Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitale Unterschrift

In vielen Banken läuft der Vertragsprozess noch klassisch: Unterlagen werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend vernichtet. Dass das auch einfacher und nachhaltiger geht, zeigten die Auszubildenden der Volksbank Solling eG mit der Einführung der digitalen Unterschrift.

Von der Idee zum Projekt

Den Anstoß gab das Azubi-Team selbst. In Gesprächen mit Mitarbeitenden, bei Besuchen in verschiedenen Abteilungen und in gemeinsamen Brainstorming-Runden im Sitzungssaal wurde schnell deutlich:
Das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Verträgen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch ressourcenintensiv. Bei der gemeinsamen Analyse zeichnete sich schnell ab, dass es für den bisherigen Prozess eine einfachere digitale Lösung geben muss. So entstand die Idee, künftig die digitale Unterschrift direkt in den Beratungsräumen zu ermöglichen.

Digitale Unterschrift ersetzt papierbasierten Vorgang

In der Vergangenheit erstellten die Beraterinnen und Berater Verträge im System, druckten sie aus und ließen diese von den Kundinnen und Kunden vor Ort unterschreiben. Danach wurden die rund 10 Seiten umfassenden Unterlagen seitens der Bank gegenzeichnet, eingescannt und für die Kundenakte archiviert. Die Papierverträge wurden anschließend vernichtet. Dieser aufwändige Prozess kostete viel Zeit und Papier.

Künftig sollen Penpads in allen Beratungsräumen installiert werden. Damit können Kundinnen und Kunden ihre Unterschrift direkt digital leisten und zwar genau an der richtigen Stelle im Vertragsdokument. Das Ausdrucken der Unterlagen entfällt vollständig. Nach Abschluss des Gesprächs steht der Vertrag den Kundinnen und Kunden im Online-Banking digital zur Verfügung. Wer dennoch ein Papierexemplar wünscht, kann dieses selbstverständlich weiterhin auf Anfrage erhalten.

Nutzen und Vorteile der digitalen Unterschrift

Die Umstellung spart nicht nur Zeit, sondern schont auch Ressourcen. Das Team rechnet damit, bis zu 300.000 Seiten Papier pro Jahr einzusparen, was einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit bedeutet.

Doch auch im Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen deutlich. Die Zahl der manuellen Arbeitsschritte sinkt, das Einscannen und Archivieren fällt weg und die Abläufe im Kundengespräch werden spürbar beschleunigt. Für die Auszubildenden selbst war das Projekt zudem eine wertvolle Erfahrung. Sie konnten ihr Verständnis für betriebliche Abläufe und Wertschöpfungsketten vertiefen, Verantwortung übernehmen und unmittelbar miterleben, wie ein Digitalisierungsprojekt von der ersten Idee bis zur praktischen Umsetzung entsteht.

Herausforderungen im Projekt

Im Verlauf des Projekts ergaben sich auch einige Herausforderungen. Besonders der Zeitrahmen erforderte eine sorgfältige Planung, da das laufende Alltagsgeschäft, Urlaubszeiten und die langen sowie teils unterschiedlichen Zeiten in der Berufsschule Team berücksichtigt werden mussten. Trotz dieser Rahmenbedingungen arbeitete das Team engagiert weiter und führte das Projekt erfolgreich zu Ende.

Fazit der Azubis

Durch "Digiscouts" haben wir einen großen Fortschritt in unserer Bank bewirkt. Wir Azubis wurden selbstständiger und haben gelernt, ein Projekt zu planen und durchzuführen.

- Charlotte, Ida, Nico, Sophie, Timm

Mit der Einführung der digitalen Unterschrift haben die Auszubildenden nicht nur einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung und Nachhaltigkeit ihrer Bank geleistet, sondern auch gezeigt, wie viel Innovationskraft im Nachwuchs steckt.