Bildungscontrolling für kleine und mittlere Unternehmen

Der RKW-Bildungscontrolling-Leitfaden unterstützt nicht nur den Controlling-Prozess durch Instrumente, sondern – ebenfalls instrumentell –, auch dessen Institutionalisierung im Unternehmen. Dies geschieht durch das Muster einer Verfahrensanweisung sowie durch einen Musterbericht des Personalleiters. Beide Muster formulieren Referenzen, auf die sich das Personalmanagement eines Unternehmens beziehen kann, entweder, indem es diese annimmt, oder aber, indem es sich davon unterscheidet.

Jetzt wird's ernst

Die Verfahrensanweisung ist das Systemelement, welches Bildungscontrolling im Unternehmen institutionalisiert und in dessen Qualitätsmanagement-System integriert. Sie ist Resultat der Entscheidung über all die Entscheidungsvoraussetzungen, die für eine reibungslose Durchführung von Bildungscontrolling benötigt werden. Die Verfahrensanweisung folgt der im Qualitätsmanagement üblichen Form.

Falls ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden ist, sollte die Geschäftsführung über die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensanweisung mit ihm in einen Beratungsprozess eintreten.

Das Instrument U 6 „Verfahrensanweisung Bildungscontrolling (Muster)“⁵¹ bietet eine Referenz, die die wichtigsten Regelungspunkte enthält:

^{51 Vgl. RKW Baden-Württemberg (2013) S. 112 ff.}

U6 Verfahrensanweisung Bildungscontrolling (Muster)

LEITTEXT

1. Was für Investitionen generell gilt, gilt auch für Weiterbildungsinvestitionen: Ein Controllingaufwand lohnt sich erst ab einer bestimmten Summe und ab einem bestimmten Relevanzniveau. Man schießt nicht mit Kanonen auf Spatzen.
2. Entsprechende Schwellen können in einer Verfahrensanweisung des Qualitätsmanagements festgelegt werden. Dies kann auf einfache Weise (nur eine Schwelle, die für den Controllingeinsatz eine einfache ja/nein-Entscheidung festlegt) oder auch differenzierter geschehen durch mehrere Schwellen, die Zuständigkeiten und Instrumenteneinsatz unterscheiden. Über Controlling niedriger Weiterbildungsinvestitionen entscheidet der Abteilungsleiter und über das Controlling bei höheren Investitionssummen der Geschäftsführer. Bei für das Unternehmen weniger bedeutsamen Weiterbildungen reicht ein Minimum an Controllinginstrumenten.
3. Rollenklarheit ist für jedes Controlling wichtig. Die Verfahrensanweisung Bildungscontrolling sorgt dafür, indem sie die Zuständigkeiten der jeweiligen Führungskraft, der beteiligten Mitarbeiter, des Personalwesens und der Geschäftsführung festlegt. Außerdem kann die Beteiligung des Betriebsrates gemäß Betriebsverfassungsgesetz aufgenommen werden.

Verfahrensanweisung

1. Ziel und Zweck
   1.1. Diese Verfahrensanweisung (VA) bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von organisierten Weiterbildungen/Qualifizierungen im Unternehmen. Es geht darum, die Wirtschaftlichkeit von Weiterbildung/Qualifizierung zu sichern. Diesem Zweck dient der Geschäftsprozess „Bildungscontrolling“. Er ist in einem Handbuch beschrieben.
2. Geltungsbereich
   2.1. Die VA gilt für alle organisierten Weiterbildungen/Qualifizierungen, die mehr als …€ Kosten verursachen und/oder eine mittlere bis hohe strategische Wirkung haben. Sie umfasst alle Formen der Weiterbildung/Qualifizierung für alle Mitarbeiter im Unternehmen.
   
   2.2. Bildungscontrolling erfasst jede einzelne Weiterbildung/Qualifizierung in diesem Sinne und in Gesamtheit alle Weiterbildungen/Qualifizierungen eines Jahres.
   
   2.3. Bildungscontrolling ist Bestandteil des Unternehmenscontrollings.
    
3. Begriffe
   3.1. Bildungscontrolling (BiCo) ist der Geschäftsprozess, der eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung bewusst systematisch plant, steuert und kontrolliert und dafür einige/alle Instrumente des Handbuches einsetzt.
   
   3.2. Eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung ist das Ergebnis einer Entscheidung. Sie hat das Ziel, die Fähigkeiten/Kenntnisse/Fertigkeiten der Mitarbeiter den Erfordernissen der Aufgabe anzupassen und/oder sie auf kommende Erfordernisse vorzubereiten.
   
   3.3. Eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung kann verschiedene Formen annehmen; z. B.: Unterweisung am Arbeitsplatz, Seminar (intern/extern), Workshop, Lehrgang, Lieferantenschulung, Projektlernen.
   
