1. Schritt: Weiterbildungsauftrag klären
Soll eine Weiterbildung durchgeführt werden, beschreibt die verantwortliche Führungskraft die Ausgangssituation mit ihren Defiziten und deren wirtschaftliche Auswirkungen. Es sind erreichbare und überprüfbare Ziele festzulegen und der erwartete Nutzenbeitrag zu spezifizieren. Auf diese Weise entsteht eine verbindliche Grundlage zwischen der verantwortlichen Führungskraft und Ihnen als Personalleiter für die weitere Planung und Durchführung der Weiterbildungsmaßnahme.
Prägnante und SMART (Spezifisch, Messbar, Anspruchsvoll, Realistisch, Terminiert) formulierte Ziele sind grundlegend und Voraussetzung für alle folgenden Prozessschritte. Es geht bei den Zielen der Weiterbildung nicht um Lernziele (!), sondern um die wirtschaftlichen Ziele, die mit der Weiterbildung erreicht werden sollen. Auch Ziele, die ausschließlich qualitativ bestimmbar sind, können SMART formuliert werden.
Beispiele für SMART formulierte Weiterbildungsziele:
In einem produzierenden Unternehmen verfehlten im Laufe eines Jahres 15 Aufträge in einem bestimmten Geschäftsfeld ihre Kostenvorgaben, darunter zwei Großaufträge. Das Weiterbildungsziel: Im Geschäftsfeld 1 ist im Projektgeschäft am Ende des Folgejahres die Termintreue > 95 Prozent und der Zielerreichungsgrad bei den Kostenzielen ≥ 99 Prozent.
Das stetige Wachstum eines Unternehmens fordert die Geschäftsführung mehr denn je. Für die Geschäftsführer wird es immer schwieriger, die vielen kleinen und großen Probleme im Auge zu behalten. Deshalb beschließen sie, ihre Führungskräfte stärker als bisher in die Verantwortung zu bringen. Zu diesem Zweck will die Geschäftsführung künftig konsequent mit Zielvereinbarungen arbeiten. Die Weiterbildungsziele: Im zweiten Managementtreffen nach der Schulung sind mit jeder Führungskraft drei SMARTe Ziele vereinbart; Ende November 2015 liegen dem Controller die SMART formulierten Ziele aller Organisationseinheiten vor. Am Ende des Geschäftsjahres 2016 liegt der Zielerreichungsgrad bei den Zielen jeder Führungskraft bei > 80 Prozent.
Zuständigkeiten
Das Formular "Klärung des Weiterbildungsauftrages" wird von der verantwortlichen Führungskraft ausgefüllt und verantwortet. Erst auf dieser Grundlage können Sie die Weiterbildung planen.
Ablauf
Informationen über die wirtschaftlichen Dimensionen der Ausgangssituation (Abschnitt I,3) muss die verantwortliche Führungskraft als Auftraggeber der Weiterbildungsmaßnahme liefern: Zahlen, Daten, Fakten, die die Situation kennzeichnen und durch die Weiterbildungsmaßnahme beeinflusst werden können und sollen. Die Art der Zielklärung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen (siehe Abschnitt IV des Formulars). Bei hoher Komplexität – zum Beispiel bei Beteiligung mehrerer Abteilungen, einer hohen Anzahl von Mitarbeitern und/oder sehr hohen Kosten und Nutzenerwartungen – empfiehlt es sich, eine Zielklärung in einem Teamgespräch oder sogar in einem Workshop durchzuführen.
Bereits zu Beginn des Weiterbildungsmanagementprozesses ist eine Nutzenabschätzung notwendig (siehe Abschnitt III). Sie ist Grundlage für die abschließende Nutzen-/Kosten-Betrachtung. Der Weiterbildungsnutzen ist selten exakt abgrenzbar. Insofern ist immer die Rede vom Nutzenbeitrag der Weiterbildung, den Sie so weitgehend wie möglich quantifizieren sollten, ohne dabei den qualitativen Nutzen aus dem Blick zu verlieren (siehe III.4).
Der relativ hohe Aufwand zu Beginn ist notwendig und lohnt sich. Er wird am Ende wieder eingespart.
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