Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen

Was können Sie von diesem Leitfaden erwarten?

Dieser Leitfaden beschreibt Ihnen, dem Personalverantwortlichen eines mittelständischen Unternehmens, eine einfache und erprobte Methode, die es Ihnen mit vertretbarem Aufwand ermöglicht, gemeinsam mit dem Management eine strategische Personalplanung durchzuführen.

Das heißt genau: In einem gut vorbereiteten halbtägigen Workshop mit Geschäftsführung und Personalleitung erarbeiten Sie die Vorrausetzungen für ein Portfolio an personalwirtschaftlichen Maßnahmen, die der Umsetzung der Unternehmensziele in der Personalarbeit dienen. Im Anschluss daran arbeiten Sie dieses Portfolio aus und können entsprechende Umsetzungsprojekte bzw. -aktivitäten starten. Alle dafür notwendigen Schritte und Instrumente finden Sie in Kapitel 4. 

Eine Personalplanung, die den jeweils aktuellen Personalbestand einfach nur fortschreibt, also für Ersatz der Abgänge sorgt, kann durchaus strategisch sinnvoll sein: nämlich dann, wenn Sie festgestellt haben, dass sich in Ihrem Geschäft in absehbarer Zeit nichts ändert. Das ist heutzutage die Ausnahme.

Die meisten Unternehmen rechnen mit geschäftlichen Veränderungen und planen diese auch ein. Ob sie das systematisch in Strategieprozessen tun, oder ob die strategischen Geschäftsziele eher im Kopf des Geschäftsführers bleiben, ist nicht entscheidend. Wichtig ist vielmehr: Strategische Personalplanung nimmt darauf Bezug und schafft damit die Voraussetzungen dafür, dass Ihnen künftig die Personalressourcen zur Verfügung stehen, die Sie zur Realisierung Ihrer Geschäftsziele brauchen. Anders formuliert, gibt sie Antworten auf die Frage: Was müssen Sie heute im Hinblick auf Ihr Personal entscheiden und beginnen, damit Sie auch morgen noch erfolgreich im Geschäft sind? Und damit ist sie der Ausgangspunkt des Personalmanagements.

Der Zeithorizont einer strategischen Personalplanung bewegt sich erfahrungsgemäß zwischen einem und fünf Jahren. In sehr turbulenten Zeiten muss man sie möglicherweise sogar im halbjährlichen Abstand wiederholen.

Die wenigsten Unternehmen können damit rechnen, dass alles so bleibt wie es ist – egal, wie groß sie sind. In Spanien wird eine neue Vertriebsniederlassung eröffnet, ein neues Produkt wird entwickelt, der Umsatz in Marktsegment X soll erheblich gesteigert werden, usw. Für solche geschäftlichen Veränderungen brauchen Sie immer auch das entsprechende Personal.

Eine strategische Personalplanung hilft Ihnen dabei, heute zu erkennen, welche Mitarbeiter Sie brauchen, um auch morgen noch erfolgreich im Geschäft zu sein. So haben Sie die Chance, sich personalwirtschaftlich rechtzeitig aufzustellen.

Denn auch wenn wir weder heute noch in Zukunft von einem absoluten Fachkräftemangel sprechen können, bewirken die Veränderungen des Arbeitsmarktes zumindest eines: Es wird für immer mehr Unternehmen schwieriger, die für sie passenden Mitarbeiter und Auszubildenden zu finden und zu halten. Ein Werkzeugmacher oder ein Monteur steht beispielsweise frühestens nach 3,5 Jahren Berufsausbildung zur Verfügung. Und bis man aus ihm dann einen vollwertigen Servicetechniker gemacht hat, der auch im Ausland einsetzbar ist, gehen noch einmal drei bis fünf Jahre ins Land. Ob er dann schließlich bleibt oder aber das Unternehmen verlässt, ist heutzutage ungewisser denn je.

