Beteiligte, Prozessablauf und Vorbereitung
Jede Personalplanung hat es zu Beginn mit einer Fülle von Informationen zu tun, die die Beteiligten leicht überfordern kann. Daher braucht es eine einfache Systematik, die zunächst einmal Komplexität reduziert und die gemeinsame Aufmerksamkeit auf die „richtigen“ Themen und Informationen lenkt (siehe Abbildung 2).
Absolut unverzichtbar ist die Teilnahme der Geschäftsführung, wichtiger Bereichsleiter, des Personalleiters sowie des BR; nicht des gesamten BR-Gremiums, sondern des Vorsitzenden oder eines anderen kompetenten autorisierten Vertreters.
Für den Kreis, der hier zusammenkommt, ist in vielen Unternehmen eine systematische zielgerichtete Diskussion in einem halb- oder ganztägigen Workshop unüblich. Diese braucht es jedoch, wenn wichtige Weichenstellungen vorgenommen werden sollen und dafür die bestehende Vielfalt der unterschiedlichen relevanten Perspektiven im Sinne der Erzielung sinnvoller und umsetzbarer Ergebnisse genutzt werden soll.
Die Geschäftsführung steht für die strategischen Ziele des Unternehmens und verantwortet diese. Das kann niemand sonst, auch nicht in Vertretung. Die (wichtigsten) Bereichsleiter verantworten Funktions- oder Geschäftsbereiche, mit denen das Unternehmen im Wettbewerb sein Geld verdient. Aus dieser Perspektive richten sie den Blick auf die Anforderungen an das Personal. Der Betriebsrat hat dafür zu sorgen, dass die Interessen der Mitarbeiter an sicheren Arbeitsplätzen und an sozialer Anerkennung bei allen Planungen eine Rolle spielen. Der Personalleiter hat dafür zu sorgen, dass das Unternehmen heute und zukünftig für seine geschäftlichen Aktivitäten auf das passende Personal zugreifen kann. |
Keine dieser Perspektiven ist durch eine andere ersetzbar. Gute Ergebnisse einer strategischen Personalplanung setzen voraus, dass sie alle im Spiel sind.
Eine strategische Personalplanung lässt sich in sechs Schritten realisieren – ganz unabhängig von der Größe eines Unternehmens (siehe Abbildung 2).
Man braucht keine ausgearbeitete Unternehmensstrategie, lediglich als Input die Benennung der zentralen strategischen Personalbedarfstreiber durch Geschäftsführung oder Vorstand. Diese sollten auch dem Betriebsrat bekannt sein, jedenfalls in Unternehmen mit Wirtschaftsausschuss. Eine gute Organisation vorausgesetzt, lässt sich eine SPP in einem mittelständischen Unternehmen in einem etwa sechsstündigen Workshop mit den oben genannten Teilnehmern durchführen.
Die Vorbereitung ist Aufgabe der Personalleitung. Hauptsächlich sind dazu Daten des Personalbestandes aufzubereiten; außerdem gilt es, den Workshops zu organisieren und gegebenenfalls zu moderieren, falls kein externer Moderator verfügbar ist. Der Moderator sollte Methode wie einzusetzende Tools sicher anwenden können.
Die folgenden Abschnitte beschreiben ausführlich den Ablauf der strategischen Personalplanung. Die Prozessschritte werden durch einfach handhabbare Instrumente unterstützt, deren Anwendung jeweils erklärt und durch Beispielflipcharts („Praxisbeispiel 1–9“) aus realen SSP-Workshops in mittelständischen Unternehmen illustriert wird3.
Natürlich sollte der Moderator die Personalstruktur des Unternehmens gut kennen und die personalwirtschaftlichen Risiken zumindest grob einschätzen können (siehe 5. Schritt). Hilfreich, besonders bei größeren Unternehmen, ist eine vorbereitende Personalbestandsanalyse, bei der die Personaldaten nach Kriterien wie Alter, Jobfamilie, Geschlecht, Ausbildung u.a. aufbereitet werden. Dafür gibt es zahlreiche Instrumente, die zum Teil kostenlos im Internet angeboten werden (beispielsweise der Demografie-Kompass auf www.demobib.de)4. Idealerweise könnte schon vorab analysiert werden, welche Jobfamilien es im Unternehmen gibt (1. Schritt).
Zu Beginn des Workshops hat es sich bewährt, die Anwesenden mit einer Agenda sowie einem kurzen Input zu strategischer Personalplanung in die Methodik und den Ablauf einzuführen (siehe Abbildung 3).
3) Diese Beispiele enthalten unternehmenspezifische Abkürzungen die hier bewusst nicht verändert wurden.
4) Mehr zu Personalbestandsanalysen auf www.perso-net.de
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