Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen

Controlling ist ein deutsches Kunstwort, abgeleitet aus dem Englischen, in dem to control für "steuern", und nicht – entgegen dem geläufigen Verständnis – für "kontrollieren" steht.

In diesem Sinne verstehen wir Controlling als Steuerung von Unternehmensprozessen und damit als eine (nicht delegierbare) Aufgabe des ergebnisverantwortlichen Managements, das dabei vom Rechnungswesen und bei personalwirtschaftlichen Fragen vom Personalleiter unterstützt wird.

Beim Strategiecontrolling und natürlich auch beim Controlling der strategischen Personalplanung geht es um zweierlei:

• die Steuerung der Umsetzung und
• die Steuerung der Weiterentwicklung der strategischen Personalplanung.

Die Umsetzung der strategischen Personalplanung geschieht durch Einführung der dort festgelegten Maßnahmen. Je nach Umfang müssen entweder umfangreichere Projekte geplant und durchgeführt, oder einfach nur einzelne Aktivitäten realisiert werden. Die wichtigsten Instrumente sind Projektmanagement und Zielvereinbarungen. Dabei werden die Ziele direkt aus der strategischen Personalplanung abgeleitet und ihr Erreichen gesteuert.

Ein Beispiel: Die strategische Personalplanung eines Unternehmens hat ergeben: Auf der Grundlage unserer Wachstumsziele in bestimmten Märkten ist die Einführung einer Fachlaufbahn neben der Führungslaufbahn sinnvoll, denn wir haben Schwierigkeiten das dafür notwendige Personal zu finden und zu halten. In der Fachlaufbahn sehen wir ein wirksames Instrument, für unsere Schlüsselkräfte attraktiv zu sein – auch wenn sie Geld kostet, das an anderer Stelle verdient werden muss. Der Personalleiter setzt also ein Projekt zur Einführung einer Fachlaufbahn für die Schlüsselkräfte des Unternehmens auf. Er handelt damit strategieumsetzend. Die Erreichung der strategischen Ziele misst bzw. "controlled" er in Absprache mit der Geschäftsführung mit folgenden Kennzahlen:

• Ein Jahr nach der Einführung liegt die Fluktuationsrate der Schlüsselkräfte unter 1 Prozent.
• Ein Jahr nach der Einführung sind die Blindbewerbungen geeigneter Fachkräfte und Azubis um 10 Prozent gestiegen.
• Die in den Zielvereinbarungen festgelegten Leistungskennzahlen der Schlüsselkräfte steigen direkt nach der Einführung um 10 Prozent.

Auf diese Weise wird die Umsetzung aller Maßnahmen der strategischen Personalplanung gesteuert. Dies ist Aufgabe des Personalleiters, der der Geschäftsführung regelmäßig über den Stand berichtet.

Eine Unternehmens- und folglich auch Personalstrategie muss immer anpassungsfähig gegenüber Veränderungen im relevanten Umfeld bleiben. Entsprechend kann das Controlling der Weiterentwicklung der strategischen Personalplanung an folgenden Fragen orientiert werden:

• Gibt es Veränderungen in der Unternehmensstrategie bzw. in der Ausrichtung des Geschäfts mit Auswirkungen auf den quantitativen und/ oder qualitativen Personalbedarf?
• Stimmen unsere Annahmen noch, von denen wir in der letzten Planung ausgegangen sind?
• Passen unsere personalwirtschaftlichen Prioritätensetzungen noch?
• Wo gibt es Anpassungsbedarf und wie gehen wir damit um?