Mit Jobfamilien die Personalarbeit bereichern?
Schon länger vertreten wir die Idee, Jobfamilien könnten die Personalarbeit in mittelständischen Unternehmen sinnvoll unterstützen. Seit 2014 beschäftigen wir uns intensiver mit dem Ansatz und stellen fest: Jobfamilien werden trotz ihrer Einfachheit und Plausibilität nur selten genutzt. Dort, wo sie genutzt werden sind die Anwendungen und Ausgestaltungen sehr unterschiedlich. Einige Versuche sind gescheitert, nicht selten sind Jobfamilien zu Datenfriedhöfen degeneriert. Woran liegt das? Diskutieren Sie mit uns!
Einfach und plausibel, weil…
Jobfamilien sind Stellencluster, die nach dem Prinzip der Ähnlichkeit gebildet werden. Sie fassen "verwandte" Jobs, d.h. Stellen mit gleichen oder sehr ähnlichen Aufgaben(profilen) zusammen, zum Beispiel: Konstrukteure, Außendienstmitarbeiter, Einkäufer oder Arbeitsplaner.
Sie sind insofern kein eigenständiges personalwirtschaftliches Konzept, sondern ein Organisationsmittel, das vergleichbar mit anderen Clustern im Unternehmen ist, wie Warengruppen im Einkauf oder Teilefamilien in der Produktion. Das Prinzip ist: Vereinfachung durch Zusammenfassung. Damit können Jobfamilien personalwirtschaftliche Prozesse effizienter und effektiver gestalten, beispielsweise (strategische) Personalplanung oder Personalmarketing. Man bezeichnet sie auch als "Vielzweckwaffe".
Auch Jobfamilien bilden scheint relativ einfach:
1. Management und Personalverantwortliche fassen die Stellen mit gleichen oder sehr ähnlichen Aufgabenzusammen.
Entscheidender dafür, ob eine Stelle zu einer Jobfamilie gehört, ist die Frage: Ähneln sich die Aufgaben so stark, dass sich die Stelleninhaber gegenseitig (mit geringem Aufwand) vertreten könnten? Weniger entscheidend ist, ob sie in dem gleichen Kästchen im Organigramm stehen. Jobfamilien können, aber müssen demzufolge nicht einer Abteilung oder einem Team entsprechen.
2. Anschließend können die Jobfamilien genauer beschrieben werden. Die jeweiligen Fachvorgesetzten können gemeinsam mit den Personalverantwortlichen die wesentlichen Aufgaben der Jobfamilien festhalten (Achtung: Keine Tätigkeitsbeschreibungen!). Falls die Aufgaben der enthaltenen Stellen nicht genau gleich sind, konzentrieren sie sich hier auf die Gemeinsamkeiten.
Auf der Basis der Aufgabenprofile werden die Anforderungen definiert. Wichtig ist hier, dass die Anforderungen für alle in der Jobfamilie enthaltenen Stellen gelten können. Dementsprechend macht es Sinn, die Anforderungskategorien so sparsam wie möglich zu wählen. Die zentrale Frage ist doch: Was brauchen die Vertreter der Jobfamilie, um ihre Aufgaben erfüllen zu können? Wir sehen hier zwei relevante Anforderungskategorien: die fachspezifischen (Wissen, Werkzeuge) und die überfachlichen Fähigkeiten.
Für viele Anwendungsfälle ist es außerdem sinnvoll, die typischen Entwicklungswege bzw. Laufbahnen für die einzelnen Jobfamilien zu beschreiben: Wie werden erfahrungsgemäß die nötigen fachspezifischen und fachübergreifenden Fähigkeiten erworben? Welche Ausbildung(en), Abschlüsse und Vorerfahrungen (in anderen Jobfamilien) sind erforderlich? Welche Vorlaufzeiten sind dabei zu beachten? Welche Jobfamilien können sich gut "beliefern"? Mit den Antworten kann auch ein Vernetzungsbild entstehen, das die Beziehungen der Jobfamilien untereinander veranschaulicht.
Nicht (gut) genutzt, weil…
Unsere Hypothesen dazu: Die Bildung von Jobfamilien ist weniger das Problem, sondern ihr Vorteil ist gleichzeitig ihr Nachteil: Unternehmen müssen unter den vielen verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten die für sie sinnvollen auswählen, dies bei der Ausarbeitung des Ansatzes immer wieder berücksichtigen, die Jobfamilien sinnvoll verknüpfen und in die Organisation (und ihre Managementsysteme) einführen. Einfach gebildet, schwer integriert.
Das wird umso schwieriger, je weniger die Perspektive des Managements bzw. der jeweiligen Fachvorgesetzten einbezogen ist. Dann sind Jobfamilien "Spielwiese" der Personalverantwortlichen – nicht mehr.
Falls Sie mit Ihren Jobfamilien auf ähnliche Probleme stoßen oder Sie erfolgreich gemeistert haben, würden wir Ihren Ansatz gern kennenlernen und Erfahrungen austauschen. Gern unterstützen wir Sie auch als Pilotunternehmen bei der Einführung oder Weiterentwicklung Ihres Jobfamilien-Ansatzes. Melden Sie sich einfach bei mir oder meinen Kollegen aus dem Projektteam "Wettbewerbsfähig mit Personalstrategie".
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