Wir sind das Digiscouts-Team der G. Elsinghorst Stahl und Technik GmbH, einem mittelständischen, inhabergeführten Familienunternehmen mit rund 230 Mitarbeitenden. Unsere Wurzeln liegen in der Huf- und Wagenschmiedekunst, aus der sich unser Betrieb seit 1848 stetig weiterentwickelt hat. Heute sind wir Großhändler und Dienstleister für Stahl, Werkzeuge sowie Industriebedarf und betreuen Kunden aus Handwerk und Industrie. Als Auszubildende zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann im E-Commerce haben wir im Rahmen des Projekts „Digiscouts“ die Möglichkeit genutzt, ein Digitalisierungsvorhaben eigenständig zu planen und umzusetzen.
Projektstart – Ideenfindung und erste Schritte
Zu Beginn unseres Projekts haben wir uns intensiv mit den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens beschäftigt. Unser Ziel war es, Bereiche zu identifizieren, in denen Optimierung oder Digitalisierung einen echten Mehrwert bringen könnten. Dafür führten wir Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen, um ein möglichst umfassendes Bild vom Arbeitsalltag zu erhalten.
Parallel sammelten wir unabhängig voneinander erste Ideen zur Verbesserung bestehender Prozesse mithilfe digitaler Tools. Nach gemeinsamer Auswertung und Priorisierung blieben einige vielversprechende Ansätze übrig, während andere verworfen wurden, weil sie zu allgemein waren oder den Rahmen sprengten. Im Laufe der Gespräche mit unserer Betreuerin, der Geschäftsführung sowie den Teams aus IT und E-Commerce entstand schließlich die Idee, den Prozess „Schreiben von Besuchsberichten im Außendienst“ zu optimieren – ein Thema, das realistisch umsetzbar war und gleichzeitig einen klaren Nutzen für das Unternehmen versprach.
Auswahl des Projektthemas – Praktisch, relevant, machbar
Für uns war entscheidend, dass das Projektthema praxisnah ist und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Statt etwas völlig Neues zu entwickeln, wollten wir bestehende Prozesse genauer betrachten – insbesondere solche, die im Arbeitsalltag als umständlich empfunden werden. Wir suchten nach Aufgaben, bei denen es regelmäßig zu Mehraufwand, Medienbrüchen oder unnötigen Wiederholungen kam.
Das Erfassen von Besuchsberichten erwies sich als ideales Thema: Hier bestand klarer Verbesserungsbedarf, die Umsetzung war im Rahmen unserer Ausbildung möglich und die Veränderungen versprachen einen deutlichen Mehrwert für das Vertriebsteam.
Ausgangssituation – Wo der Schuh drückte
Bislang wurden Besuchsberichte direkt im ERP-System erstellt – für viele Außendienst-Kollegen ein umständlicher Prozess.
- Das System war nicht optimal auf unsere Anforderungen zugeschnitten.
- Textzeilen im Freitextfeld gerieten beim Speichern durcheinander, was eine manuelle Nummerierung jeder Zeile nötig machte.
- Es gab keine Leitfragen für unterschiedliche Besuchsarten, etwa Erstbesuche, Reklamationen oder Gespräche mit Bestandskunden.
Das führte zu unnötigem Zeitaufwand, fehlender Struktur und erschwerter Vergleichbarkeit der Berichte.
Die Lösung – Eine App für mehr Effizienz
Mit einer neuen, App-basierten Lösung konnten wir den Prozess grundlegend verbessern:
- Logischer Aufbau und klare Struktur durch Leitfragen je Besuchsart.
- Automatische Vorbefüllung bestimmter Felder reduziert den Schreibaufwand.
- Einheitliche, nachvollziehbare Berichte verbessern die interne Kommunikation.
Was früher zeitintensiv und fehleranfällig war, ist heute deutlich schneller, übersichtlicher und benutzerfreundlicher.
Der Weg dorthin – Zusammenarbeit und Herausforderungen
Die Entwicklung mit Microsoft PowerApps war für uns Neuland. Der Einstieg erforderte Geduld und Einarbeitung in Funktionsweise, Formeln und Logik. Nach einigen Tests stellten sich jedoch schnell erste Erfolge ein.
Unsere enge Zusammenarbeit im eCommerce-Team war ein großer Vorteil. Wir konnten Aufgaben klar aufteilen, uns gegenseitig unterstützen und bei Bedarf direkt abstimmen.
Die größte Herausforderung lag im Zeitmanagement: Neben dem Projekt liefen unser Tagesgeschäft, Arbeiten am neuen Kundenportal und die Vorbereitung auf die Abschlussprüfung. Wir nutzten daher ruhigere Phasen, um das Projekt voranzutreiben – mit Erfolg.
Was wir aus dem Projekt mitnehmen
Das Projekt hat uns gezeigt, dass selbst kleine Ideen in der Umsetzung umfangreicher sein können, als es auf den ersten Blick erscheint. Eine realistische Zeitplanung und klar definierte Etappenziele sind entscheidend, um auch bei parallelen Aufgaben im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten. Der regelmäßige Austausch mit verschiedenen Abteilungen hat nicht nur den Blick für unterschiedliche Anforderungen geschärft, sondern auch dazu beigetragen, unsere organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten auszubauen. Gleichzeitig gewannen wir wertvolle Einblicke in den gesamten Ablauf einer Projektumsetzung – von der ersten Idee über die Planung bis hin zur Einführung der Lösung. Dabei haben wir gelernt, auch kleinere Etappenerfolge bewusst wahrzunehmen, da sie wesentlich zur Motivation beitragen.
Besonders wertvoll war die Möglichkeit, mit PowerApps ein völlig neues Tool kennenzulernen und eigenständig eine funktionierende Anwendung zu entwickeln. Diese Erfahrung geht weit über die regulären Ausbildungsinhalte hinaus und hat uns sowohl fachlich als auch organisatorisch bereichert.
Digiscouts-Autoren: Emma & Florian
- © Florian Deelmann, G. Elsinghorst Stahl und Technik GmbH / Privat/Non-kommerziell – Digiscouts-Gruppenbild-G._Elsinghorst_GmbH.jpg