Die JEMAKO International GmbH mit Sitz in Rhede (Nordrhein-Westfalen) entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Reinigungslösungen „Made in Germany“. Unser Betrieb mit rund 260 Beschäftigten ist insbesondere für seine leistungsstarken Fasern und umweltverträglichen Reinigungsmittel bekannt. Diese werden über ein Direktvertriebsnetz europaweit vermarktet.
Im Rahmen des Projekts Digiscouts entwickelte unser fünfköpfiges Azubi-Team ein digitales Tool zur Verwaltung von Wartungsverträgen.
Mit dem gesamten Betrieb auf Ideensuche
Zu Beginn stand die Frage: Wo können wir im Unternehmen konkret etwas verbessern?
Unsere erste Quelle waren eigene Erfahrungen – insbesondere Situationen, in denen uns selbst Prozesse unnötig kompliziert oder verbesserungswürdig erschienen. So kam beispielsweise die Idee auf, das Fahrtenbuch der Poolfahrzeuge zu digitalisieren.
Gleichzeitig wollten wir weitere Perspektiven einbinden. Per Rundmail baten wir alle Abteilungen um zusätzliche Anregungen. Das Ergebnis: ganze 15 Projektideen – ein Beleg für das große Engagement und Interesse im Unternehmen.
Qual der Projektwahl: Nutzen vs. Zeitaufwand
Schnell wurde klar, dass viele der eingereichten Ideen den zeitlichen Rahmen des Projekts Digiscouts gesprengt hätten. Daher war eine strukturierte Auswahl notwendig: Wir haben alle Ideen gesammelt, gemeinsam besprochen und in einer Liste mit Vor- und Nachteilen bewertet. Ausschlaggebend waren dabei insbesondere der erwartete Nutzen für das Unternehmen sowie der nötige Zeitaufwand.
Am Ende blieben zwei realistische und vielversprechende Projektideen übrig. Diese haben wir in einem offenen Austausch mit unserer Geschäftsführerin diskutiert – und erhielten das Vertrauen, eigenständig zu entscheiden. Unsere Wahl fiel auf das Thema „Wartungsverträge“ – eine Idee, die aus der Einkaufsabteilung kam.
Die Projektidee: Wartungsverträge digital managen
Vor Projektstart wurden Wartungsverträge in einer Excel-Liste geführt, deren Pflege mühsam war. Fristen gingen unter, automatische Verlängerungen wurden leicht übersehen – und es bestand ein Risiko für unnötige Kosten.
Unsere Lösung: Ein neues Modul in unserem ERP-System, das automatisch Erinnerungs-E-Mails verschickt, sobald ein Wartungsvertrag ausläuft oder gekündigt werden muss. Alle nötigen Informationen können über ein Zusatzprogramm gepflegt werden.
Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Kostenersparnis – ein echter Mehrwert für das Unternehmen.
Unsere persönlichen Highlights
Ein besonderes Highlight war die Organisation unserer Präsentationen und des abschließenden Filmdrehs für unseren Videopitch. Durch tägliche Abstimmungen in einer gemeinsamen Teams-Gruppe haben wir eng zusammengearbeitet und uns gegenseitig motiviert.
Obwohl zu Beginn das Zeitmanagement eine Herausforderung war – insbesondere durch die aufwendige Projektfindung – haben wir gelernt, unsere Zeit effektiver zu planen und flexibel zu reagieren. Diese Erfahrung hat unser Teamgefühl gestärkt und uns als Gruppe weiter zusammenwachsen lassen.
Besonders gefreut hat uns auch das Vertrauen, das uns das Unternehmen und die Geschäftsführung entgegengebracht haben.
Lernen, Wachsen, Mitgestalten
Die Teilnahme am Projekt Digiscouts war für uns eine wertvolle Erfahrung – fachlich wie persönlich. Zum ersten Mal durften wir eigenverantwortlich ein Projekt von der Idee bis zur Umsetzung gestalten und dabei erleben, wie wir als Team gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten.
Wir haben nicht nur unsere digitalen Kompetenzen gestärkt, sondern auch gelernt, Verantwortung zu übernehmen, strukturiert zu planen und kreative Lösungen für unerwartete Herausforderungen zu finden. Darüber hinaus konnten wir unsere Fähigkeiten in der Projektorganisation, im Zeitmanagement und in der Kommunikation deutlich weiterentwickeln.
Dass unsere Projektidee nun aktiv im Unternehmensalltag genutzt wird, macht uns stolz – und zeigt, welchen Beitrag Auszubildende zur digitalen Weiterentwicklung eines Unternehmens leisten können.
Digiscouts-Autoren: Dania, Phil, Philipp, Sophia,Viktoria
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