Die SWB Städtische Wohnungsbau GmbH ist ein Immobilienunternehmen, das eine große Anzahl an Wohnungen und Gebäuden verwaltet. Zum Alltag gehört dabei auch die Ausgabe von Schlüsseln an externe Firmen, Dienstleister und Mitarbeitende. Der Prozess lief lange analog und stieß zunehmend an seine Grenzen. Im Rahmen des Projekts Digiscouts machte sich das Azubi-Team daran, genau das zu ändern und rief die digitale Schlüsselverwaltung ins Leben.
Von der Idee zur Entscheidung für die digitale Schlüsselverwaltung
In mehreren Treffen diskutierte das Team, welche Prozesse im Unternehmen sinnvoll digitalisiert werden könnten. Viele Ideen wurden gesammelt, abgewogen und wieder verworfen. Am Ende fiel die Entscheidung auf ein Thema, das den Arbeitsalltag konkret erleichtern sollte: die Digitalisierung der Schlüsselverwaltung am Empfang.
Ordner, Handschrift, Fehler: der analoge Alltag
Der Schlüsselschrank im Empfangsbereich der SWB ist der zentrale Aufbewahrungsort für alle Schlüssel zu Hauseingängen, Wohnungen und technischen Räumen. Kam eine Firma vorbei, um sich einen Schlüssel abzuholen, wurde die Ausgabe handschriftlich in einem dicken Ordner dokumentiert. Das System war zeitaufwendig, fehleranfällig und wenig übersichtlich, sodass es vorkam, dass Schlüssel nicht korrekt ausgetragen wurden oder generell nicht mehr auffindbar waren.
QR-Code statt Zettel: die digitale Lösung
Das Azubi-Team entwickelte eine webbasierte Lösung, über die die Schlüsselverwaltung künftig digital erfolgen kann. Über ein iPad am Empfang und einen QR-Code am Schlüssel werden Ausgabe und Rückgabe direkt erfasst und zentral gespeichert.
Der Nutzen ist vielfältig: Wer hat wann welchen Schlüssel erhalten und zurückgegeben, lässt sich jederzeit nachvollziehen. Im Fall eines Verlusts kann sofort geprüft werden, wer zuletzt Zugriff hatte. Und der dicke Ordner am Empfang gehört der Vergangenheit an, sodass nebenbei auch Papier gespart wird.
Schritt für Schritt zum Ergebnis
Das Projekt wurde strukturiert begleitet: Ein Coaching zu Beginn half dem Team, die bisherigen Ansätze zur Schlüsselverwaltung zu reflektieren und wichtige Impulse für die weitere Umsetzung mitzunehmen. Kurz darauf präsentierte das Team beim digitalen Erfahrungsaustausch den anderen teilnehmenden Betrieben im Projekt Digiscouts den aktuellen Stand und gewann durch den Blick auf andere Projekte zusätzliche Motivation. In den abschließenden Gesprächen wurde der gesamte Entwicklungsprozess von der ersten Idee bis zur fertigen Lösung reflektiert.
Mehr als ein Schulprojekt
Rückblickend war das Projekt für das Team mehr als eine Aufgabe neben der Ausbildung. Es bot die Möglichkeit, ein konkretes Problem eigenständig zu lösen, Teamarbeit unter realen Bedingungen zu erleben und ein digitales System von Grund auf zu schaffen. Die digitale Schlüsselverwaltung wird einen langfristigen Nutzen für die SWB bieten und kann bei Bedarf problemlos erweitert werden.
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