Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen

Ausgehend von der jeweiligen strategischen Empfindsamkeit wird in diesem Schritt für jede der strategisch prioritären Jobfamilien ihr spezifisches Risikoprofil erstellt. Dieses besteht aus den vier zentralen personalwirtschaftlichen Risiken:

• Altersrisiko: Lässt die Altersstruktur der jeweiligen Jobfamilie altersbedingte Ausfälle von Mitarbeitern erwarten, die zur Umsetzung der Geschäftsziele ausgeglichen werden müssen? Wichtig: Die Antwort fließt in die Betrachtung der beiden folgenden Risiken ein!
• Kapazitätsrisiko: Reichen die vorhandenen Mitarbeiter der jeweiligen Jobfamilie in den nächsten Jahren zur Umsetzung der Geschäftsziele aus?
• Kompetenzrisiko: Reichen die Kompetenzen der Mitarbeiter der jeweiligen Jobfamilie zur Umsetzung der Geschäftsziele aus?
• Beschaffungsrisiko: Wie hoch ist das Risiko, dass neue Mitarbeiter für die jeweilige Jobfamilie im Bedarfsfall auf dem Arbeitsmarkt nicht verfügbar sind?

Diese Risiken werden für jede Jobfamilie bewertet und unter Berücksichtigung ihrer strategischen Betroffenheit (Ergebnis aus dem vorherigen Schritt) in einem Risikoprofil zusammengefasst und visualisiert. Beachten Sie dabei: Nicht in allen Unternehmen spielen alle Risiken für alle strategisch relevanten Jobfamilien eine Rolle.

Sie können z. B. feststellen, dass Ihr Außendienst knapp besetzt ist (Kapazitätsrisiko). Mit altersbedingten Ausfällen ist zwar nicht zu rechnen (Altersrisiko), aber auf dem Arbeitsmarkt sind geeignete Leute nicht ohne weiteres verfügbar (Beschaffungsrisiko).

Als Ergebnis erhält man eine einfache Übersicht, bestehend aus wenigen Risikoprofilen, die den aktuell absehbaren personalwirtschaftlichen Handlungsbedarf des Unternehmens für die nächsten Jahre aufzeigen und damit die Grundlage für strategisch relevante Maßnahmen bilden.

Hier beantworten Sie im Führungskreis die Frage: Lässt die Altersstruktur der jeweiligen Jobfamilie altersbedingte Ausfälle von Mitarbeitern erwarten, die ausgeglichen werden müssen?

Dazu müssen Sie vorbereitend Ihre Personaldaten auswerten (siehe Schritt 0). Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, insofern Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten. - Das hier beschriebene Portfolio des Altersrisikos (inkl. Praxisbeispiel) kann dem entsprechendenpdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Reichen die vorhandenen Mitarbeiter in unseren prioritären Jobfamilien zur Umsetzung unserer Geschäftsziele aus?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Ist mit Rationalisierungs-/Erfahrungs-/Synergieeffekten zu rechnen, so dass Sie im Verhältnis weniger Personal brauchen? Wächst der Umsatz proportional zum Personal? Wie hoch ist die Fluktuationsrate? Rücken im Zuge einer Laufbahn-/Karriereplanung Mitarbeiter nach? Ist mit altersbedingten Ausfällen zu rechnen (siehe Ergebnis Altersrisiko)?

Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, indem Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z.B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten. Das hier beschriebene Portfolio des Kapazitätsrisikos (inkl. Praxisbeispiel) kann dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Reichen die Kompetenzen der Mitarbeiter in den prioritären Jobfamilien zur Umsetzung unserer Geschäftsziele aus?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Ist eine Veränderung des Wissens im bestehenden Feld absehbar? Müssen gänzlich neue Kompetenzen erworben werden? Gibt es ausreichend Wissensquellen und -vermittler? Überwiegt implizites (Erfahrungs-)Wissen, das nicht so leicht weiter gegeben werden kann? Gibt es Verständnisbarrieren? Werden die Kompetenzen gerade an anderen Stellen im Unternehmen entwickelt, beispielsweise im Zuge einer Laufbahn-/Karriereplanung? Ist mit altersbedingten Ausfällen zu rechnen (siehe Ergebnis Altersrisiko)?

Außerdem fließen die Ergebnisse aus Schritt 4 ein, indem Sie auch die strategische Betroffenheit der Jobfamilien berücksichtigen. Sie führen diese beiden Einschätzungen zusammen, indem Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios verorten. Das hier beschriebene Portfolio des Kompetenzrisikos (inkl. Praxisbeispiel) kann dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.

Hier beantworten Sie gemeinsam im Führungskreis die Frage: Wie hoch ist das Risiko, dass neue Mitarbeiter der prioritären Jobfamilien auf dem Arbeitsmarkt nicht verfügbar sind?

Dabei können Ihnen folgende weitere Fragen helfen: Wie sind Ihre Erfahrungen bei der Rekrutierung? Wie viele Stellenanzeigen gibt es? Was sagt Ihr Verband bzw. das hiesige Arbeitsamt dazu? Wie sind die Ausbildungszahlen? Wie viele Ausbildungsberufe bzw. Studiengänge für diese Jobfamilie gibt es?

Das Beschaffungsrisiko ist für Sie erst dann strategisch relevant, wenn Sie es mit einem Kompetenz und/oder Kapazitätsrisiko in der jeweiligen Jobfamilie zu tun haben. Deshalb setzen Sie hier diese Risiken ins Verhältnis. Bitte orientieren Sie sich bei dem Kompetenz-/Kapazitätsrisiko an dem Wert von beiden, der am höchsten ist (nicht am Mittelwert). Nun verorten Sie jede prioritäre Jobfamilie z. B. mit einer Karte in einem der Quadranten des Portfolios. - Das hier beschriebene Portfolio des Beschaffungsrisikos (inkl. Praxisbeispiel) kann dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.

Die Einschätzungen zu den personalwirtschaftlichen Risiken können Sie zusätzlich für jede prioritäre Jobfamilie bzw. Schlüsselposition in einem Netzdiagramm visualisieren, indem Sie die Punkte auf den Achsen je nach Ihrer Einschätzung einzeichnen und verbinden. Dabei ist die senkrechte Achse der vorhergehenden Portfolios Ihre Orientierung. Diese zweite Darstellungsform der personalwirtschaftlichen Risiken kann Sie bei der folgenden Entwicklung der Maßnahmen unterstützen. Die hier beschriebene grafische Einschätzung der Risiken einer prioritären Jobfamilie kann dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.