Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Sendungsverfolgung für die interne Post

Unter dem Motto „VISIONÄRE. MACHER. SPEZIALISTEN.“ unterstützt die AMCON Software GmbH mit modularen Systemen die Digitalisierung im öffentlichen Personennahverkehr. Dieses Streben nach Optimierung teilen auch die zwei Azubis des Unternehmens und führten im Rahmen der Teilnahme am Projekt Digiscouts die Sendungsverfolgung für die interne Post ein.

Analoges Sortierchaos

In vielen Unternehmen gehört der tägliche Posteingang zum festen Bestandteil der Arbeitsabläufe. Briefe, interne Sendungen und Pakete treffen regelmäßig ein und müssen zuverlässig an die richtigen Empfängerinnen und Empfänger weitergeleitet werden. Doch insbesondere bei mehreren Standorten oder wechselnden Anwesenheiten der Mitarbeitenden war die Nachverfolgung bislang oft schwierig bis unmöglich.

Das Unternehmen arbeitet an drei Standorten, zwischen denen die Post regelmäßig transportiert wird. Sendungen wurden manuell sortiert, auf Schreibtischen abgelegt oder verlegt. Der Sortierprozess der Post war somit nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

Lückenlose Sendungsverfolgung von Briefen und Paketen

Um die internen Abläufe zu optimieren und Transparenz zu schaffen, führte das zweiköpfige Azubi-Team eine digitale interne Sendungsverfolgung ein. Grundlage ist das mobile Android-Gerät PM95 mit integriertem Barcode-Scanner, das alle Schritte der Postverarbeitung digital abbildet.

Beim Eintreffen der Postsendungen bestehen zwei Möglichkeiten: Pakete mit vorhandenem Versand-Barcode werden über den Scanner erfasst, sodass über eine Schnittstelle, etwa zu DHL, Trackinginformationen direkt abgerufen werden können. Briefe hingegen erhalten einen unternehmenseigenen Barcode, der die eindeutige Zuordnung ermöglicht.

Alle erfassten Daten werden in einem zentralen System gespeichert, das mit der internen Datenbank der Mitarbeitenden und den zugehörigen E-Mail-Adressen verknüpft ist. Nach jedem Scan wird automatisch eine E-Mail an die jeweiligen Empfängerinnen und Empfänger gesendet, die über den aktuellen Status der Sendung informiert. Beim Eintreffen an einem Standort erfolgt ein weiterer Scan, der automatisch eine zweite Benachrichtigung an die Empfängerinnen und Empfänger auslöst und über die Abholmöglichkeit der Sendung benachrichtigt. So entsteht eine durchgehend transparente Sendungsverfolgung, angefangen beim Eingang der Sendung in der Verwaltung, bis hin zum Eintreffen am jeweiligen Standort.

Effizienz und Sicherheit dank Sendungsverfolgung

Seit der Einführung des digitalen Systems sind Fehlerquellen deutlich reduziert. Fehlleitungen, Verzögerungen oder verlorene Sendungen gehören der Vergangenheit an. Jede Postsendung lässt sich lückenlos verfolgen und alle Beteiligten verfügen jederzeit über aktuelle Informationen zum Status ihrer Sendungen.

Das System sorgt heute für klare Verantwortlichkeiten, transparente Abläufe und eine deutliche Zeitersparnis. Das Beispiel verdeutlicht, wie durchdachte Digitalisierungslösungen bestehende Prozesse nachhaltig verbessern und den Arbeitsalltag spürbar erleichtern können.