Wissen im Unternehmen halten und verteilen

Bei genauerer Betrachtung der einzelnen Risiken werden die Grenzen des Wissensmanagements beziehungsweise der WM-Tools deutlich. In manchen Fällen ist es daher notwendig, zusätzlich zu den eingesetzten Instrumenten der Wissenssicherung und -verteilung, gezielt weitere Maßnahmen aus dem Personalmanagement einzusetzen. Jedoch sollte die Auswahl weiterer Maßnahmen immer an der Bearbeitung der spezifischen Risikoprofile orientiert sein.

Wenn sich die Anzeichen mehren, dass eine wichtige Schlüsselkraft unzufrieden mit der momentanen Arbeitssituation ist (hohes Fluktuationsrisiko), müssen den Tools zur Wissenssicherung zusätzlich Maßnahmen zur gezielten Bindung vorangestellt werden. Liegt die Kündigung erst einmal auf dem Tisch, ist es zur Wissenssicherung meist zu spät. Zudem fällt die Motivation des Mitarbeiters zur Weitergabe seines geschäftsrelevanten Wissens wahrscheinlich eher gering aus. Daher kann es sinnvoll sein, gezielte Bindungsmaßnahmen einzuleiten. Die Bindung des Mitarbeiters kann auf Grundlage eines Mitarbeitergesprächs geplant werden. Hier wird vielleicht deutlich, dass Maßnahmen angeboten werden müssen, die die Schlüsselkraft bei der Vereinbarkeit von Familie unterstützen und dass ein attraktiverer Aufgabenzuschnitt mit mehr Verantwortung benötigt wird.

Das Altersrisiko ist eine der wichtigsten Planungsgrundlagen für die Sicherung geschäftsrelevanten Wissens, da sich dadurch die verbleibende Zeit bis zum Erreichen des gesetzlichen Renteneintrittsalter ermitteln lässt. Jedoch ist es alles andere als sicher, dass der Mitarbeiter auch so lange bleiben wird – nicht wenige Unternehmen waren überrascht als Mitarbeiter vorzeitig ausgeschieden sind. Daher sollten ergänzend mit älteren Mitarbeitern (Zukunfts-)Gespräche über ihre Vorstellungen bezüglich der letzten Arbeitsjahre geführt werden (z.B. ab 55 Jahren). In den weiterführenden Informationen des Leitfadens findet sich ein Link zu einer Beschreibung der Zukunftsgespräche.

Völlig anderes verhält es sich bei einer Schlüsselkraft mit hohem Krankheitsrisiko. In einem Fall stellt sich beispielsweise heraus, dass der Mitarbeiter ein Interesse an der Weitergabe von Wissen hat, jedoch durch eine schwere Krankheit, dazu nicht in der Lage ist. Nach verschiedenen Gesprächen ist vereinbart worden, dass die Schlüsselkraft einen Teil der Arbeit von zu Hause aus tätigen wird und die verbleibenden Tage im Unternehmen zum Aufbau zweier Nachfolger nutzt.

Das Nachbesetzungsrisiko bildet nicht den eigentlichen Wissensverlust ab, jedoch gibt die Risikoeinschätzung wichtige Hinweise auf Schwachpunkte im Unternehmen und/ oder die Dringlichkeit der Wissenssicherung und -verteilung. In einer kombinierten Betrachtung mit den anderen Risiken lassen sich so die geeigneten Maßnahmen auswählen. So wird beispielsweise deutlich, dass für einen Mitarbeiter mit hohem Fluktuationsrisiko und einem hohen Nachbesetzungsrisiko, die Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung noch intensiver ausfallen müssen. Für ein anderes Beispiel ist ermittelt worden, dass ein hohes Altersund Krankheitsrisiko mit einem mittlerem Nachbesetzungsrisiko vorliegt, was zur Folge hatte, dass die Wissenssicherung nur mit mäßigem Aufwand betrieben wurde. In einem anderen Unternehmen sind die Risiken des Wissensverlusts mit gering – dafür aber mit einem sehr hohem Nachbesetzungsrisiko – beurteilt worden. Für dieses Beispiel ist entscheiden worden, Vorkehrungen in Form eines Nachfolge- und Mitarbeiterentwicklungsprogramme zu treffen.

Um bestimmte Risiken des Wissensverlusts zu bearbeiten, müssen gezielt weitere Maßnahmen aus dem Personalmanagement verwendet werden. In den Beispielen sind personalwirtschaftliche Maßnahmen und Programme, wie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Gestaltung attraktiver Aufgabenzuschnitte, Heimarbeit, Mitarbeitergespräche oder ein systematisches Nachfolgeprogramm, zusätzlich zu den Tools des Wissensmanagements zum Einsatz gekommen. Wichtig ist zu beachten, dass Standardlösungen nur bedingt sinnvoll sind. Es empfiehlt sich daher spezifische Lösungen für die spezifischen Risikoprofile zu erarbeiten.