Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen

Zu Beginn Ihres Planungsprozesses bilden Sie, sofern nicht bereits vorhanden oder für den Workshop vorbereitet, die sogenannten. "Jobfamilien" Ihres Unternehmens. Dafür fassen Sie "Jobs" bzw. Stellen mit gleichen oder sehr ähnlichen Anforderungsprofilen zusammen. Das können beispielsweise Konstrukteure, Außendienstmitarbeiter, Einkäufer, Arbeitsvorbereiter, Einrichter oder Produktmanager sein.

Entscheidend dafür, ob eine Stelle zu einer Jobfamilie gehört, ist die Frage: Ähneln sich die Anforderungsprofile so stark, dass sich die Stelleninhaber gegenseitig (mit geringem Aufwand) vertreten könnten? Nicht entscheidend ist, ob man in dem gleichem Kästchen im Organigramm steht. Jobfamilien können, aber müssen demzufolge nicht einer Abteilung oder einem Team entsprechen.

In mittelständischen Unternehmen gibt es erfahrungsgemäß nicht mehr als zwölf Jobfamilien, eher weniger.

Gerade in kleineren Unternehmen können neben oder anstatt der Jobfamilien auch einzelne Positionen eine Rolle spielen, die in ihren Anforderungen einzigartig sind und nicht ohne größeren Aufwand vertreten werden könnten. Haben Sie dann auch noch eine hohe Bedeutung für den Unternehmenserfolg, dann sprechen wir von "Schlüsselpositionen". Fällt der Inhaber einer solchen Stelle aus, wäre das Geschäft empfindlich beeinträchtigt. Beachten Sie dabei: Führungspositionen sind nicht in jedem Fall Schlüsselpositionen, mit Ausnahme der Geschäftsführung. Sie werden – falls vorhanden – im Folgenden wie die Jobfamilien behandelt. Das heißt:

Verständigen Sie sich im Führungskreis auf ihre Jobfamilien und ggf. Schlüsselpositionen, finden Sie eindeutige Bezeichnungen und halten Sie diese beispielsweise auf Moderationskarten sichtbar fest. Das können Sie auf dem für Schritt 2 vorbereiteten Tool bzw. Flipchart tun (Spalte 1) – zunächst in beliebiger Reihenfolge.