Das heißt: Der Aufbau Ihrer Personalpotenziale kostet nicht nur Geld, sondern vor allem auch immer mehr Zeit. Und wenn Sie die passenden Leute gefunden, aufgebaut und die Voraussetzungen geschaffen haben, dass sie im Unternehmen bleiben – werden diese dann überhaupt noch gebraucht? Woher nehmen Sie die Sicherheit, dass sich Ihre Investitionen lohnen?

Bloße Personalverwaltung hilft dabei nicht weiter, denn mit diesem Dilemma können Sie sinnvoll nur strategisch umgehen: zum Beispiel mit einer strategischen Personalplanung, die Ihnen hilft, Ihre Unternehmens- und Personalplanung so zu verknüpfen, dass Sie heute entscheiden können, welche personalwirtschaftlichen Maßnahmen es braucht, um die absehbaren geschäftlichen Veränderungen möglich zu machen.

Dabei gilt natürlich, was für jede Entscheidung gilt: Sie kann sich im Nachhinein als falsch erweisen, denn auch die beste Planung ändert nichts an der Ungewissheit der Zukunft. Es geht also um Risikominimierung. Das kann strategische Personalplanung leisten – egal, wie groß Ihr Unternehmen ist.

Der Aufwand der hier vorgeschlagenen strategischen Personalplanung ist überschaubar. Bei einer guten Vorbereitung durch die Personalleitung entsteht in einem halbtägigen Workshop mit der Geschäftsführung, den wichtigsten Bereichsleitern und ggf. einem Vertreter des Betriebsrats die Basis für ein Portfolio an personalwirtschaftlichen Maßnahmen, die für den Unternehmenserfolg der nächsten Jahre notwendig sind: Man weiß, was zu tun ist und auch, was man getrost lassen kann. Alle dafür notwendigen Schritte und zugehörigen Instrumente finden Sie auf den folgenden Seiten. Eine ausformulierte Unternehmensstrategie ist nicht nötig.

Auch wenn für die hier vorgeschlagene Personalplanung kein Strategieprozess notwendig ist, sind doch die Rahmenbedingungen der Unternehmensplanung zu beachten. Deshalb müssen die Geschäftsführung, die wichtigsten Bereichsleiter und ggf. auch der Betriebsrat mitwirken. Für die Vorbereitung und Gestaltung des Planungsprozesses sowie die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen ist die Personalleitung verantwortlich. Die Runde der Beteiligten wird im Folgenden Führungskreis genannt.

Dieses Konzept schaut auf die Personalplanung mit der "Brille der Unternehmensstrategie", d. h. aus der Perspektive der Wettbewerbs- oder, wenn man so will, auch Überlebensfähigkeit Ihres Unternehmens. Wichtig für die vorgeschlagenen Schritte ist, dass Sie es schaffen, sich diese Brille aufzusetzen und sie auch aufzubehalten. Die Versuchungen, die Dinge aus anderen Perspektiven (z. B. aus der Perspektive der Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter) zu betrachten, sind möglicherweise groß. In einer strategischen Planung geht es aber zunächst nur darum, wen Sie brauchen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Weiterhin sollten Sie bei der Vorbereitung des Workshops und der Zusammensetzung des Führungskreises darauf hinwirken, dass die Beteiligten – und besonders die Geschäftsleitung – offen sprechen können. Schließlich brauchen Sie belastbare Informationen zur Unternehmensplanung und eine ergebnisorientierte Diskussion über die personalwirtschaftlichen Konsequenzen.

Nicht die Betriebsgröße ist dafür entscheidend, ob Sie eine strategische Personalplanung durchführen können, sondern vielmehr die Frage: Gibt es mindestens eine Person, die für Personalthemen verantwortlich zeichnet und entsprechend autorisiert ist? Dann können Sie diesen Leitfaden gut nutzen.

Ist das in Ihrem Unternehmen (noch) nicht der Fall, passt unser Leitfaden "Strategische (Personal-)Planung für Kleinstunternehmen" (Arbeitstitel) wahrscheinlich besser zu Ihrer Arbeitsweise.