Weniger Abstimmung, weniger Bürokratie

Ein Einfamilienhaus oder eine kleinere Sanierung ist im Vergleich zu einem Großprojekt überschaubar. Die organisatorische Komplexität ist es jedoch oft nicht.

Bauherrschaften, Architekturschaffende, Energieberatende, Ingenieurinnen und Ingenieure, Handwerksbetriebe sowie weitere Projektpartnerschaften müssen Informationen austauschen, Entscheidungen treffen und Abläufe koordinieren. In der Praxis geschieht das häufig über eine Mischung aus E-Mails, Telefonaten, Messenger-Nachrichten, Tabellen, Fotos und verschiedenen Softwarelösungen.

Jedes einzelne Werkzeug erfüllt dabei seinen Zweck. Die Schwierigkeiten entstehen häufig an den Schnittstellen.

Welche Information ist aktuell? Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich? Wurde eine Änderung bereits weitergegeben? Wo ist die Entscheidung dokumentiert?

Solche Fragen erzeugen zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Informationen werden mehrfach erfasst, Rückfragen wiederholen sich und Aufgaben müssen manuell nachverfolgt werden. Gerade bei kleineren Projekten kann dieser Aufwand im Verhältnis zur eigentlichen Projektgröße erheblich sein.

Hinzu kommen steigende Dokumentationspflichten und bürokratische Anforderungen. Fachkräfte verbringen dadurch immer mehr Zeit mit Koordination und Verwaltung und weniger Zeit mit ihrer eigentlichen fachlichen Arbeit.

Die TK Baupartner GmbH begleitet seit über 15 Jahren Bau- und Energieprojekte und hat gemeinsam mit Planern, Handwerksbetrieben und Bauherren mehr als 21.000 Projekte umgesetzt.

Der Schwerpunkt lag dabei insbesondere auf kleineren und mittelständischen Strukturen im Wohnbau und in der Sanierung. Genau dort zeigen sich viele der Herausforderungen besonders deutlich.

Die Erfahrung aus der Projektpraxis zeigt: Viele Probleme entstehen nicht innerhalb eines einzelnen Arbeitsschrittes, sondern beim Übergang zwischen Planung, Ausführung und Kommunikation.

Eine Information wird mehrfach erfasst. Eine Rückfrage bleibt liegen. Eine Änderung erreicht nicht rechtzeitig den richtigen Ansprechpartner. Ein Bearbeitungsstand ist nur über zusätzliche Telefonate nachvollziehbar.

Einzelne Vorgänge wirken oft unbedeutend. In der Summe binden sie jedoch erhebliche Kapazitäten.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wie können Mitarbeitende effizienter arbeiten?

Sondern auch: Welche Arbeit entsteht überhaupt erst, weil Abläufe und Informationen nicht ausreichend strukturiert sind?

Digitalisierung muss nicht bedeuten, möglichst viele neue Systeme einzuführen. Häufig beginnt sie mit einer besseren Struktur der bestehenden Abläufe.

Hilfreich sind beispielsweise:

• ein eindeutiger Ort für relevante Projektinformationen,
• klar definierte Zuständigkeiten und nächste Schritte,
• Kommunikation direkt am jeweiligen Vorgang,
• standardisierte Abläufe für wiederkehrende Prozesse,
• möglichst wenig doppelte Datenerfassung.

Der Grundsatz ist einfach: Ein digitaler Prozess sollte den tatsächlichen Arbeitsablauf vereinfachen. Er sollte nicht lediglich einen unstrukturierten Prozess in einer neuen Software abbilden.

Bereits kleine Verbesserungen können sich über viele Projekte hinweg deutlich auswirken. Wenn Suchvorgänge, Rückfragen, doppelte Eingaben oder manuelle Nachverfolgungen reduziert werden, entsteht spürbare zusätzliche Kapazität. In der Praxis kann die gewonnene Zeit je nach Unternehmensgröße und Prozesskomplexität zu einer Effizienzsteigerung von bis zu 30 Prozent im Gesamtprozess führen.

Der Ansatz, der daraus bei tk.connect entstanden ist, basiert auf einer einfachen Grundidee: Lösungen sollten aus konkreten Problemen der Projektpraxis heraus entwickelt werden.