Azubis digitalisieren ihren Betrieb: KI-Assistent für IT-Systemhaus

Die Digitalisierung eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse effizienter und einfacher zu gestalten. Dessen ist sich auch die CyCOM GmbH bewusst, weshalb sich das IT-Systemhaus entschied, ihren Azubis den Freiraum einzuräumen ein eigenes Digitalisierungsprojekt umzusetzen. Das Ergebnis: der neue KI-Wissensassistent.

Auf der Suche nach digitalen Potenzialen

Zu Beginn des Projekts stand das Azubi-Team vor einer echten Herausforderung: einen Prozess zu identifizieren, den das Unternehmen noch nicht digitalisiert hatte. Da viele Abläufe bereits gut strukturiert und technisch unterstützt sind, fand das Team zunächst keine offensichtliche Lücke. Nach intensiven Überlegungen rückte daher das Thema Künstliche Intelligenz in den Fokus. Dabei erkannte das Team, dass ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit großes Optimierungspotenzial bietet: der Umgang mit Informationen. Bei der Fehlersuche, bei Kundenanfragen oder in der internen Dokumentation mussten die Mitarbeitenden benötigte Informationen bisher manuell recherchieren, was oft viel Zeit in Anspruch nahm. Die Suche erfolgte in der internen Wissensdatenbank, in Dokumentationen oder im Internet. Genau hier sollte die Lösung ansetzen: Ein KI-Wissensassistent, der gezielt bei der Informationsbeschaffung unterstützt.

Der KI-Wissensassistent für smarte Arbeitsabläufe

Statt mühsamer Recherche in verschiedenen Quellen unterstützt nun ein intelligenter KI-Wissensassistent bei der Suche nach relevanten Informationen. Die Anwendung durchsucht die interne Wissensdatenbank sowie externe Quellen und stellt die Ergebnisse strukturiert dar.

Ein zentrales Element des KI-Wissensassistenten ist der Internal Chat, der auf die interne Dokumentation trainiert wurde. Statt lange nach Informationen zu suchen, können Mitarbeitende einfach eine Frage stellen und erhalten sofort eine präzise Antwort. Dafür wurde die Dokumentation in kleine Textstücke zerlegt, in einer Datenbank gespeichert und mit Azure OpenAI-Modellen verknüpft.

Ergänzend zum Internal Chat verfügt der KI-Wissensassistent über einen Agent, einen digitalen Helfer, der automatisch alle relevanten Informationen über Firmen aus verschiedenen Quellen sammelt und übersichtlich zusammenfasst. Besonders im Vertrieb ist das hilfreich: Vor Kundenterminen genügt der Firmenname, um binnen Sekunden eine kompakte Übersicht zu erhalten.

Ein weiteres Modul ist die E-Mail-Automatisierung über einen N8N Flow. Eingehende E-Mails werden automatisch von einer internen KI analysiert und in Kategorien wie Kundenanfragen, Bewerbungen oder Rechnungen einsortiert. Die gesamte Lösung ist als geschützte Webanwendung über den Microsoft 365 Login abgesichert, sodass ausschließlich interne Mitarbeitende Zugriff haben.

Teamarbeit und Herausforderungen

Das Azubi-Team plante und setzte die Entwicklung des KI-Wissensassistenten eigenständig um. Die Projektleitung übernahm dabei die Verantwortung für Koordination und Kommunikation, während die technische Umsetzung auf die übrigen Teammitglieder verteilt wurde. Diese klare Aufgabenverteilung erwies sich als äußerst effektiv, da alle ihre individuellen Stärken gezielt einbringen konnten.

Eine der größten Herausforderungen war jedoch das Zeitmanagement, da das Projekt parallel zur regulären Ausbildung durchgeführt wurde. Als Resultat dessen musste das Team lernen, Aufgaben sorgfältig zu planen und Prioritäten zu setzen. Durch regelmäßige Teammeetings gelang es, den Projektfortschritt zu dokumentieren und Herausforderungen gemeinsam zu lösen. Die Auszubildenden lernten, Aufgaben sorgfältig zu planen und klare Prioritäten zu setzen. Regelmäßige Teammeetings halfen dabei, den Projektfortschritt zu dokumentieren und Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen. Bei unvermeidbaren Fehlzeiten durch Urlaub, Krankheit oder Berufsschulunterricht verteilte das Team Aufgaben flexibel neu.

Zukunftsperspektiven: Erweitern und Vermarkten

Ein großer Vorteil der Lösung ist ihre Modularität und Erweiterbarkeit. Der KI-Wissensassistent ist bewusst so aufgebaut, dass er jederzeit weiterentwickelt werden kann, sei es durch neue Funktionen, zusätzliche Datenquellen oder eine verbesserte Benutzeroberfläche. Damit hält sich das Azubi-Team die Möglichkeit offen, die Anwendung auf einen eigenen Vorort-Server zu migrieren, um mehr Kontrolle über die Infrastruktur zu gewinnen und die Performance weiter zu optimieren.

Langfristig sehen die Azubis sogar die Chance, ihren KI-Wissensassistenten eines Tages als Produkt anzubieten, sodass auch andere Unternehmen von schnell aufbereitetem und strukturiertem Wissen profitieren können.