Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitale Werkzeugverwaltung

Die Gebr. Becker GmbH & Co. KG ist ein zuverlässiger mittelständischer Partner für die Planung, Installation und Wartung von technischen Anlagen für Heizungs-, Sanitär- und Klimatechnik sowie erneuerbare Energien. Neben hoher technischer Kompetenz legt das Unternehmen sowohl im Büro als auch auf der Baustelle großen Wert auf nachhaltige Lösungen und Digitalisierung. Im Rahmen des Projekts Digiscouts stieß ein dreiköpfiges Azubi-Team einen eigenen Digitalisierungsprozess im Unternehmen an und setzte diesen um: die Digitalisierung der Werkzeugverwaltung. Im nachfolgenden Interview erzählen die Azubis von ihren Erfahrungen.

Wie seid ihr auf die Idee der digitalen Werkzeugverwaltung gekommen?

Zu Beginn unseres Projekts standen wir vor der Aufgabe, eine digitale Verbesserung zu finden, die in unserem Arbeitsalltag echten Mehrwert schafft und auch umsetzbar ist. Nach einer Analyse unserer Abläufe und Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen sammelten wir zahlreiche Vorschläge, von digitalen Unterschriften bis hin zu einer Software zur Werkzeugverwaltung. Eine interne Umfrage half uns dabei, Themen zu identifizieren, die den Kolleginnen und Kollegen besonders am Herzen lagen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung entschieden wir uns schließlich für die Einführung einer digitalen Werkzeugverwaltung.

Wie sah die Ausgangssituation ohne die digitale Werkzeugverwaltung aus?

Bisher wurden die rund 5.000 Werkzeuge manuell auf Papierlisten erfasst. Diese waren häufig unvollständig oder veraltet, sodass oft unklar war, wer welches Werkzeug gerade nutzte oder in welchem Zustand es war. Mitarbeitende mussten manuell eintragen, welche Werkzeuge sie entliehen hatten, was oft vergessen wurde. Dadurch entstanden Wartezeiten, Doppelbuchungen oder Verluste.

Welche Vorteile ergeben sich aus der digitalen Lösung?

Mit unserer digitalen Werkzeugverwaltung kann der Lagerist die Werkzeuge über ein mobiles Gerät in unserem ERP-System ein- und ausbuchen. Jedes Werkzeug ist mit einem QR-Code versehen, über den Informationen wie Standort, Zustand und letzte Nutzung abrufbar sind. So verbessern wir sowohl Transparenz als auch Effizienz.

Wie würdet ihr eure Zusammenarbeit im Projektteam beschreiben?

Die Aufgabenverteilung erfolgte nach dem Prinzip „Stärken nutzen“: Eine Person übernahm die technische Umsetzung, eine andere die Dokumentation, eine dritte die Kommunikation mit den Abteilungen. Wir unterstützten uns gegenseitig und tauschten regelmäßig Feedback aus. Besonders gut lief die Ideensammlung, bei der wir viele kreative Vorschläge und ein starkes Teamgefühl entwickelten.

Eine große Herausforderung war allerdings das Zeitmanagement. Zwischen Berufsschule, Abteilungsarbeit und Projekt blieb oft wenig Zeit. Wir lösten das aber, indem wir feste Projektzeiten einplanten und Aufgaben priorisierten.

Motivierend war parallel, dass die Geschäftsführung von Anfang an offen für unsere Idee war und uns mit Ressourcen und Zeit unterstützte. Sie traute uns zu, eigenständige Entscheidungen zu treffen.

Was hat euch besonders Spaß gemacht?

Am meisten Spaß hat uns das eigenverantwortliche Arbeiten gemacht. Zu sehen, wie aus einer Idee ein funktionierendes System wird, war unglaublich motivierend. Auch die Zusammenarbeit im Team war ein echtes Highlight, weil wir uns gegenseitig gestärkt und voneinander gelernt haben.

Neben fachlichen Kompetenzen wie Projektmanagement und Kommunikation haben wir vor allem gelernt, wie wichtig Eigeninitiative, Durchhaltevermögen und Teamgeist sind. Wir sind auf unser durchgeführtes Projekt, die digitale Werkzeugverwaltung, sehr stolz!

Fazit des Betreuers

Das Digiscouts-Projekt hat gezeigt, wie viel Potenzial in unseren Auszubildenden steckt. Sie haben nicht nur eine digitale Lösung entwickelt, sondern auch Verantwortung übernommen, Probleme gelöst und das Unternehmen ein Stück digitaler gemacht. Ich bin beeindruckt von der Professionalität und dem Engagement des Teams und freue mich auf weitere Projekte dieser Art.

Felix Hartig (Personalentwickler, Gebr. Becker GmbH & Co. KG)

Vielen Dank an Annalena, Michelle und Razgar für die Einblicke!