Praxismaterialien 4 - Personalmanagement im Zeitdilemma

Was tun, wenn es im Unternehmen keine Personalplanung gibt und / oder unvorhergesehene Ereignisse die bestehende Planung ad absurdum führen? Das folgende Beispiel ist zwar fiktiv, aber vielen Praxisfällen entnommen.

Als Notfall zählt, wenn kurzfristig genau diejenige Fachkraft das Unternehmen verlässt, die als einzige ein bestimmtes Arbeitsfeld ausgefüllt hat. Wenn niemand sonst im Unternehmen die CNC-Drehmaschine betätigen kann, gibt es ein Problem.

Berechtigt ist die Frage, wie dieser Arbeitsplatz in Zeiten von Urlaub und Krankheit bisher ausgefüllt wurde. Sollte es doch eine Abwesenheitsvertretung gegeben haben, können wir wenigstens vor- übergehend dieses Arbeitsfeld am Laufen halten. In solchen Situationen ist es dringend erforderlich, einen genauen Blick auf das bestehende Wissen in unserem Unternehmen zu werfen. Wer hat in dem kritischen fachlichen Umfeld welches kurzfristig verwertbare Know-how?

Nützlich sind auch Kenntnisse über die individuellen Motivationen der Mitarbeiter. Wer wartet schon seit langem auf eine Chance, seinen Eifer unter Beweis zu stellen, ist aber bisher einfach nur im Alltagsgeschäft untergegangen? Es gilt denjenigen zu finden, der mit überschaubarem Aufwand zumindest kurzfristig auf 80 Prozent des gewünschten Fachkraftniveaus zu qualifizieren ist.

"Wir brauchen ab nächsten Monat jemanden, der für … einspringt. Wäre das etwas für Sie? Wenn Sie Interesse daran haben, können wir daraus anstatt eines vorübergehenden Notfalleinsatzes auch eine langfristige Veränderung Ihrer Arbeit einleiten. Aber bevor wir da tiefer einsteigen, müssten wir klären, wie weit ihr Fachwissen in diesem Bereich geht:

• Haben Sie eine Ausbildung gemacht, die dieses Fachgebiet zumindest berührt hat?
• Haben Sie in einem anderen Unternehmen einmal eine solche Tätigkeit durchgeführt?
• Wo sehen Sie die größten Ähnlichkeiten und wo die größten Unterschiede zu Ihrem aktuellen Arbeitsfeld?
• Was könnten Sie tun, um die Unterschiede auszugleichen?
• Was können wir tun, um Sie hierbei zu unterstützen?
• Wem in unserem Unternehmen würden Sie diese Tätigkeit auch zutrauen?"

Eine Reaktionsmöglichkeit in solchen Notfallsituationen ist also der Versuch, aus "eigenen Beständen" die vakante erfolgskritische Arbeitsposition kurzfristig so zu besetzen, dass die Arbeitsergebnisse an dieser Stelle zumindest auf einem vertretbaren Niveau übergangsweise gehalten werden können. Damit wäre schon einmal Zeit gewonnen für eine weitergehende unternehmerische Entscheidung.

Das Arbeitsfeld, welches in absehbarer Zeit nicht mehr besetzt ist, in mehrere Arbeitsfelder aufzugliedern ist eine weitere Möglichkeit. Die Suche nach vergleichbaren Tätigkeitsinhalten in anderen Bereichen des Unternehmens könnte auf dieser Grundlage zum Erfolg führen, und als Notfalllösung ließe sich eine Neugestaltung der Arbeitsprozesse realisieren. Eine gute Grundlage dafür kann das Jobfamilien-Konzept sein.