Strategisches Weiterbildungsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen

Dieser Schritt dient der Bilanzierung. Zunächst ermitteln Sie die eingesetzten Kosten. Anschließend stellen Sie gemeinsam mit der verantwortlichen Führungskraft den Fähigkeitszuwachs der Weiterbildungsteilnehmer, erreichte Ziele und den realisierten Nutzenbeitrag dem Ausgangszustand vor Beginn der Weiterbildungsmaßnahme und den Kosten gegenüber. Die entsprechenden Angaben entnehmen Sie der Auftragsklärung (Schritt 1, Abschnitt II und III) sowie dem Transferplan (Schritt 4, Punkt 6).

Kostenerfassung und -kalkulation

Das Formular "Kostenerfassung und -kalkulation" enthält die gängigen Weiterbildungskostenarten. Mithilfe dieses Instruments können Sie die Kosten der Weiterbildung planen. Nach deren Abschluss ermitteln Sie die Abweichungen vom Planwert.

Zuständigkeiten

Die Kostenerfassung und -kalkulation bearbeiten und verantworten Sie als Personalleiter.

Ablauf

Sie wählen in der folgenden Tabelle die jeweils zutreffenden Kostenarten aus. Zu erfassen sind mindestens die direkt anfallenden Sachkosten (zum Beispiel Referentenhonorar, Verpflegung, Raummiete, Druckkosten und Reisekosten) und die indirekten Personalkosten der Teilnehmer (auf der Grundlage des internen Stundensatzes). Besonders zu klären ist die Erfassung der Opportunitätskosten der Teilnehmer und der anteiligen Personalkosten der Personalabteilung. Entwicklungskosten fallen nur dann an, wenn vor einer Weiterbildungsmaßnahme ein besonders hoher Entwicklungsaufwand zu leisten ist.

Nutzen-/Kosten-Betrachtung 

Das folgende Formular bilanziert: Es stellt den Fähigkeitszuwachs der Weiterbildungsteilnehmer, erreichte Ziele und den realisierten Nutzenbeitrag dem Ausgangszustand vor Beginn der Weiterbildungsmaßnahme gegenüber. Dazu werden die Angaben aus dem Weiterbildungsauftrag (Schritt 1), der Kostenerfassung und -kalkulation sowie der Transferkontrolle (Schritt 4) herangezogen. Nur zusammen mit diesen Informationen ist das Formular zu handhaben und sinnvoll. Im Ergebnis erhalten Sie eine gut fundierte Schätzgröße zum Nutzen-/Kosten-Verhältnis einer Weiterbildung.

Zuständigkeiten

Das Formular wird von der verantwortlichen Führungskraft und vom Personalleiter gemeinsam ausgefüllt. Es bildet eine nützliche Grundlage für die Berichte des Personalleiters.

Ablauf

Der richtige Zeitpunkt für die Bilanzierung der Ergebnisse einer Weiterbildungsmaßnahme hängt von der Umsetzungsdauer ab, die dem Transferplan entnommen werden kann.

Im Formular sind an zwei Stellen Schätzungen durch die verantwortliche Führungskraft gefragt:

• Summe aller Erträge der Weiterbildungsmaßnahme im Zähler des Bruchs unter Punkt 4 
• Qualitativer Nutzenbeitrag einer Weiterbildungsmaßnahme 

Falls im Unternehmen ein übergeordnetes jährliches Controlling aller Weiterbildungsmaßnahmen gemacht wird, bilden die Nutzen-Kosten-Betrachtungen der einzelnen Weiterbildungsmaßnahmen dafür einen wichtigen Input.

Ist dieses Formular ausgefüllt, ist die Steuerung einer einzelnen Weiterbildung abgeschlossen. Der folgende Schritt betrifft darauf aufbauend die Berichterstattung an die Geschäftsführung, regelmäßig bezogen auf alle Weiterbildungen in einem definierten Zeitraum (in der Regel ein Jahr).