   3.4. Die Kosten einer organisierten Weiterbildung/Qualifizierung umfassen die fixen(internen) und variablen (externen) Kosten. In Abstimmung mit der Geschäftsleitung legt das Controlling die anzusetzenden Stundensätze der Mitarbeiter für die Kalkulation fest.
    
4. Zuständigkeit

Aufgabe	Entscheidung	Verantwortung	Mitwirkung	Information
Weiterbildung/ Qualifizierung	Geschäftsführung* Führungskraft ggf. Betriebsrat	Führungskraft	Personalwesen Mitarbeiter ggf. Betriebsrat	Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Anwendung des Geschäftsprozesses BiCo	Führungskraft Personalwesen	Personalwesen	Führungskraft Mitarbeiter	Geschäftsführung* Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Dokumentation der einzelnen Maßnahmen	Führungskraft Personalwesen	Personalwesen	Führungskraft Mitarbeiter	Geschäftsführung* Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Jahresbericht	Geschäftsführung	Personalwesen	Controlling	Geschäftsführung Mitarbeiter ggf. Betriebsrat

*Bei Kosten > .... ( z.B. 10.000 EUR/WB ) und bei Führungsqualifizierungen
 

5. Verfahrensablauf
   5.1. Jede organisierte Weiterbildung mit mehr als ….€ Kosten ist im Sinne des Geschäftsprozesses Bildungscontrolling zu gestalten. Übersteigen die Kosten 10.000 €, ist die Freigabe der Geschäftsführung erforderlich.
   
   5.2. Im Anwendungsfall müssen ohne Ausnahme mindestens die Instrumente E1.1, E4 und E8 des Handbuches eingesetzt werden. Die verantwortliche Führungskraft und das Personalwesen legen darüber hinaus fest, ob und wenn ja, welche weiteren Instrumente sie im jeweiligen Einzelfall einsetzen.
   
   5.3. Die Planung, Steuerung und Kontrolle der einzelnen Weiterbildungen/Qualifizierungen wird mit den Instrumenten durchgeführt und dokumentiert, auf die man sich festlegt. Die Leittexte des Handbuches unterstützen die Anwendung.
   
   5.4. Das Personalwesen koordiniert und überwacht den Prozess.
   
   5.5. Das Personalwesen fasst sämtliche organisierte Weiterbildungen/Qualifizierungen, für die diese Verfahrensanweisung gilt, in einem Jahresbericht zusammen. Für den Jahresbericht sind Vorlagen des Handbuches zu verwenden. Die Wahl der Vorlagen (Instrumente) trifft das Personalwesen in Absprache mit dem Controlling.
    
6. Dokumentation
   Für die Dokumentation stehen die Instrumente des Handbuches Bildungscontrolling zur Verfügung. Im Einzelfall sind die entsprechenden (siehe Punkt 5.3) Instrumente zu verwenden. Mit Hilfe der Instrumente sind die Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) zu dokumentieren, die zweckdienlich sind. Vollständigkeit ist nicht nötig. Für den Jahresbericht sind die im Handbuch gekennzeichneten Instrumente zu benutzen (siehe Punkt 5.5).
    
7. Mitgeltende Unterlagen
   Arbeitsanweisung „Handbuch Bildungscontrolling“.

BILDUNGSCONTROLLING­BERICHT DES PERSONALLEITERS

Der Bericht des Personalleiters hat die Funktion, der Geschäftsführung all die für die Bewertung (Vergangenheit), Ausrichtung und Steuerung (Zukunft) der Weiterbildung im Unternehmen relevanten Informationen in komprimierter Form zur Verfügung zu stellen⁵²:

^{52 Vgl. RKW Baden-Württemberg (2013), S. 110 ff..} 

U5 Bericht des Personalleiters (Muster)

LEITTEXT

1. Der Controllingbericht des Personalleiters an die Geschäftsführung beschreibt den Beitrag der Weiterbildung beziehungsweise der einzelnen Weiterbildungsmaßnahmen zur Realisierung der Ziele des Unternehmens, der Geschäftsfelder und gegebenenfalls der Funktionsbereiche.
2. Unter dem Gliederungspunkt Nr. 3 des Musterberichts werden die Ergebnisse des Bildungscontrollings zusammengefasst.
   Dazu können die ausgefüllten Instrumente U1 - U4 genutzt werden.

Bericht
Bildungs-Controlling 20..
Muster GmbH 
Fähigkeitsallee 100
70173 Stuttgart

Vorbemerkung
(Aufgabe des Berichtes, Aufbau, Inhalt)

1. Charakterisierung des Geschäftsjahres
   (Besonderheiten, Schwerpunkte, Beschreibung des Planungsumfeldes: Strategievorgaben, Projekte, Initiativen aus den Funktionen/Abteilungen)
2. Das Weiterbildungsjahr 20.. im Überblick
   - Wirkungstableau
   - Portfolio(s)
   - Kennzahlen
   -
3. Zusammenarbeit mit den Funktionen/Abteilungen
4. Kommentar