Die Gabor Shoes GmbH mit Sitz in Rosenheim ist seit 1949 in der Schuhbranche tätig. Das Familienunternehmen hat sich über mehrere Generationen einen festen Platz im Markt erarbeitet und ist heute vor allem für komfortable und qualitativ hochwertige Damenschuhe bekannt. Gabor ist in mehr als 60 Ländern vertreten und beschäftigt mehrere Tausend Menschen an Standorten in Deutschland, Portugal und der Slowakei.
In diesem Umfeld haben Auszubildende des Unternehmens im Rahmen des Projekts Digiscouts ein eigenes Digitalisierungsprojekt umgesetzt: die Professionalisierung des Besucher-Check-ins am Empfang in Rosenheim.
Von 18 Ideen zu einem Projekt
Bereits eine Woche vor der offiziellen Auftaktveranstaltung setzte sich das Azubi-Team mit den Projektbetreuenden zusammen, um mit einem ersten Brainstorming zu starten. Für die gemeinsame Ideensammlung nutzten sie ein Miro Board sowie feste wöchentliche Termine, um Aufgaben und Ziele festzulegen.
Aus insgesamt 18 gesammelten Digitalisierungsideen wählte das Team vier Favoriten aus. Am meisten überzeugte die Idee des digitalen Eincheckens am Empfang – inspiriert von Betriebsbesichtigungen, bei denen die Azubis gesehen hatten, wie andere Unternehmen ihre Besucher empfangen. Entscheidend für die Wahl waren zwei Kriterien: Das Projekt sollte bestehende Arbeitsabläufe spürbar verbessern und im vorgegebenen Zeitraum realistisch umsetzbar sein.
Der alte Prozess – und die neue Lösung
Zuvor trug ein Mitarbeiter Gäste manuell in den Outlook-Besucherkalender und die Empfangstafel ein. Besucher erhielten bei Ankunft einen nicht personalisierten Visitor Pass, ein Mitarbeiter wurde telefonisch informiert, und der Pass musste beim Verlassen wieder abgegeben werden.
Die neue Lösung setzt am iPad-Terminal im Empfangsbereich an: Besucher registrieren sich dort eigenständig, der zuständige Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt, und gleichzeitig wird ein personalisiertes Namensschild gedruckt. Über eine SharePoint-Liste behält das Empfangsteam jederzeit den Überblick, wer sich im Haus aufhält.
Zusammenarbeit mit vielen Abteilungen
Für Umsetzung und Organisation nutzte das Team unter anderem Miro, Teams Planner, OneNote und einen geteilten OneDrive-Ordner sowie die Canvas-Vorlage aus dem RKW-Portal zur Bewertung ihrer Ideen. Für die technische Umsetzung arbeiteten die Azubis eng mit dem Team Process & Automation zusammen und nutzten PowerApps als Plattform, ergänzt durch wöchentliche Abstimmungstermine. Eine frühe Testversion wurde von einer Testgruppe aus verschiedenen Mitarbeitenden zwei Wochen lang erprobt; das Feedback floss direkt in die Weiterentwicklung ein.
Nicht alles verlief reibungslos: Der Zeitplan musste angepasst werden, unter anderem weil es zunächst Probleme beim Design des Check-in-Kästchens gab. Gemeinsam mit einem Schreiner fand das Team eine passende Lösung für den Eingangsbereich, sodass auch die nötigen Kabelanbindungen vorhanden waren. Auch das Zeitmanagement gegen Projektende, die Urlaubszeit mit reduzierter Teambesetzung und die Dokumentation über mehrere parallel genutzte Tools stellten Herausforderungen dar.
Rückhalt aus dem Unternehmen
Ihre favorisierte Idee stellte das Team dem Vorstand in einer eigens erstellten Präsentation mit Pro- und Contra-Listen vor – und bekam direkt grünes Licht. Die Geschäftsführung unterstützte das Projekt durchgehend, etwa durch eine unkompliziert erteilte Dreherlaubnis für ein Projektvideo und viel Freiraum für eigenständige Entscheidungen. Auch aus dem Kollegium kam positive Resonanz, insbesondere auf das im Intranet veröffentlichte Projektvideo.
Die Abteilungen, in denen wir während der Projektphase eingesetzt waren, haben uns stets unterstützt und sich für unsere Arbeit interessiert. Insgesamt haben wir ein positives Arbeitsumfeld erlebt und freuen uns sehr über das Engagement und die Unterstützung unserer Kolleginnen und Kollegen.
Dreiköpfige Digiscouts-Team bestehend aus Emily, Aaliyah und Sophia
Was die Azubis mitgenommen haben
Besonders viel Freude bereiteten dem Team die gemeinsame Planung, der Videodreh und die Entwicklung der PowerApp. Gelernt haben sie vor allem Projektplanung, Zeitmanagement, Selbstorganisation und den Umgang mit digitalen Tools. Durch die eigenständige Umsetzung der Check-in-Lösung setzten sie sich zudem mit Datenflüssen, Schnittstellen zwischen Systemen und Datenschutzfragen auseinander.
Fazit der Ausbildungsverantwortlichen
Die Ausbildungsverantwortlichen bei Gabor beobachteten während des Projekts eine kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer Azubis – fachlich wie im Teamwork. Besonders hoben sie hervor, wie die Auszubildenden verstanden haben, dass ein Digitalisierungsprojekt die Zusammenarbeit vieler Abteilungen erfordert, von Datenschutz über Facility Management bis zu IT und HR. Für das Unternehmen ist das Projekt Digiscouts eine Möglichkeit für junge Mitarbeitende, sich jenseits des Tagesgeschäfts in Projektmanagement, Digitalisierung und Teamwork weiterzuentwickeln.
Wir sind stolz auf die Ergebnisse, den Einsatz und die Entwicklung aller Beteiligten. In diesem Projekt sehen wir einen wichtigen Schritt für die Zukunft unserer Nachwuchskräfte und unseres Unternehmens.
Sabine Klein, Senior Manager - Gabor Shoes GmbH
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