#ZukunftKMU – KI im Bauunternehmen: Vom Ausprobieren ins Umsetzen

Das Unternehmen und die Ausgangssituation

Viele Unternehmen möchten Künstliche Intelligenz nutzen wissen aber nicht, welche Anwendungen wirklich einen Mehrwert bringen. Auch der Mittelständer SCHIELICKE BAU Hoch-, Tief- und Ingenieurbau GmbH mit seinen rund 85 Angestellten wollte den Einstieg schaffen, ohne sich im Dschungel der unzähligen Tools zu verlieren. Gleichzeitig stellte sich eine weitere wichtige Frage: Wie gelingt ein sicherer und transparenter Umgang mit KI im Unternehmen? Denn wo keine Regeln existieren, entsteht häufig eine Schatten-KI. Mitarbeitende nutzen Anwendungen auf eigene Faust, ohne gemeinsame Standards oder Datenschutzrichtlinien.

Workshop: Künstliche Intelligenz vom Hype zum echten Arbeitswerkzeug

Nach einer gemeinsamen Bedarfsanalyse entwickelten Birte Komosin und das Team von Arbeit und Leben im Zukunftszentrum Brandenburg einen Workshop für die Mitarbeitenden mit Büro- und administrativen Tätigkeiten, der sich konsequent an den Arbeitsabläufen des Unternehmens orientierte. Statt allgemeiner Vorträge wurden reale Aufgaben aus dem Büroalltag bearbeitet und passende KI-Anwendungen direkt ausprobiert. Im Mittelpunkt standen unter anderem: automatische Protokolle aus Besprechungen, Unterstützung beim Vertragsmanagement, Visualisierung komplexer Zusammenhänge, intelligente Recherche- und Schreibassistenten, sinnvolle Prompt-Techniken. Ein weiterer Schwerpunkt war der verantwortungsvolle Einsatz von KI im Unternehmen. Gemeinsam wurde besprochen, wie einfache und praxistaugliche KI-Leitlinien eingeführt werden können, damit die Mitarbeitenden KI sicher nutzen können und gleichzeitig Datenschutz sowie Unternehmensinteressen gewahrt bleiben.

Von der Idee zur Maßnahme

Der größte Erfolg zeigte sich bereits unmittelbar nach dem Workshop: Aus Ideen wurden konkrete Maßnahmen. Erste KI-Anwendungen wurden direkt gemeinsam mit der IT eingerichtet und stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Dazu gehört zum Beispiel ein Visualisierungs-Tool, also eine Software, die es ermöglicht, Daten, Zahlen, Prozesse oder komplexe Informationen, die als Text vorliegen, grafisch aufzubereiten und vereinfacht darzustellen. Weitere Möglichkeiten werden Schritt für Schritt umgesetzt, wie etwa der Einsatz von Software, die es erlaubt, DSGVO-konform Besprechungsprotokolle anzufertigen.

Fazit

Das Unternehmen verfügt nun über eine klare Orientierung, wie KI künftig verantwortungsvoll eingesetzt werden kann. Sprich: welche Tools für welche Zwecke Anwendung finden, aber auch, worauf bei der Toolauswahl zu achten ist – etwa, ob ein Tool DSGVO-konform ist. Die Mitarbeitenden aus dem Büro sowie das IT-Team profitieren von einer engeren Zusammenarbeit bei der Anschaffung und Implementierung von KI. Statt Unsicherheit oder heimlicher Nutzung entstehen Transparenz, Sicherheit und echte Akzeptanz im Team.

Wir haben die ersten Ideen direkt am nächsten Tag gemeinsam mit unserer IT umgesetzt. Jetzt arbeiten wir die weiteren Punkte aus dem Workshop Schritt für Schritt ab – und genau so hatten wir uns den Einstieg in das Thema KI vorgestellt. So ein Workshopteilnehmer und Mitarbeiter aus der Buchhaltung