Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Einführung der digitalen Raumvermietung

Das Ziel der Gemeinde Barleben ist es, das Wohl der Einwohnerinnen und Einwohner zu fördern und eine lebenswerte, moderne und zukunftsorientierte Kommune zu gestalten. Die Digitalisierung spielt dabei eine immer wichtigere Rolle. Das wissen auch die Azubis der Gemeinde und führten im Rahmen des Projekts Digiscouts ein System zur digitalen Raumvermietung ein.

Von der Idee zur Entscheidung

Auf der Suche nach geeigneten Digitalisierungspotenzialen machten sich die Auszubildenden Gedanken darüber, welche Arbeitsprozesse im kommunalen Alltag besonders zeitintensiv oder aufwendig sind. Dazu führten sie Gespräche mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen und sammelten Anregungen aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung.

Anschließend bewertete das Team die gesammelten Ideen anhand verschiedener Kriterien; etwa hinsichtlich der zu erwartenden Kosten, des Nutzens sowie der Umsetzbarkeit. Besonders wichtig war, dass das gewählte Projekt nicht nur die internen Abläufe verbessert, sondern auch einen spürbaren Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger bietet.

Schließlich fiel die Entscheidung auf ein Thema, das von einer Kollegin vorgeschlagen worden war: die Digitalisierung der Raumvermietung an Bürgerinnen und Bürger. Die Verwaltung kommunaler Objekte war bislang mit erheblichem organisatorischem Aufwand verbunden und bot daher großes Potenzial für eine digitale Lösung.

Teamarbeit und Vorbereitung für die digitale Raumvermietung

Nachdem die Idee stand, ging es an die Umsetzung. Zunächst galt es, alle relevanten Akteure einzubeziehen, angefangen bei den betroffenen Mitarbeitenden bis hin zur IT-Abteilung. Während die Kolleginnen und Kollegen Anforderungen und Wünsche an ein neues System formulierten, beschäftigte die IT sich mit der Suche nach einem passenden Anbieter für die Softwarelösung.

Dabei suchte das Azubi-Team auch den Austausch mit einer anderen Kommune, die bereits ein digitales Raumbuchungssystem im Einsatz hatte. Nach positiver Rückmeldung aus der Belegschaft und der Zustimmung des Bürgermeisters fiel die Wahl auf den Anbieter Locaboo.

Nutzen der neuen Raumvermietung

Ziel des Projekts war es, den bisher hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand der Raumvermietung zu reduzieren. Bislang konnten Bürgerinnen und Bürger Räume telefonisch, per E-Mail oder persönlich anfragen. Mitarbeitende prüften anschließend manuell die Verfügbarkeit, erstellten Zusagen oder Absagen und trugen alle Daten in einem Kalender und einer Excel-Tabelle ein. Sämtliche Kontaktdaten mussten hierbei ebenfalls händisch hinterlegt werden.  Zwei Wochen vor dem Termin erfolgte durch die zuständigen Mitarbeitenden die Rechnungslegung und der Versand der Unterlagen. Dieser Vorgang war sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig.

Mit dem neuen System soll dieser Prozess deutlich einfacher und weniger papierintensiv werden. Anfragen können künftig digital gestellt und automatisch verarbeitet werden, sodass Zusagen oder Absagen automatisch an die Bürgerinnen und Bürger verschickt werden. Damit wird die Raumvermietung übersichtlicher, schneller und für die Bürgerinnen und Bürger deutlich komfortabler.

Organisation und bisherige Erfahrungen der Azubis

Die Projektarbeit stellte das Azubi-Team organisatorisch vor einige Herausforderungen. Aufgrund unterschiedlicher Berufsschulzeiten sowie Urlaubsphasen, gab es selten die Möglichkeit gemeinsam am Projekt zu arbeiten. Vielmehr wurde abwechselnd am Projekt gearbeitet, was sich in der Praxis als gute Lösung herausstellte. Der Anbieter der neuen Plattform stellte das Programm im Detail vor und vereinbarte eine Testphase, um das System im Alltag zu erproben. Diese musste aufgrund unvorhergesehener Umstände zunächst verschoben werden, soll aber zeitnah nachgeholt werden. Erst danach wird lässt sich endgültig sagen, wie effizient die digitale Raumvermietung sein wird und ob die Gemeinde Barleben dauerhaft darauf umsteigt.

Fazit der Betreuerin

Insgesamt hat das Projekt gezeigt, dass es immer sinnvoll ist, über den eigenen Tellerrand zu blicken. Für eine gute interne Abstimmung waren beispielsweise eine bereichsübergreifende Kommunikation und Kooperation notwendig. Motivation und Ehrgeiz haben letztlich dafür gesorgt, dass das Ergebnis sehr positiv wahrgenommen wurde. Bei allem, was schon gut geklappt hat, sehe ich noch Lernpotenzial im Bereich des selbstständigen Planens und Handelns, so dass Impulse von außen zukünftig lediglich der eigenen Rückversicherung dienen. Zusammenfassend kann ich sagen, dass Finn und Charlotte über den gesamten Projektverlauf, trotz wechselnder Herausforderungen, engagiert an der Umsetzung des Digitalisierungsthemas gearbeitet haben und nach wie vor maßgeblich zu dessen Gelingen beitragen.

- Nadine Neue, Gemeinde Barleben