten sie zuallererst gemeinsam einen kleinen IT-Grundlagen-Workshop. Danach folgte eine zweite Mitarbeiterbefragung – diesmal aber inhaltlicher Natur. Hier wurden Fragen, wie bspw. die Darstellung einzelner Fachabteilungen aussehen könnte, geklärt. Zunächst verschafften sich die Azubis anhand einer Testversion einen ersten Eindruck vom künftigen Intranet. Ein neuer Server wurde eingerichtet und die Datensätze aus der alten Datenbank neu sortiert und strukturiert. Das Lastenheft wuchs dabei stetig mit. In der zweiten Projekthälfte lag dem Azubi-Team dann die Codebase – also die grundlegenden Quellcode-Dateien des Programms – vor, die sie mithilfe des Lastenhefts entsprechend individueller Wünsche ausgestaltet haben. Auf der Abschlussveranstaltung präsentierten sie schließlich das fertige Intranet 2.0.
Ein modernes Intranet ist mehr als ein Werkzeug, das nur einem spezifischen Zweck dient und letztlich nur von einzelnen Mitarbeitern genutzt wird. Unser Intranet 2.0 spiegelt das gesamte Unternehmen wider.
– Bernd Rausch, Prokurist der Horn & Bauer GmbH &Co KG
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