Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Steuerakten in der Gemeinde

Die Gemeinde Sülzetal im Landkreis Börde bietet rund 8.600 Einwohnerinnen und Einwohnern ein lebendiges Zuhause. Dieses Jahr nahm die Gemeinde mit zwei Auszubildenden zum ersten Mal am Projekt Digiscouts teil und startete im Zuge dessen des Digitalisierungsprozess der Steuerakten. Im nachfolgenden Interview erzählen die Azubis von ihrer Erfahrung.

Wie seid ihr auf die Idee gekommen die Steuerakten zu digitalisieren?

Zuerst einmal haben wir beide uns zusammengesetzt und überlegt, was unserem Betrieb nutzen könnte. Dabei sind einige gute Ideen entstanden. Danach hatten wir ein Gespräch mit unserem ITler und mit ihm über mögliche Ideen und die Umsetzung gesprochen. Im Anschluss standen drei Ideen zur Auswahl. Eine Idee erschien uns aber nicht anspruchsvoll genug und die andere scheiterte an der Umsetzbarkeit. Schlussendlich entschieden wir uns für die Digitalisierung der alten Steuerakten, die bisher noch nicht elektronisch erfasst worden sind. Diese ist notwendig, hilft unserem Betrieb enorm weiter und die zeitintensive Aufgabe wäre ohne das Projekt schwer umsetzbar gewesen. Im vergangenen Jahr hatte der Landkreis Jerichower Land die ihrer Bauakten digitalisiert. Davon ließen wir uns inspirieren.

Wie lief es bisher ab und wie sieht der digitale Prozess aus?

Früher wurden die Bescheide im HKR-Programm zwar direkt hinterlegt, aber der Schriftverkehr und die restlichen Informationen wie z. B. auch die Einzugsermächtigungen und Verrechnungserklärungen wurden nicht im System erfasst. Diese Informationen wurden mit den Bescheiden ausgedruckt und in einer Akte für die jeweilige Person zusammengefasst und mit dem entsprechenden Kassenzeichen versehen. Nachdem die Steuerakten in Ordnern abgeheftet wurden, beschrifteten wir die Ordner mit den Anfangsbuchstaben von A bis Z.

Jetzt werden alle Informationen direkt elektronisch hinterlegt, sodass der ganze Papierkram wegfällt. Beim Scannen der Steuerakten achten wir darauf, welche Dokumente zusammengehören und aus welchen Jahren die Inhalte stammen. So stellen wir sicher, nichts versehentlich zu vermischen. Nachdem die Dokumente eingescannt sind, geben wir die relevanten Informationen zum Dokument, wie das Kassenzeichen, Datum, die Abgabeart und Bezeichnung, im HKR-Programm ein. Nun ist die Akte ordnungsgemäß ins HKR-Programm eingepflegt.

Die unzähligen Ordner nehmen im Büro keinen Platz weg und wir sparen zudem sehr viel Zeit, da nichts mehr ausgedruckt und extra umgeheftet werden muss. Unser Ziel ist es, alle Steuerakten aus den rund 1000 Ordnern zu scannen und in das Programm einzupflegen, die aktuell noch nennenswert Platz einnehmen. Da das Scannen und Einpflegen der Akten sehr zeitintensiv ist, planen wir auch Praktikantinnen und Praktikanten sowie neue Auszubildende miteinzubeziehen.

Wie habt ihr die Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung organisiert?

Bei uns lief die Planung des Projekts sehr gut ab. Wir beide haben uns regelmäßig ausgetauscht, auch wenn es etwas schwierig war, da wir unterschiedliche Berufsschulzeiten hatten. Wir beide wussten immer, was unsere Aufgaben sind und erfüllten sie termingerecht. Da wir eine Liste führten, wer welche Ordner bereits gescannt hat, haben wir uns auch in dieser Hinsicht gut organisiert. Somit kam es zu keinen Problemen. Da wir uns konkrete Ziele gesetzt haben, bis wann wir welche Aufgaben erledigen wollen, hat uns das noch mehr angespornt. Wir selbst haben durch das Projekt gelernt, dass die Kommunikation und Organisation der Schlüssel sind, um eine gute Zusammenarbeit zu leisten. Allgemein haben wir auch gelernt, viel selbstständiger zu werden.

Welchen Nutzen hat die Digitalisierung der Steuerakten für die Gemeinde?

Die Ausführung dieses Projekts hat unserer Geschäftsführung sehr gefallen, da wir ihr eine große Last abgenommen haben. Sie hatten sich auch schon selbst die Frage gestellt, wie sie die Aufarbeitung zur Digitalisierung der Steuerakten schaffen wollen. Es wurde dafür bereits eine Kollegin eingestellt, die sich dieser Aufgabe widmet. Dennoch ist dies auch keine Lösung für die Zukunft gewesen, da eine einzige Person für diese Aufgabe auch sehr viel Zeit benötigt. Somit kam für unsere Geschäftsführung dieses Projekt gerade richtig und wir konnten unsere Kollegin tatkräftig unterstützen.

Fazit der Azubis

Wir haben durch dieses Projekt gelernt, dass es wichtig ist, eine gute Planung und Struktur zu haben. Wir haben auch sehr viel Selbstvertrauen entwickelt, da wir viel eigenständig arbeiten und handeln mussten. Wir sind zu Expertinnen geworden, da wir beide jeden Tag mit dem HKR-Programm und den Steuerakten arbeiten, sodass wir sehr viel Wissen darüber angeeignet haben, wie wir mit dem Programm arbeiten und was wir aus unseren Akten aussortieren müssen. Abschließend würden wir beide sagen, bietet dieses Projekt für unseren Betrieb einen großen Mehrwert. Uns beiden hat die Bearbeitung des Projekts auch sehr viel Spaß gemacht, da wir unterschiedliche Aufgaben erledigen konnten und es für uns auch sehr abwechslungsreich war.

Vielen Dank an Sophia und Lisa für die Einblicke!