Abschluss der Digiscouts in der Wirtschaftsregion Bremen/Bremerhaven

Mit sichtbarem Stolz präsentierten die Auszubildenden aus acht Betrieben in der Wirtschaftsregion Bremen/Bremerhaven ihre Digitalisierungsprojekte und setzten damit den Schlusspunkt hinter ihre Reise als Digiscouts.

Im Schütting in Bremen kamen Unternehmen, Azubis und Projektbeteiligte zur feierlichen Abschlussveranstaltung zusammen. An Marktständen und in kreativen Videopitches zeigten die Teams, wie vielfältige Digitalisierungsideen aus der Ausbildung heraus entstehen und umgesetzt werden können.

Hier finden Sie einen Überblick über die Projekte der 8 Teams aus Bremen/Bremerhaven:

Lagermanagement

Flyer, Messedeko, Ausstellungsexponate, ehemalige Büroausstattung – in den Kellerlagern der Bremer Energie-Konsens GmbH fanden sich viele Dinge, aber kaum Struktur: Gegenstände verschwanden unbemerkt, wurden ohne Absprache entnommen oder einfach abgestellt, ohne dass jemand informiert wurde. Der Auszubildende des Unternehmens entwickelte ein durchdachtes Lagermanagementsystem, das eine klare Ordnung schafft und transparent macht, wer wann welchen Gegenstand entnimmt oder einlagert. Dabei wurde zwischen Anlagegegenständen wie Roll-ups und Umlaufgütern wie Flyern unterschieden und Verantwortlichkeiten direkt an Entnahmen geknüpft. So lässt sich bei Verlust oder Beschädigung jederzeit nachvollziehen, wer zuletzt Zugriff hatte. Das System ist außerdem skalierbar und kann auf weitere Lagerorte ausgeweitet werden.

Digitale Bestellung der Essensmarken

Der bisherige Prozess rund um Essensmarken bei der C. Melchers GmbH & Co. KG war vollständig analog: Mitarbeitende beantragten die Marken persönlich am Empfang, die Ausgabe wurde handschriftlich in Listen dokumentiert und diese am Monatsende manuell in die Gehaltsabrechnung übertragen. Dieser Prozess war fehleranfällig und zeitaufwändig für alle Beteiligten. Die Azubis entwickelten ein Konzept für eine vollständig digitale Lösung, über die Essensmarken künftig per Laptop, Tablet oder Smartphone mit wenigen Klicks beantragt werden können. Jeder Vorgang wird automatisch dokumentiert und direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft, sodass manuelle Übertragungsschritte entfallen. Wer die Marken weiterhin physisch benötigt, kann sie am Empfang abholen. Der aufwändige Dokumentationsschritt entfällt dort jedoch vollständig. Mitarbeitende erhalten eine transparente Übersicht über ihre beantragten Marken und abgerechneten Beträge; Empfang und Personalabteilung werden spürbar entlastet.

Kanzlei Cockpit

Wer ist heute im Haus? Wer übernimmt die Vertretung? An wen wenden sich Auszubildende und Mitarbeitende bei einer speziellen Fachfrage? Bei der dhpg Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte GmbH liefen viele dieser Informationen bislang mündlich. Daraus resultierten ein hoher Abstimmungsaufwand, Kommunikationslücken und ein Onboarding, das stark davon abhing, wer gerade die Einführung übernahm. Die Azubis konzipierten ein digitales Kanzlei Cockpit auf der internen Website, das all diese Informationen zentral und übersichtlich bündelt. Ein interaktives Organigramm zeigt auf einen Blick, wer zum Unternehmen gehört, wo Mitarbeitende sitzen, ob sie anwesend sind und über welche besonderen Kenntnisse sie verfügen. Ergänzt wird das Cockpit durch einen integrierten Chatbot, der häufige Fragen rund um Regelungen, Ansprechpersonen und Abläufe automatisch beantwortet und so insbesondere neue Mitarbeitende beim Einstieg unterstützt. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, kürzere Einarbeitungszeiten und eine deutlich transparentere Zusammenarbeit im Alltag.

Digitales Intranet für interne Kommunikation und Dokumentenverwaltung

E-Mails, Einzeldateien, mündliche Absprachen – die interne Kommunikation bei der Gebr. DOLLE GmbH war bislang auf viele Kanäle verteilt, was regelmäßig zu Informationsverlusten und zeitaufwändiger Dokumentensuche führte. Um dem entgegenzuwirken, führte der Auszubildende ein zentrales digitales Intranet ein, in dem relevante Informationen, Dokumente und interne Neuigkeiten gebündelt zugänglich sind. Mitarbeitende finden künftig schnell und ohne aufwändiges Nachfragen alle wichtigen Inhalte an einem Ort. Zuständigkeiten werden klarer, Missverständnisse seltener und Arbeitsprozesse effizienter, da Anleitungen und Unterlagen direkt verfügbar sind. Auch die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen profitiert: Statt Informationen mühsam zusammenzusuchen, steht ihnen von Anfang an ein strukturiertes Nachschlagewerk zur Verfügung.

Digitale Anlagen-Inventur

Jährlich zeigte sich dasselbe Bild bei der HANSA-FLEX AG: Excel-Listen aus SAP wurden manuell aufbereitet, auf Abteilungen verteilt, vor Ort abgearbeitet und schließlich dezentral zurückgemeldet. Dieser Prozess kostete viel Zeit und war fehleranfällig. Die Azubis entwickelten eine Power-App-basierte Lösung, die die gesamte Anlageninventur digital abbildet. Die relevanten Anlagendaten werden zentral in SharePoint gespeichert; jede Abteilung kann gezielt auf die Anlagen zugreifen, die ihrer Kostenstelle zugeordnet sind, und die Prüfung direkt in der App durchführen. Standort, Zustand, Verantwortlichkeit und Abweichungen lassen sich unmittelbar erfassen und können optional durch Barcode-Scan oder Fotoanhänge ergänzt werden. Das Rechnungswesen erhält einen übergeordneten Verwaltungszugriff und kann den Bearbeitungsstand aller Abteilungen in Echtzeit nachverfolgen. Manuelle Verteilung und Zusammenführung einzelner Listen gehören damit der Vergangenheit an.

Digitale Kalenderbestellung

Bislang wanderte bei Immobilien Bremen jedes Jahr ein Katalog zu den verschiedenen Kalendern durch die Abteilungen, eine Person sammelte die Wünsche und schickte die Bestellung per E-Mail ans Office. Die Azubis entschieden sich, diesen umständlichen und zeitintensiven Prozess zu digitalisieren und im Zuge dessen im Intranet eine digitale Bestellmöglichkeit einzurichten, über die alle Mitarbeitenden künftig selbstständig aus zehn verschiedenen Kalendern wählen, Stückzahlen angeben und bei Bedarf individuelle Anmerkungen hinterlassen können. Da die Bestellung eine Anmeldung erfordert, werden Name, Kostenstelle und Kontaktdaten automatisch und ohne manuellen Aufwand übernommen. Das Office erhält alle Bestellungen gesammelt und strukturiert, kann nach Abteilung, Datum oder Artikelnummer filtern und die Weiterverarbeitung deutlich schneller erledigen. Eine abteilungsweite Abfrage ist damit nicht länger nötig.

Digitaler Urlaubsschein

Papierformulare ausfüllen, weiterreichen, abheften und im schlimmsten Fall verlieren: Die Urlaubsbeantragung bei der Kreishandwerkerschaft Bremen lief bislang vollständig analog. Die Auszubildende digitalisierte diesen Prozess und stellt den Urlaubsschein künftig über die Seite khb-digital.de bereit. Mitarbeitende füllen den Antrag dort online aus, erzeugen automatisch ein PDF und senden es direkt an die Geschäftsführung. Nach der Genehmigung wird das Dokument automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte an die Buchhaltung weitergeleitet. Das spart Zeit, reduziert Papierverbrauch und sorgt dafür, dass kein Antrag mehr verloren geht. Das Besondere: Das Antragsformular eignet sich nicht nur für die interne Nutzung durch die Kreishandwerkerschaft Bremen, sondern auch für Mitgliedsbetriebe. Diese können den ausgefüllten und als PDF generierten Urlaubsantrag unkompliziert per E-Mail an die in Ihrem Betrieb zuständige Person weiterleiten.

Digitalisierung der Mittagessensbestellung

Bei der Nehlsen AG lief die Mittagessensbestellung bislang über die Empfangsdame: Mitarbeitende schickten eine Nachricht, die Bestellung wurde manuell in eine Liste eingetragen, die Personalabrechnung übertrug die Daten monatlich in Excel und zog den Betrag schließlich vom Gehalt ab. Die Azubis konzipierten ein digitales System, das diesen mehrstufigen Prozess auf wenige automatisierte Schritte reduziert. Bestellungen werden direkt im System erfasst, sind sofort für Empfang und HR einsehbar und fließen ohne manuelle Übertragung in die Gehaltsabrechnung ein. Fehler durch doppelte Einträge oder unleserliche Notizen entfallen und Auswertungen stehen jederzeit auf Knopfdruck bereit. Empfang und Personalabteilung gewinnen dadurch Zeit für wesentlichere Aufgaben.